浅谈如何做好档案管理保密工作

2017-11-25中国人民解放军61部队贺铮铮中国人民解放军69部队周月辉

办公室业务 2017年17期

文/中国人民解放军6 5 6 3 1部队贺铮铮；中国人民解放军6 5 6 5 9部队周月辉

浅谈如何做好档案管理保密工作

文/中国人民解放军6 5 6 3 1部队贺铮铮；中国人民解放军6 5 6 5 9部队周月辉

在档案管理中，档案保密管理是非常重要的一项工作。为使该项工作更加完善，那么档案管理工作和保密管理工作相结合是必不可少的，通过采取各种方法，来确保档案管理工作在日常运行中更好地发挥出自己的作用，能够保证不出现任何失泄密情况，促进该项工作的顺利开展。本文分析了档案保密工作存在的主要问题，并针对这些问题，提出了档案保密管理工作的方法。

档案管理；保密工作

一、档案保密工作存在的主要问题

（一）档案保密工作监督不力。就档案工作而言，该项工作是具有服务性的，为了保障该项工作的顺利开展，需要得到上级的重视。然而，事实上，各级档案管理行政机构职能被不断地进行调整，从而使得微观管理职能更加弱化，加上各级各部门缺乏对档案管理保密工作的严格监督，使科研单位的档案部门工作人员难以获得必备的工作条件。在一些部门，档案保密工作没有得到统一部署，无法对组织的实施进行统一，这就会在很大程度上阻碍档案保密工作的进一步发展。

（二）档案管理人员缺乏保密观念。改革开放以来，我国较长时间处于和平环境中，档案保密工作没有受到重视。近年来，发生了一些档案引起的各类失泄密事件，这种情况的发生的原因主要是各级监管不善。特别是一些管理人员受到外界因素干扰严重，加上受到金钱方面的诱惑，使档案管理工作被疏忽了。甚至有一部分人认为，和平环境加强保密工作是多余的，是不必要的。通过对保密工作的观察，可发现有一部分人不会严格管理好自己的“手”和“嘴”，这样的结果就是使档案的秘密信息被泄露出去。

（三）档案秘密等级标识比较混乱。众所周知，各类科研项目的研发周期一般为几年或者更长的有十几年，在这个过程中，涉密文件材料的数量很多。如果不对这些文件材料进行归档，并对其密级进行标识，那么很容易给保密管理带来不必要的麻烦。在档案管理中，容易出现以下错误：第一种，就是没有标明单个文件材料的密级，而仅仅是对整个项目的密级进行标明。第二种，就是档案外观上的秘密跟档案内容秘密等级不相符。这些标识混乱的情况很容易使档案保密管理难度增加。

（四）档案的密级变更和解密工作没有衔接好。涉密档案的保密期限是有规定的，不存在永久保密的档案。在实际的档案管理工作中，容易出现档案鉴定跟密级调整工作衔接不紧密的情况，这就会使档案信息资源的开发和利用受到影响。例如，若干年之前是绝密级的档案，在一定年份之后密级降低。如果还是根据原来的密级进行管理，那么就会使信息资料不能得到充分的利用。

（五）档案存放场所防护设施不健全。在我国对档案的管理规定中，在涉密档案保管处应当配备铁门、铁窗、铁皮密码柜、防盗报警器以及监控设施。然而，由于历史条件的限制，档案库房设计建造年限已久，其保密强度不能够达到时代发展的要求，从而致使档案泄密事件频发。

二、加强档案管理保密工作应采取的措施

（一）使档案保密工作更有计划性。对于国家而言，档案保密工作是一项综合性工程，其运行机制应当是高效的、权威的。因此，各个部门有必要加强统一领导，打造更加科学的管理系统，使档案管理的规划和设计更加统一化。在学习国家最新颁布的档案法规时，应当做好统一部署，做好宣传和学习，并对组织实施进行统一管理。另外，对于档案管理部门人员来讲，应当各司其职，使档案工作和保密工作实现协同发展，从而充分发挥保密工作的作用。

（二）提高档案管理人员的综合素质。在档案保密管理工作中，人的因素是起到主导作用的因素。对于档案管理人员而言，要加强保密知识的学习，加强个人修养，牢记档案保密工作的神圣使命，真正做到具备加强的保密意识，从而使保密工作更加完善。牢记“保密工作无小事，出了问题是大事”的观念，使档案信息在政治上变得更加安全，以防思想被侵蚀。另外，档案保密工作人员要严格遵守我国的保密法律和法规，做好预防“密从口出”。

（三）注意日常管理工作中的保密防范。档案保密工作包括了日常管理的很多细节，我们应当加强保密意识，做好保密防范工作。举例而言，在档案收集的过程中，跟踪项目课题的兼职档案人员要跟档案部门人员保持紧密联系，严防涉密资料被泄露。在使用档案时，要对其使用方式进行严格限定，对其使用范围和办理手续进行明确规定，必要时应签订档案管理保密协议书。针对档案密级的不同，应当对其借阅范围作出相应的限定，在档案使用完毕后，要第一时间归还给原档案保管处。在这个过程中，还要做好登记和审批，谨防密级文件被任意复制。