◎刘进

建立项目档案质量管理体系，强化项目档案质量控制

◎刘进

重视固定资产投资项目的档案管理不仅能保障项目本身的顺利开展和完好实施，也是档案工作从专业层面出发需要关注的重点。文章首先分析了项目档案质量管理体系的构成要素，阐述了各构成要素的特点和关联；然后从前端控制和过程控制两方面来强化项目档案质量管理，最后提出完善项目档案质量管理体系应创新工作方法，并从建立合同管理数据库和建设更加高效的合同动态管理平台两方面进行论述。

“十五”以来，国家和有关主管部门大力支持研制保障条件建设，先后批准实施了多个固定资产投资项目，极大地提高相关企业科研、生产和试验能力，为单位实现跨越式发展打下了坚实的基础。

固定资产投资项目的实施同时也给档案工作带来了机遇和挑战，建立切实可行的固定资产投资项目档案质量管理体系（简称项目档案质量管理体系），确保项目档案完整、准确、系统、利用便捷以及档案实体安全一直是档案工作的重点之一。

建立完善的项目档案质量管理体系

项目档案质量管理体系是由多种要素构成的具有特定功能的管理系统。一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案工作程序、档案管理人员等要素。档案管理体制是项目档案工作关系的一种基本设计，是项目档案质量控制的组织保证；档案工作制度体系是企业集成配套的项目管理办法、业务标准，它是开展项目档案质量控制的行动指南和业务尺度；过程控制文件是关于档案工作流程、工作内容与工作标准，并以具体业务标准和操作细则作为尺度，有效运行和控制项目档案管理各项业务活动；档案管理人员是项目档案工作的主体，应熟悉项目档案工作制度和业务内容，利用档案信息管理系统开展相关业务的具体操作，控制和实施各项业务内容。

项目档案管理体制设计。项目档案工作是企业履行项目档案管理职责的行为和活动。企业必须按照统一领导、分级管理的指导思想，尊重企业的具体情况，设计档案管理体制。按照《企业档案工作规范》的要求，建立项目档案质量管理体制建设，如图1所示。

图1 项目档案质量管理体制示意图

固定资产投资项目实行项目法人责任制，由项目法人对项目的策划、建设实施、资金和资产管理等全过程负责；主管单位负责人负责项目的管理，统一指挥和协调项目管理工作并授权委托专人处理日常工作；项目管理部门（一般为单位技改部门）负责项目立项、设计、实施及验收等全过程的组织实施；技环、财务、资产、机动、供应、保密、保卫、监察审计、信息化、计量检验、外事等部门根据各自专业职能参与项目建设的各个阶段，并根据各自职能负责项目各专业档案资料的形成、审查和协助归档工作；基建、加工、设计、试验等建设部门负责所承担的建设任务的具体实施直至验收和投入使用，并负责承建项目档案资料的形成、审查、积累和归档工作；档案部门作为总负责单位负责项目档案工作的具体实施，负责项目档案的收集、整理、保管、提供利用和编研，负责项目档案竣工验收准备，参加项目各阶段评审、验收等工作。

这种横向协调、纵向集中的管理体制，为档案工作的开展提供了强有力的组织保障，确保了档案工作制度和标准的贯彻实施，保证了项目档案管理信息沟通渠道的畅通。

项目档案工作制度体系建设。依据项目工作特点，项目档案工作制度建设内容一般应包含“业务管理办法”、“业务标准”两项内容。项目档案管理工作是注重管理精细化和日常化的一项活动，涉及面广，内容琐碎，业务环节之间衔接紧密，因此制度体系建设应目标明确、要求具体、标准详细、结点清晰。其制度体系建立如图2所示。

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）是项目档案管理工作的“基本法”，它规定项目文件归档与整理要求和方法，引导和统筹了单位档案业务管理办法、业务标准的接口平台。

业务管理办法是针对企业项目建设内容所制定的管理制度，它规定了项目从计划到验收各阶段的工作内容与流程。项目档案质量控制系统必须关注其业务活动及业务活动中文件材料闭合结点，同时提出其与档案业务环节衔接的要求，对文件材料的形成状况进行全过程控制，使文件材料形成纳入项目管理流程，同步实施项目实施，以保证项目各类文件材料的形成质量。

项目档案业务标准对项目档案管理中所涉及的基本概念、管理原则、归档方法与要求进行了规范，并重点划定项目文件材料归档范围及保管期限表，确保了项目档案管理质量。

过程控制文件建立。控制文件规范了项目档案工作各环节工作程序、工作内容及工作标准，是项目档案质量体系建设的重点内容，并与档案信息资源管理系统完全嵌入，把项目档案管理质量推向新的高度。控制文件建设内容如图3所示。

图2 项目档案工作制度体系示意图

图3 过程控制文件架构示意图

建立专兼职档案管理人员队伍。专兼职档案管理人员是项目档案质量管理体系的主体，项目档案质量控制必须拥有一支具有掌握档案法律法规、业务标准、学科理论；掌握工程建设内容、熟悉工程管理程序、了解工程建设规范；具有职业道德、工作技能全方位全能的档案管理人员队伍。

强化项目档案质量控制

项目文件是随项目进展环环相扣、段段相连、步步延伸，逐渐形成的。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与建设项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，以确保项目档案应完整、准确、系统。

前端控制是项目档案质量控制的基础。由于建设项目从申报到竣工验收历经时间长、环节多，项目文件在形成过程中涉及部门和人员也较多，特别是部分建设项目工期紧、施工任务重、参建单位多，往往工程任务一结束，临时机构就解散、而建设项目文件也随之被分散或散失，项目文件不易控制。因此，项目文件应实行“谁形成、谁负责”的管理原则，对项目文件的形成与归档纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理及岗位责任制，各参建单位对形成的项目文件质量和整理编制负责，从各类项目文件形成的源头进行控制。档案部门应该理顺建设项目单位内部项目文件归档渠道，固化业务流程，明确档案管理职能，制定可操作性强的管理制度。其中，对外部参建单位的归档责任必须落实到与其签订合同的研究所内部相关职能管理部门，由相关职能管理部门在签订合同时提出资料交付和项目文件归档要求，并跟踪考核。同时明确相关职能管理部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理和超前培训指导，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定保障。前端控制关键举措如下：

档案部门抓住项目管理、基建、供应、机动等关键部门，主动及时沟通，保持信息畅通、友好协作开展工作，特别注重争取技改部门的支持，由技改部门出面协调项目档案工作中的重大问题，在全所形成一个和谐的项目档案工作氛围。

档案部门提前介入到项目的立项、可行性研究、初步设计工作之中，及时进行项目前期档案资料的收集和了解项目的具体建设内容。

档案部门提前介入到重要合同签订工作之中，参与合同和技术协议的评审工作，对合同中有关归档内容提出要求，力求归档要求明确、可操作性强，避免因条款不清而产生纠纷。

过程控制是建设项目档案质量控制的保障。把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程质量控制体系，将项目档案工作和项目建设共同纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，使建设项目档案形成首尾相接、全程控制的记录体系。

全过程参与

档案部门参与项目的立项、可行性研究、初步设计工作之中；档案部门参与项目方案设计评审、工程设计评审、安装调试评审工作之中；档案部门参与项目分部、分项工程验收工作之中；档案部门参与项目任务的计划和考核工作之中；通过这种全过程参与，全面掌握项目实施情况，做到在第一时间收集资料，确保项目档案收集齐全。

抓住关键环节，做好收集工作

重视设备仪器开箱：高度重视设备仪器开箱工作，严格执行设备仪器开箱制度。档案部门会同设备仪器管理部门和使用部门共同对开箱资料进行完整、准确和系统性审查，使档案部门对到货设备仪器形成了直观印象，了解了设备仪器的大体组成，有利于保证设备仪器开箱资料收集齐全。

严把合同验收关，档案部门拥有一票否决权：高度重视合同验收工作，档案部门参与到每个合同的验收工作当中，对项目档案进行审查，对不符合要求的不允许通过验收。明确规定在合同付款前由档案部门对应归档资料进行再次审查和确认，符合要求的才签字放行，没有档案部门的签字财务部门不得付款，确保档案资料在合同付款前收集齐全，避免付款后再产生纠纷或增加整改难度。

把握验收节点契机，档案部门拥有话语权：业务管理制度明确规定，各分部分项验收，档案部门均应出具档案资料合格结论，否则不得提请批准项目验收，更不得投入使用。档案部门充分把握分项目验收节点这一契机，及时复查梳理分部分项档案资料归档情况，提出整改意见并督促和落实整改，力争在分项目验收时档案资料符合要求，不把问题遗留到整个项目竣工验收时再发现和组织整改，以至失去最佳时机导致整改不能到位。

及时总结经验教训，解决重大问题：档案部门重视总结项目档案管理工作的经验教训，清理问题，梳理思路，协商对策，解决重大问题，避免出现过的问题在工作中问题再现。

创新工作方法，提升项目档案管理水平

随着信息化的持续推进，建立项目档案信息管理系统，从条目到全文，由单独系统到与其他业务系统的集成，实现项目文件一体的全程管理——提升工程档案管理信息化水平。使业务流程显性化、规范化、自动化，通过优化工作流程来提高项目档案质量控制水平。当前举措有：

建立合同管理数据库。为了更好地开展项目档案自查工作,考虑到所有的项目任务均是分解成合同形式组织实施的，档案部门依托档案资源综合管理系统建立了“合同管理数据库”。设置了合同名称、合同号、供销商、招标机构、招投标资料归档情况、开箱情况、开箱资料归档情况、预验收资料归档情况、合同验收情况、验收资料归档情况等几十个非传统档案著录字段，数据著录时以单个合同为记录单位，全面著录合同的初始信息，并将合同执行过程中的项目档案信息在数据库中及时进行补充著录，确保数据库中的数据客观反映合同的实际执行状态和归档资料信息，动态反映项目档案信息，提供了更多的查询途径，有利于对项目档案的全过程参考和控制。实践证明，该数据库极大地方便了项目管理人员和项目档案工作人员的工作，是一个运行高效的管理手段。

谋求建设更加高效的合同动态管理平台。基于上述合同管理数据库只能够起到信息查询而不能够起到过程控制的局限性，档案部门结合现有的规章制度和部门分工，着力谋求建设更加高效的合同动态管理平台，期望以单位信息化建设为契机，利用信息化手段，将合同管理进行流程化设计，与资产管理系统、项目管理系统和设备管理系统等完成集成，实现对合同全生命周期的动态管理，确保项目档案符合规定要求。

（作者单位：中国航发湖南动力机械研究所）