事业单位档案管理问题及对策研究

2017-11-15见青

长江丛刊 2017年25期

见青

事业单位档案管理问题及对策研究

见青

当今时代，随着事业单位的不断发展，事业单位的人才数量也在不断上升，但是，档案管理这个职位却一直不为人们所重视，甚至很少有人愿意进入这个部门，档案管理在事业单位各个部门中显得有些格格不入。为此，本文将探讨当前事业单位在档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出一些行之有效的办法来解决问题，以促进事业单位档案管理能够朝着科学化、制度化的方向发展。

事业单位档案管理问题及对策

事业单位在近些年的发展中，无论是体系制度还是人才任用都有不小的进步，但唯有档案管理工作在这些年的发展中仍旧止步不前。不少人认为档案管理工作十分简单，也没有太大的用处，事业单位没有必要投入太多的财力和精力进行改革，他们忽视了档案工作的重要作用，也没以后认识到档案管理工作的专业性与复杂性，导致近年来事业单位的档案管理问题层出不穷，这些问题出现的原因都十分明显，但却一直没有改进，身为一名事业单位档案管理工作人员，笔者查阅相关文献资料和结合自身工作经验着重对事业单位档案管理工作中存在的问题与对策进行分析。

一、当前事业单位档案管理存在的问题

（一）对档案工作重要性认识不足，思想上不够重视

常言道：态度决定一切，正是因为态度不够端正，才导致了事业单位档案管理过程中出现的诸多问题。近年来，上到单位领导下到具体档案管理人员对档案工作的重要性普遍认识不足，对档案管理的法律法规和业务知识学习掌握甚少，少数领导对档案工作认识简单，很少从档案工作的规范化管理、信息化建设和人才专业化等方面去考虑问题。档案工作是事业单位在各项工作中形成的，具有保存研究价值的重要资料。每个人都会受到档案工作的影响，从上学经历到工作经历都会被档案记录下来，是个人立足于社会的一个身份证明，这仅仅是档案管理工作的一部分，档案工作还是对事业单位以往工作的真实记录和单位历史发展情况的客观反映，对单位的科学发展和领导决策具有重要的辅助作用，档案还可以为相关部门和人员提供信息资料的查找等服务，有着其他文件所不能替代的独特价值。

（二）档案管理不够规范，没有形成科学合理的管理机制

在有些单位，尤其是较小的单位，对档案工作中的人财物需求没有提供足够的保障，有的单位档案保管条件较差，档案室破旧，档案室中所用的设施设备也十分陈旧，与国家的档案法律法规提出的保管要求相差甚远，极有可能造成档案的损毁和丢失。有的单位对档案的归档整理要求不严，归档范围和保管期限模糊不清，造成该归档的文件不归档，不该归档的却保存起来，一些应该永久保管的档案却制作成定期保管，这些在档案整理中的错误做法破坏了档案的完整性和实用性，无法为个人和单位、社会发展提供辅助作用。

（三）档案管理专业化水平不高，缺乏专门的档案管理人员

档案管理并非表面上看起来那么简单，这其中蕴含着很多的专业知识，但在如今的事业单位中，有很多单位没有专门负责档案整理和管理的人员，而是由其它工作岗位的人员来兼职，有的单位虽然有专门的档案管理人员和档案机构，但是不够专业化，比如在进行事业单位招考的时候档案管理员一栏的专业限制很多都是不限，甚至有的单位觉得档案管理工作十分简单，专门派一些年龄较大的快要退休的人员从事档案管理，这就导致了档案管理人员素质水平不高并且缺乏一定的专业性知识。

（四）信息化水平不高，档案管理技术水平低

当今时代，计算机信息技术快速发展和广泛应用，为档案管理工作带来了重大变革和极大便利，信息化档案管理具有存储时间长、储量大、不易损毁、查阅方便等优点。但是现阶段，在很多事业单位中，档案管理的信息化程度普遍较低，没有将信息技术充分运用到档案管理中，没有制定明确的制度和建立相应的网络化管理系统，加之领导层重视程度不够，不注重对信息设备的更新，导致档案的信息化建设比较混乱，缺乏专业性和规范性，更趋于是一种形式。

二、事业单位档案管理存在问题的解决方法

（一）提高思想认识，重视档案管理

事业单位的领导应该充分认识到档案管理工作对于个人、单位和社会的重要作用，做好模范带头作用，高度重视档案管理工作，将档案管理纳入日常工作议程中。在单位内部成立档案管理工作领导小组，明确人员责任分工，细化各个岗位工作标准，形成“大档案”的管理格局。还可以在单位内部设立专门的档案管理审查部门，对档案室的有关情况进行定期检查，及时发现存在的问题并妥善解决。对一些档案工作人员提出的有助于提高档案管理的可行性方案，有关领导应给予足够的支持，争取在整个单位中刮起一股重视档案管理的新风。

（二）加强制度化管理，促进事业单位档案管理规范化

没有规矩，不成方圆，任何单位的正常运转都离不开制度规范的保障，事业单位的档案管理工作也是如此，必须根据国家档案管理法律法规，制定出符合单位实际的档案管理工作制度，确保档案管理规范化。首先要保障档案管理工作所需要的硬件设施，要完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽、符合采光通风要求的档案室，室内应配备温湿度计、空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件，保证档案在保管过程中损耗最小化。其次应健全档案管理制度，管理制度必须符合单位自身特点和档案管理实际，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，切实发挥制度的指导和规范作用，达到既科学化管理，又操作简便的目标。

（三）提高档案管理人员综合素质，确保档案管理质量

做好事业单位的档案管理工作，不仅需要档案管理人员认真仔细的精神和出色的工作能力，还要求档案管理人员必须具备良好的职业素养和必备的专业知识。事业单位一方面可以引进档案管理方面的人才，为档案管理工作注入新鲜血液。另一方面为了切实提升事业单位档案管理工作人员的业务素质，可以通过加强培训以及实践业务交流等方式更新和完善档案工作者的知识结构，让事业单位档案工作人员可以获得最新、最好的工作方法。另外，事业单位在进行岗位安排时，要注重保持档案管理人员的稳定性和连续性，一名档案工作人员从上岗培训到熟悉业务，需要较长的时间，只有保持人员相对稳定，才能更好地做好档案管理工作。

（四）增强档案管理的科技性，提高信息化管理水平

首先事业单位领导层要为实现档案管理信息化提供硬件保障，该配备的信息设备必须按照标准配备齐全，提供高容量的存储载体，确保电子档案数据的安全，还应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。其次，事业单位档案的信息化建设还要建立规范的管理机制，要从单位实际出发，制定出既符合国家档案法律法规又有利于本单位档案管理信息化建设的管理制度。健全和完善档案管理工作的工作流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤; 不同种类的档案之间要统一管理标准，保证档案信息网络畅通。最后，应注重提高档案管理工作人员的计算机应用水平，确保能够熟练地掌握各类电子信息技术，并将信息技术有效地应用到档案管理工作之中，提高工作效率。将新的科技和档案管理结合是时代发展的必然趋势，灵活地将科技与档案管理结合更能促进档案管理的质量。