马奇敦

摘 要：随着国家经济的不断发展，城镇建设的步伐也不断的向前迈进，这对规划设计院的发展提出了更高的要求，也对规划档案管理工作提出了新的要求。如何利用规划档案资料为城市规划设计发展，是当前规划设计档案的重要职能。本文笔者就当前规划档案管理的现状，结合自身的一些思考和想法，谈谈新形式下如何有效做好规划档案管理工作，希望对规划档案管理工作的发展提供一些浅显的帮助和参考。

关键词：新形势；规划；管理；发展

1 引言

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

2 当前规划档案管理工作的现状

2.1 管理行为与过程缺乏规范

据笔者查阅相关的资料和调查研究，我国很多规划设计单位，对于城镇规划设计档案的管理缺乏有效的管理行为制度与措施。很多规划设计单位，虽然在档案管理的制度上有较为严谨的管理框架，然而很多时候这样的管理制度和规范往往成为了规划设计单位对外展示的“花瓶”。管理行为与过程缺乏规范性，是制约当前规划设计单位档案管理长效发展的重要因素。

2.2 管理思维与模式僵化

新形势下，中国的发展正处在一个关键的时期，所在在规划的档案管理中，应该切实的以当前我们发展的情况和现实要求为基础，来不断的完善相关的工作内容。然而，在很多工作的过程中，相关的档案管理工作人员思维与模式相对僵化，未能因地制宜的灵活开展工作。传统的管理模式与思维依然是很多档案管理人员思維的重点，数字化、信息化、电子化的档案管理思维与理念需要进一步的提高和落实。

2.3 档案管理队伍建设的亟待性

新世纪以来，我国城镇建设的量和质在不断的提高，对于规划的工作也提出了更多的要求。然而，很多地方的规划缺乏专业素质高、档案管理能力强的高素质档案管理队伍，这是制约当前规划档案管理成效的重要因素。由于缺乏专业的档案管理模式和队伍，很多时候一些重要的档案资料和文件往往面临这损毁和丢失的风险；档案管理过程经常会出现问题。

3 新形势下规划档案管理的发展

3.1 强化思想认识，提高档案认知

规划相关主管部门要强化相关档案管理人员的思想认识，提高档案管理人员对于档案管理的认知，鼓励和引导他们为规划档案管理工作提出建议和意见，推动规划档案管理的健康持续发展。只用从思想上把档案管理人员的认知提高，才能从行动上促进档案管理人员落实档案管理工作职责和职能。思想认识是行为开始的源泉，实践证明，只有充分的提高了每一个管理人员的思想认识，才能不断的提高他们对于档案管理的认知和感知度。

3.2 落实规划档案管理制度，创新档案管理工作模式

作为设计院本身，要充分的落实档案管理制度，用制度管人，用制度约束人，推动档案管理工作的稳步推进。激发和鼓励档案管理工作人员创新工作模式，对于在工作中有突出表现的应给予肯定和奖励，规范设计院档案管理工作流程，落实设计院对于档案管理的基本要求。比如设计院可以定期或者不定期的组织各种档案管理类的讲座、竞赛活动，并且尝试着“走出去”，与其他相关单位档案管理人员一起，分享档案管理的心得体会、交流档案管理中遇到的问题和阻碍、探讨如何有效的提高档案管理成效等，这样的管理制度与过程有利于设计院档案管理人员全面的拓展自身的档案管理思维，创新档案管理工作模式。

3.3 制定并落实科学的考核和评价制度

任何管理工作都离不开良好的制度和规范作为保障。在规划档案管理工作中，相关的主管部门应该切实的制定和落实相关的制度和规范措施，规划在档案管理工作中，要科学的制定和落实考核和评价制度。要把设计院档案管理人员的工作内容、工作态度、职能表现、业务创新能力、档案管理能力、服务精神等都纳入到考核和评价制度中去，并且把考核的结果与职称、晋升等关系到管理人员切身利益的事项联系起来，全面的推动设计院档案管理稳步推进。在落实考察制度时，要切实转变传统过程中的评价模式，避免好的制度最后成为“花瓶”沦为形式主义。

3.4 信息时代下档案管理人员的成长与发展

新形势下，信息科技的发展，对各行各业的发展都带来了深远的影响。信息时代，档案管理人员可以利用丰富的在线教育资源、方便的在线教育平台、多元化的信息资源等为提高自身档案管理素养、优化档案管理模式、丰富档案管理阅历等服务。比如，现在档案管理人员可以利用信息时代的优势，不仅可以参与在线的档案管理课程教育，还可以通过互联网与全国各地的档案管理人员交流档案管理过程、分享档案管理心得，全面的提高自身的档案管理能力，为推动规划设计院档案管理队伍的建设与发展做出贡献。

4 结语

总之，提高当前规划档案管理工作成效至关重要。作为一名规划档案管理人员，一定要脚踏实地，从岗位要求和职责入手，充分发挥自身的主观能动性和工作积极性，树立良好的工作认识，结合新形势下档案管理的发展和优势，不断的创新自身的工作模式和工作过程，为规划档案管理工作的发展打下坚实的基础。

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