王冬梅

摘 要：在企业的日常管理任务中，档案管理虽然是一项基础性的工作，但其在各方面保障着企业各项工作的顺利开展。在本文中，作者首先简单地分析企业档案管理信息化建设工作的现状，并且简明扼要地阐述了信息化档案管理的特点，同时提出做好当前大数据时代企业信息化管理的建议和看法，为企业做好档案信息化工作提供了借鉴和参考。

关键词：企业档案管理；信息化建设；特点；管理对策

1 前言

企业档案管理保障着公司各项工作顺利开展，对于提升企业管理水平和服务质量都有着十分重要的意义，而且随着信息技术的快速发展，企业档案管理已跟不上时代发展的步伐，尤其是随着信息技术的发展，大数据时代的到来，给档案管理带来了很多变革，因此积极思考加强新时期档案管理信息化建设具有重要意义。大数据时代给档案管理信息化建设带来了很多机遇和便利，也带来了挑战和难题，本文就以此问题为研究对象，对企业档案管理现状进行全面分析，并积极提出大数据时代企业档案管理信息化建设应采取的措施，力求企业档案管理更好地为企业管理服务，对促进企业的档案管理信息化建设具有一定的参考价值和借鉴意义。

2 企业信息化档案管理的特点及现状

2.1 实现管理一体化的模式

目前多数企业档案管理是把处理完毕的有保存价值的文件材料通过档案管理系统电子平台及纸质移交两种方式进行归档。档案管理系统是一个自动化系统，不仅可以做到对所有文件的归纳、整理和分类，还能将不同的内容做不同的整理，最终归档到档案数据库。同时建立档案管理系统与企业其他管理信息系统的接口，如：人力资源管理系统、生产MIS管理系统、燃料智能化管理系统等，各个业务信息化系统的数据处理完成后，自动归档到档案管理系统，实现企业档案信息一体化管理。

大数据时代促进了档案管理工作的高效进行。计算机网络和先进的档案管理软件的运用，大大的提高了档案立卷归档、数据录入、检索、分析和利用等方面的工作效率，相比传统的手工工作，档案管理效率和质量大大提高

2.2 实现了档案文件的快速存储与便利检索

自动化档案管理系统的应用，使得各个部门的相关文件随时都可以以电子版的形式存储到服务器上，将各类文件的文档进行电子扫描也可以做到完整的存储，当相关的人员需要查阅文件时，只有通过系统的验证，就能登录系统并对所需要的文件进行查阅，给企业呈现的是最优质的服务。

2.3 实现了企业档案管理的自动化

企业档案的业务管理中，主要包括收集、整理、統计、鉴定、销毁、分析及提供利用等工作，这些都要求相关管理人员定期或不定期的来进行录入、编辑、挂接、登记、统计、分析等，但当我们开发及使用档案信息化系统以后，这些工作都可以由信息化系统自动完成和实现，这样就能提高档案管理及其各项业务工作的效率。

3 企业档案管理信息化建设的对策

企业档案信息化建设发展到今天，是信息科学技术和社会不断进步的必然结果，同时也是企业不断提高自身管理能力的重要举措，在此形势下，我们对企业档案管理如何进一步加大信息化建设提出了以下几点对策。

3.1 构建基于云计算的档案管理系统

要想进一步加强企业的档案信息化建设工作，构建更先进、更便捷的档案管理数据处理平台是必不可少的，并配置相应的设施设备，这是加快企业档案管理实现信息化建设的必要措施。大数据时代的到来为档案管理提供了新思路、新方法，企业档案管理系统可以基于云计算的角度对大数据进行处理，基于云计算的档案管理系统具有存储容量大、分析能力强、响应速度快的特点。同时，云计算也是一种全新的资源提供模式，将分布式计算、并行计算与互联网技术有机结合，进而实现档案资源的自动化管理和配置，提高档案资源的利用效率，降低档案破损率。云计算的响应速度快，还具有“资源共享、按需服务、快递交付”三个特征，笔者认为，这样能够有效提高档案管理的效率，是企业档案对大数据冲击的有力回击。构建基于云计算的档案管理系统，其存储容量、分析能力、响应速度是以往无法想象的，为信息存储、信息分享、信息发掘提供了解决思路，且构建成本相对可控。

3.2 做好企业档案管理的总体规划和布局

建立企业集团总体的档案管理数据库，然后根据集团所属单位的产业类型、区域等的不同建立分类数据库，企业集团在建立总档案库的情况下根据所属单位的具体情况建立相应的档案数据系统，做好总体的规模、资金、权限等方面的规划和布局，并建立完善的交流沟通机制，促进行企业集团各单位之间的档案信息资源的交流和共享。并保证资金和技术的投入，为档案管理信息化建设的软硬件设施、技术、人才提供一定的基础和保障。

3.3 加快专业管理人员的培养

以前的档案管理不能得到快速发展的重要原因之一，在于缺乏档案管理的专业性人才。档案管理一旦实现信息化就需要各个方面的人才，例如数据处理人才、系统维护人才和计算机软件、硬件人才等，这是因为档案管理的信息化建设需要对大量的数据进行分析和处理，而且对于档案的管理也有了更高的要求，因此我们发现单一的档案管理业务人才已经不能满足企业档案管理的需求，企业在进行档案管理的同时，还应不断地培养专业性人才，以此来保证档案管理工作合理有序地进行，这样才能不断地提高档案管理的工作效率和业务水平。具体可从以下几方面着手：第一，加强特定技术的培训。企业要加强对管理人员专业素质的培养，定期培训Hadoop等大数据平台使用方法，以掌握数据分析的理论、方法和工具。第二，加强和各大专业院校合作。大数据时代对专业人才的需求越来越大，要想从根本上解决，必须加强与高校的合作，高校可适当增加数据分析相关专业和相关教学，如MapReduce等，为企业输送专业人才。

3.4 加强安全措施，加大保密技术和建立健全企业档案管理安全制度

大数据时代的到来，在给社会各领域、各行业带来了极大便利的同时，也埋下了安全隐患。虽然计算机技术扫清了大数据处理的部分障碍，大数据渐渐成为各企业的核心竞争力，但如何保证大数据资源的安全，依然是企业面临的重要挑战。企业的核心数据一旦被泄露，必将给企业造成巨大损失，甚至是致命一击。企业档案的数据管理，不仅是管理问题，也涉及企业能否走得更高、更远。因此，企业构建基于云计算的档案管理系统后，要加强安全措施，加大保密技术和建立健全企业档案管理安全制度，既要从技术上保护数据，以及档案信息监管技术的研发和运用，确保信息安全，又要加强信息保护制度建设，从而杜绝企业核心信息的丢失。

企业档案管理安全制度主要包括以下几方面：第一，建立机要信息保护制度。机要信息保护制度包括识别机制、企业机密区域、机要信息加密、禁入协议、保密条款，防止机要信息被涉密人员和管理人员泄密。第二，信息资源共享制度。信息资源共享时极易出现安全问题，要根据信息重要性设置密级，控制非高级管理人员的使用权限。第三，信息审计制度。严格限制信息审计与监控，定期对管理系统进行风险评估和安全评估。

4 结束语

综上所述，我们不难发现企业档案管理工作是一项非常复杂并且极具挑战性的工作，随着科学技术的不断发展，企业档案管理信息化建设不断完善是必然结果，企业档案管理信息化也是信息化产业发展的必然趋势，是适应大数据时代的必然要求。大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的机遇和挑战，积极采取大数据时代档案管理信息化建设的有效措施，全面促进企业档案管理的信息化建设。

参考文献

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