刘洋

摘 要

论文简要地介绍了高等职业院校档案管理工作中存在的问题，提出了加强高等职业院校档案制度建设、提升档案管理工作者的业务水平以及推进高等职业院校档案管理信息化建设水平等对策来推进高等职业院校档案管理正规化建设。

【关键词】高等职业院校；档案管理；对策

高等职业院校的档案详细地记载了学校的各个职能部门在学校的各个发展阶段所经历的重要事件，对高等职业院校的发展将产生至关重要的影响。论文列举了高等职业院校档案管理工作中存在的突出问题，并提出了解决这些问题的对策和方案。

1 高等职业院校档案管理工作面临的主要问题

1.1 兼职档案管理工作者业务生疏

高等职业院校一般设置综合档案室，负责收集各个部门提交的部门档案；学校的各个部门配备有兼职的档案管理工作者，负责本部门重要文件的归档。兼职的档案管理工作者没有受过专业的档案管理培训，档案管理的业务比较生疏。一般来说，这些同志的日常工作比较繁忙，只是在每年规定的时间将本部门的档案材料上交综合档案室，因此不可避免地在档案整理过程中存在一些疏漏。比如：在档案记载的格式上与学院的规定不符，纸制档案的归档日期填写错误，档案袋内的档案件数与档案袋上的记载不符合等。

1.2 教职员工不了解学校的档案管理规定，导致档案管理工作上的不便。

高等职业院校档案管理部门往往有严格的借阅规定，要求各个职能部门的在职工作人员携带盖有部门公章的档案借阅单方能够查阅本部门存档的文书档案。部分学校的教职员工不了解上述的档案借阅规定，随时随地地到学校档案管理部门要求查阅档案。档案管理部门的工作人员需要向这些同志耐心地介绍档案管理的相关制度，这些同志才悻悻地离开。更有甚者，某些职能部门的领导无视学校的相关档案管理制度，打个电话到档案管理部门来就要求查询相关的信息。此时，档案管理部门的工作人员必须予以拒绝，并向这些领导做出合理的解释。

1.3 档案管理岗位人员编制不足，档案管理工作强度较大。

高等职业院校往往以教学工作为中心，加之办学经费比较紧张，因此主要招聘一线教师，限制招聘教辅人员。档案管理人员属于教辅人员，这样高等职业院校通常严格地限制档案管理岗位人员的编制，因此高等职业院校非常缺少专业的档案管理人员。高等职业院校的档案涵盖教学工作档案、学生工作档案、职工人事档案、退休职工档案以及毕业生档案等。几个档案管理人员面对数百教工的文书档案和数千学生的纸制档案的管理工作，工作强度之大可想而知。

2 改进高等职业院校档案管理工作的对策

2.1 加强高等职业院校档案制度建设

高等职业院校档案管理部门应加强高等职业院校档案制度建设，严格地规范各部门兼职档案管理工作者的档案建立、档案编目以及档案提交工作。档案管理部门要在主管校长的领导下，结合高等职业院校的实际情况，制订专任档案管理人员的岗位目标责任制，使得文书档案的归档、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、借阅等一系列工作有条不紊地开展。学校方面应该表彰优秀的兼职档案管理工作者，同时对在档案整理过程中经常出现疏忽的兼职档案管理人员进行批评和教育。为了引起高等职业院校各个职能部门领导的重视，学校方面可以考虑将部门档案管理工作作为该部门领导年度述职考核的内容之一。建设和完善档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理，完善档案工作各项制度，《档案室工作职责》、《档案人员职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《檔案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等。学校可以开展专门的宣传活动，大力地宣传学校的档案管理制度，使得全校的师生员工都了解档案查阅的基本流程，避免因不了解制度而误解学校档案管理人员的情况。

2.2 提高档案管理人员的责任心和业务水平

档案管理工作整天和无声的纸张打交道，工作性质枯燥乏味。档案管理人员长期地从事这种枯燥的工作，不免产生习惯性的职业倦怠。首先，学校应该定期地对档案管理人员开展工作责任心方面的教育，要求他们在日常的档案管理工作中做到一丝不苟，热情地接待来访的档案借阅人员，遇到紧急任务时需要有奉献精神。如在教育厅职业教育实习基地建设项目档案验收工作中，我校档案部门的工作人员克服了时间紧迫和任务繁重的困难，利用下班时间整理文书档案，受到了学校领导的表彰和奖励。其次，高等职业院校要增强档案管理人员的档案安全意识。档案安全意识体现在两个方面，一是做到档案内容不要泄密，二是文书档案保管的安全性，避免档案遭受引燃、盗窃、水淹以及虫蛀等方面的危害。

2.3 推进高等职业院校档案管理信息化建设水平

高等职业院校应该招聘具备信息管理知识和计算机知识的人才来充实档案管理队伍，培养复合型的档案管理工作者。另外，高等职业院校应该加强网络基础设施建设，为档案管理信息化建设奠定网络基础。同时，高等职业院校应该加大硬件设备的经费投入，为档案管理部门购置崭新的计算机设备，为档案管理信息化建设奠定硬件基础。

总之，高等职业院校的档案管理工作为学校各项工作的顺利开展奠定了基础。我们要充分地认识到高等职业院校档案管理工作的重要意义，使档案资料更好地为高等职业院校的健康发展服务。

参考文献

[1]张艳.信息时代高职院校档案管理新途径[J].中国新通信，2016（02）：57-58.

[2]赵阳.基于新形势下高职院校档案管理工作研究[J].才智，2016（02）：52.

[3]吕亚梅.对高职院校科研档案管理工作的思考[J].考试周刊，2015（57）：171.

[4]柴艳艳.高职院校电子档案管理工作发展[J].环球市场信息导报，2015（47）：79.

作者单位

黑龙江生态工程职业学院 黑龙江省哈尔滨市 150025endprint