邓敬萍

摘 要：信息技术的发展对高校会计档案管理工作产生了诸多影响，高校会计档案工作面临严峻挑战。文章通过研究目前高校会计档案管理工作存在的问题，提出解决问题的途径，以实现高校会计档案工作健康有序地发展。

关键词：信息化 会计档案 问题 途径

中图分类号：F233

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）09-092-02

随着社会信息化的飞速发展，带动各行各业发生巨大变革，计算机、数据管理、网络管理等信息技术在高校得到广泛应用，高等学校校园信息化逐步发展完善。绝大多数高校实现了从传统手工会计到电算化会计的转变，利用计算机替代人工完成部分账务处理和信息分析过程。会计电算化的广泛运用大大减轻了财务人员的劳动强度，提高了工作效率，但也存在许多新问题。同时，随着高校经济业务数量和规模的日益增长，高校会计档案数量不断增加，对高校会计档案管理工作的要求也越来越高，传统档案管理方法已不能满足高等学校发展需要，高校会计档案工作面临严峻挑战。要解决好信息化背景下高校会计档案存在的问题，就需要高校会计档案工作能够与时俱进，将先进的计算机技术手段与现代管理理念相融合，以实现高校会计档案管理工作的健康有序发展。

一、信息化对高校会计档案管理的影响

会计档案是在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及会计核算电算化后的存储软件、会计数据磁盘及打印输出的账、表等史料和证据，高校会计档案是反映高校经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是进行会计监督、分析、决策和制订计划不可缺少的依据和条件。传统的高校会计档案工作，是以手工处理为主的纸质档案管理模式，其弊端是虽投入大量人力物力，但工作效率和工作质量低下。信息化的发展使高校会计档案数量、形式及管理方式发生了巨大改变，这种情况下，实现高校会计档案信息化管理是必然选择，具体而言，信息化发展对高校会计档案管理的影响主要表现在以下几个方面：

1.高校会计档案管理方式发生改变。随着计算机、财务管理软件、网络技术在高校财会部门的广泛应用，会计档案逐渐实现了信息化管理，所谓高校会计档案信息化，是指依托计算机数字化处理技术和网络传输技术对会计档案信息资源进行的收集、整理、保管、开发和利用。高校会计档案信息化改变了传统会计信息的处理方法，使得会计人员的职责、会计机构的设置以及会计档案的管理制度等都发生了巨大变化。

2.高校会计档案数量增加。高校会计档案信息化以后，传统纸质档案与电子档案并行，无论是财务管理部门还是档案部门均需做好对两种类型档案的科学保管，档案数量增加，档案保管工作量增加。

3.高校会计档案服务高校发展的效率提高。高校会计档案实现计算机处理以后，会计档案信息可以实现网内资源共享，会计部门能根据学校发展需要随时快速、准确地提供会计档案信息，为广大师生提供帮助，为各级领导决策服务，提高了档案管理部门的服务效率。

4.高校会计档案管理制度要求更加严格。高校会计档案信息化后，电子档案管理过程中存在易修改、不易发现，档案损坏不易修复等特点，因此，高校会计档案管理制度必须对系统安全性、系统要求、档案存储格式、档案备份方式、档案管理人员要求等进行严格规范，以防止档案管理过程中出现的各种问题，提高档案管理质量。

5.对高校会计档案管理人员的要求提高。会计管理系统的不断改进与更新、纸质档案与电子档案的并行管理，这些都要求档案管理人员在档案管理过程中不仅要具备档案管理知识，而且应该了解会计工作全过程，同时具备计算机、网络安全等多方面的知识和能力。因此，档案管理人员必须不断学习新知识，积极参加各种相关培训，以适应会计檔案管理需要。

二、信息化背景下高校会计档案管理存在的问题

在高校会计档案信息化的背景下要做好会计档案管理工作需要高校各级管理人员相互配合、共同努力，上级领导充分重视并提供人员、设备、制度等一系列支持。目前我国高校会计档案管理仍然存在许多问题，主要表现在以下几个方面：

1.纸质会计档案管理不规范。各高校对于传统纸质会计档案的管理虽然较为成熟但仍存在不规范之处，财务部门和档案管理部门情况不同，存在的问题也有所区别。如部分高校财务部门在日常工作过程中对纸质档案保管收集整理不够及时，档案装订不规范，档案封面填写不完整，在临时保管期间未按照国家档案管理办法进行规范管理，没有配备符合条件的档案装具，由于档案保管场所狭小造成档案长期叠压堆放，未按照规定指定专人管理档案，部分高校出纳人员兼管档案。档案查询未按规章制度严格审查审批程序，也有高校财务部门没有按时对会计档案进行移交。而档案部门在档案接收后存在不能及时入库，档案查询制度不健全审批不严格等问题，同时在档案销毁时存在未按时销毁，未严格履行销毁程序等问题。

2.电子会计档案管理亟待加强。随着电子会计档案数量的不断增加，电子会计档案管理工作成为各高校财务部门和档案管理部门日常工作的重要组成部分。做好电子档案会计管理需要应用到网络安全、计算机技术、会计、档案管理等多方面知识，既要求较高的设备条件也需要管理人员具有较高综合素质。受制于以上两个方面，我国各高校电子会计档案管理水平发展很不均衡。目前在电子会计档案管理中存在的问题主要有：部分高校未单独制定切实可行的电子会计档案管理规定，系统安全性及数据安全性急需提高，电子档案备份不及时，财务部门只移交纸质档案不移交电子档案，档案管理部门对电子档案管理不规范等。

三、信息化背景下加强高校会计档案管理的途径

以上问题产生的原因，主要是由于领导对会计档案管理不够重视，档案管理人员素质不能满足新时期档案管理要求，高校会计档案管理制度不健全等原因造成的。为解决以上问题，笔者认为可以采取以下措施：endprint

1.提高会计档案管理人员专业素质。信息化背景下，会计档案管理人员必須掌握计算机、网络、数据库等信息技术知识同时需要具备档案管理及财务管理业务能力。财务部门应加强对会计档案形成过程中相关人员的档案基础知识培训，同时财务部门及档案部门应指定综合素质较高的人员负责会计档案管理，对档案管理人员应建立定期培训和专业培训相结合的培训制度，特别是加强有针对性的会计档案的专业培训及信息技术培训。在工作过程中应加强档案管理人员工作责任心教育，引导他们养成良好的工作作风和工作习惯。

2.建立健全会计档案管理制度体系。高校会计档案管理制度的健全和规范是做好会计档案管理工作的关键。对于传统纸质档案，各高校均制定了较为健全规范的管理制度，而电子档案由于产生时间较短，各单位重视程度不足等原因，多数高校尚未形成严格规范的管理制度体系。2015年新颁布的《会计档案管理办法》对电子档案的管理进行了细化和规范，《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》也是指导高校电子档案工作的重要法规依据，各高校应该严格执行以上法律法规，并在此基础上结合各高校具体情况制定符合本校实际的电子会计档案管理制度，形成完善健全、科学规范的电子会计档案制度体系，切实做好高校电子会计档案管理工作。

3.加强会计档案安全保障。会计档案安全是做好会计档案管理的前提和基础。会计档案安全包括纸质档案安全和电子档案安全，主要需要做好纸质档案基础设施建设和电子档案软硬件及网络安全建设。

档案基础设施是档案收集、整理、开发和利用的必备条件，各高校应该严格按照档案管理规定及归档文件整理规则等法律法规，配备符合要求的档案装具。按照档案库房“十防”和消防“八不准”等要求，配备监控、门禁和消防设施，做好档案库房的安全保障工作。按照信息化安全标准配置高性能计算机、复印机、扫描仪、备份存储设备，以做好档案的存储备份及开发利用工作。

电子会计档案的形成、移交、整理、归档一系列过程都是依托计算机软硬件及信息网络进行的，做好电子会计档案安全管理需要严格执行电子文件管理法律法规，选择应用符合档案工作业务规范和档案信息化安全建设标准的档案管理软件，为电子档案信息交换和共享创造安全的网络环境。建立和健全会计档案管理责任制，通过采取电子文件签入签出等一系列措施，保证电子会计档案在传递交接过程中的安全保密。为保证数据兼容性，应采用符合规定、科学规范的财务管理软件，以提高财务数据存贮形式的标准性、一致性与可续性。同时，应做好网络安全保障工作，会计档案管理系统建立之初应做好档案信息网络系统的安全建设；财务部门、档案部门计算机、网络要进行不定期的设备巡查，确保硬件安全运行；在保证安全工作的同时，对不可控的事件提前进行应对，及时进行数据备份，通过设置用户访问权限等措施做好档案应用系统安全保障。实现内部办公网络与外部服务网络间物理隔离，保持各自独立。

4.加强档案开发利用。档案开发利用是档案管理工作的重要环节，是实现档案价值、发挥档案作用的重要途径。信息资源建设是提高档案开发利用能力的前提。做好会计档案的开发利用，首先，应该加强应用系统建设，研制开发网上电子档案安全移交和接收技术系统，确保接收电子文件的完整性与安全性。统一电子档案标准规范，实现电子档案共享，加强档案管理网站建设，做好档案宣传和利用。其次，高校会计档案信息资源建设，必须将数据库建设放在突出位置。通过建立已有会计档案的目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏会计档案的查询、下载等功能。

面对信息化对高校会计档案管理工作带来的诸多问题和挑战，高校应重视会计档案管理工作，加强会计档案信息化管理，使会计档案更好地为高校的发展建设服务。

参考文献：

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（作者单位：新乡医学院 河南新乡 453003）（责编：若佳）endprint