齐伟红

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前，我国的综合档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直是封闭式管理，档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案管理基础工作普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范或有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的、按职能部门管辖权限组的、按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之，综合档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看，目前，我国综合档案馆还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节，都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。……