翟艳

摘要：大数据时代的到来，档案管理部门应当意识到档案数据信息资源管理的大数据特征，通过不断改进目前的档案管理方式以应对大数据对档案数据信息资源共享到来的机遇与挑战。本文将通过使用SWOT方法探究大数据背景下档案馆数据信息资源整合与共享所面临的优势、劣势、机遇与挑战，以求能够为档案馆的相关工作做出有益的探索。

关键词：信息资源共享；企业档案；管理模式

引言

大数据是由规模较大、结构复杂以及类型众多的数据构成，利用云计算对数据处理及分析的巨大优势，对数据信息资源进行整合与共享，不断形成一种智力资源，提升知识服务能力。2015年，我国提出《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，为进一步加快档案数据信息资源的整合与共享，不断发挥档案管理部门的巨大作用，实现以信息化为核心的档案管理提供了遵循。

一、企业档案信息资源共享的必要性

1、企业发展的内在需求

企业发展的内在需求主要体现在三个方面，一是企业的长远发展战略，二是企业内部管理的需求，三是企业廉政建设的需要。无论从哪一个方面来看，信息资源的共享都为企业的管理需求提供了便利的条件。首先，对企业的发展战略来说，信息资源如果掌握不到位，很容易对企业的经营管理和长远发展造成影响；其次，对企业内部管理来说，由于企业在经营管理中很容产生大量的文件档案，尤其是在当今时代信息技术高度发达的年代，企业已经逐渐依赖于信息技术的应用。因此，目前企业的信息处理难题，在于海量的电子文件的堆积对企业内部管控的影响，对许多需要以档案信息为依据的内部管控工作造成了严重的影响。最后，对廉政建设来说，档案资源保留了企业发展历程中的所有原始资料，有利于与企业日后的查询与管理，有助于廉洁风险评定准则的准确执行，防止企业内部管理人员出现弄虚作假的现象。

2、企业外在形象树立的需求

企业档案信息资源共享对企业的外在形象树立具有重要的作用，尤其是对一些民生工程来说，由于民生工程是一种取之于民、用之于民的工程项目，因此，公众是具有知情权的。因此，民生工程在建设过程中，有义务向公众公开完整的建设信息，保持民生项目的高度透明，让公众对企业产生信赖，同时也树立了企业公平、公开、公正的企业形象，有利于企业在民众之间产生良好的信誉，提高品牌价值。

二、共享视角下档案信息资源共享存在的问题

1、档案信息资源开发重视程度不够

很多基层档案管理部门对档案信息资源开发重视程度不够，很多档案管理部门领导在思想上还停留在档案管理更应该注重保护管理的传统观念上，认为档案就是简单的资料存放，并不需要进行深入的信息资源开发利用，在项目申请、信息化建设、人力物力投入等方面都缺乏积极性和主动性，直接导致档案信息资源开发进展缓慢。

2、档案信息资源开发有限

档案信息资源开发利用是一项系统工程，特别是在开发过程中需要投入大量基础设施、信息化办公设备、资金支持、人力投入等等，但由于很多单位的档案管理部门资金和人力投入有限，信息管理系统建设落后，在信息资料整理完善和系统开发层面存在明显缺陷，档案信息资源开发利用有限。

3、信息技术运用深度不够

虽然近几年档案部门大力推进信息化建设，但从实际投入看还与当前档案信息化建设实际需求存在很大差距，特别是当前信息技术更新换代速度过快，很多设备和技术需要不断更新，这对档案部门信息化建设提出了很高要求，很多档案部门很难保证信息技术更新换代及时有效。这就直接导致很多新的信息技术不能在档案信息资源开发过程中得到有效运用，很多档案管理部门在档案信息开发过程依然沿用传统方式方法，信息技术运用深度不够。

三、基于信息资源共享的企业档案管理模式

1、建设互联网平台

随着公众对信息公开需求的日益增长，档案馆的数字化建设也成为档案管理的一项重要内容。档案馆的数字化建设是借助计算机、网络、多媒体等工具，以档案信息资源为核心，对其进行数字化处理，以实现档案信息的资源共享与利用。档案数字化可实现档案的查询、在线预约等，方便使用的同时对档案进行集约管理，还能实现档案的数据交换与共享，提供较大的数据库满足使用者的需求。但由于部分档案的保密性，档案馆的网络平台就需要两条数据线路，一条直接接入互联网，用户可以通过该网络查询完全可公开的信息内容；另一条要搭建内网平台，将保密内容按照其保密等级进行分类后供用户查询。內网线路要对数据进行进一步的加密，做好安全措施，同时在其登录接口应该增添身份认证等措施，防止信息被不法分子利用，给社会造成危害。

2、统一标准和操作

标准化是构建档案网络平台的前提。贵溪冶炼厂档案馆召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络平台使用过程中共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、計算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。贵溪冶炼厂档案馆选用《清华紫光企业档案管理系统TH-AMS标准版》的高质量应用软件，在实现档案工作通用需求的同时，最大限度满足了用户个性化需求，以信息资源管理为发展方向，构建企业信息资源管理平台。清华紫光企业档案管理系统实现了传统实体档案管理上的档案信息数字化管理，通过密钥文件、图形图像处理、在线收集、字段权限控制、规则权限控制、批量挂接、全能浏览器、通用报表生成器、OCR汉字识别等多种信息处理技术，实现了从文件处理到自动组卷、档案整理、打印编目、借阅查询等档案工作全过程的标准化、智能化信息管理系统。

3、增强档案信息开发服务能力和服务范围

档案信息开发的最终目的还是要回归到服务社会和公众这一核心命题上来，因此在档案信息资源开发和利用过程中要不断提升服务能力，不断扩大档案信息开发服务能力，广泛征求政府各个组织和广大人民群众意见，结合档案信息资源开发实际，从服务质量提升入手，将档案信息资源开发利用作为政府服务社会和公众的重要途径，提升档案信息服务在群众中的作用。

4、重视档案的利用

我国市场经济不断发展，增强了企业人员的流动率，严重影响到档案信息的资源开发。创新管理模式，取代我国传统的封闭式管理模式，了解社会和经济的需求，针对人事关系和档案工作将服务进行调整，建立的管理制度具备公开性和透明性。

此外应该杜绝出现自带档案的情况。企业在发展过程中不够重视人事档案，工作人员在录用之后，他们自己手中还保存着自己的档案，企业无法实现有效的统一管理，很容易就会出现档案丢失的情况，这会对于企业档案管理质量的提高是不利的。工作人員办理保险业务的时候缺乏档案依据，企业需要发挥出档案社会化管理的作用，避免产生不利影响，那么员工就不能自带档案，这样才可以使档案管理效果得到有效的提升。

结语

总之，要做好企业档案资源共享工作，就必须从企业的实际需求和时代发展方向两方面进行综合的考虑，充分分析目前企業档案共享模式中的优劣，选择最适合企业发展的资源共享模式，为企业的档案管理做出正确抉择，充分提高企业的管理效率和可持续发展能力。

参考文献：

[1]李霞.档案信息资源的开发利用研究[J].办公室业务，2017，（03）：57.

[2]赵明赫.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].黑龙江科技信息，2017，（13）：247.endprint