张晓春

【摘 要】随着当前信息化、网络化发展的不断加速，档案管理的模式逐渐的更新，并且各种新型档案管理技术逐渐的深入，我国的传统的档案管理已经不能适应当前对档案管理的要求。在日常的办公室档案管理中，传统档案管理的效率很低，并且对档案的利用程度很低，导致实际的工作人员的工作的态度不积极，不能为企业创造应有的价值。在这种形势下，档案的信息化是必然。

【关键词】档案；管理；信息化

一、档案管理信息化及其内容

档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享。《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：先制定好档案信息化管理的相关标准、研发出信息化管理的软件；加强对档案的电子文件的管理，做好在电子文件管理、利用、保管等中完善的网络体系建设，实现全国档案的信息共享。档案的信息化管理的主要内容有：

（一）基础设施建设

建设基础的信息化档案设施，以开发和利用信息档案资源和信息化科学技术为基础，建设信息化档案网络体系。

（二）信息资源建设

档案的信息化建设的过程中，其作为社会经济发展的重要的战略资源，其使用价值和开发价值很高。当前对其的开发和利用也是档案信息化开展的核心任务之一。

（三）标准规范建设

建设标准化的档案信息化管理系统是当前档案信息化开展的首要任务。在电子档案兴起的现在，应重视档案的信息化管理，实现档案信息资源的重点的标识，实现对当前信息化资源的重点的描述、存储、交换、管理等。建设规范化的体系。

（四）应用体系建设

随着当前档案化信息的开展，完善档案的应用体系建设是其建设信息化网络的技术保障。

（五）人才队伍建设

人才队伍建设是档案细信息化建设的根本。其对档案信息化管理的各个方面都有着重要的影响。

二、办公室档案管理信息化现状

（一）办公室人员对档案管理信息化重要性认识不足，档案管理仍存有“为保管而保管，重保管轻利用”的思想

（二）档案管理的标准化水平低

当前在企业中档案信息化建设的标准没有形成统一标准，只是在某一个行业或者是系统中有着一项规定或者是标准，不能全面在档案的信息化管理的过程中进行实施。

（三）档案管理的硬件条件薄弱

当前在办公室不同的部门档案信息管理中，其所使用的内存和软件的大小不同，各种硬盘的使用量和拥有量也不同，这就表明了在档案管理的不同办公室各种硬件配备的程度不同，有的档案管理部门硬件，没有达到数据交换的机读目录档案系统。

（四）档案管理人员信息化专业水平低

在当前的信息化发展的过程中，各种信息化办公室档案管理人员的计算机实际的操作水平比较低，并且办公室人员不能正确的使用相关的计算机的命令和技巧，这些就会导致在后续的纸质管理方面电子化、档案化信息化管理更加的需要专业型人才。

三、档案管理信息化的必要性

办公室档案的信息化建设在公司的管理中起到了很重要的作用。在一个企业中，档案管理是对馆藏文档的重点的保护，避免因为人为的操作失误或者是自然的侵害导致档案资料的损坏。档案管理使其处在一个安全稳定的状态，这和公司、企业发展有着很重要的影响，这是企业发展的历史，将作为企业历史记录的第一手材料。在企业的管理中有着很重要的作用。促进了企業的有效的管理，并且办公室档案在企业内部的规范化的建设方便企业的良好的发展，促进了企业建设的有序开展。

四、档案信息化管理的对策

（一）提高对档案信息化管理的认识

在当前档案建设和管理的过程中，应该建立办公室档案的信息化管理模式，提高档案信息的时效性，节省整理档案的时间。改变当前档案管理在投入、产出的比。改变的档案管理经费不足的现象。

（二）提高档案管理标准化水平

在当前档案管理的过程中，应该保证档案信息的真实性和完整性。必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理。在此基础上，严格控制电子档案管理的各个环节，包括其生成、加工、保管、借阅的程序等，做到归档统一、保管安全、使用有序。

（三）提高安全意识和防范意识

档案的安全关系到每一个人，在进行办公室档案管理的时候，应该将档案安全作为一项重要的内容进行保护，做好对档案的防火墙、数据备份方面的管理，同时提高档案管理人员的安全意识，做好档案保护工作，在档案的管理过程中，防止因为人为造成的档案的丢失或者是损坏。对档案设置电子口令，防止被其他人盗用。定期对计算机进行杀毒，防止电脑病毒对档案造成破坏。对一些可以永久性保存的档案设置为只读文件，这样就可以防止一些不期而遇破坏对其造成损失。

（四）加大档案资源开发力度

办公室档案建设的信息化是档案建设的核心，这也是在进行数字化管理的过程中，应该重视对档案信息的整合、加工，实现档案信息的二次利用。

（五）提高档案管理人员的素质

重视对档案管理人员的综合素质的提升。档案管理人员对档案的实际的管理的技术和管理的水平影响到档案信息的有效利用，对档案的基础知识、专业知识的掌握会影响到档案的后期的管理的安全和效率，这样就会影响到档案信息功效的发挥。所以，应该加强对档案管理的复合型人才的培训，就档案管理、信息化知识等内容进行现代化的培养。

办公室档案实际涉及的范围也非常广，信息量很大，所以事业单位在办公室档案方面的管理工作具有很强的专业性，应该强化宣传工作，从而促使办公室在档案管理方面的工作朝着科学化以及规范化的方向进步，为整个事业单位提供更好的、更优质的服务。

参考文献：

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