李牙生

摘要：随着当前我国信息化技术的不断发展，被广泛应用到生活和工作当中。并延伸至学校档案管理方面的工作，大大提高了档案管理的效率，省去了大量人力和时间，保证档案管理的高效性和完整性。在应用信息化管理之后，学校档案管理的水平得到了不断提升。

关键词：信息技术；学校档案管理；有效应用

【中图分类号】G637.2

当前我国科技不断发展，各行各业都应用了信息化技术，为的是大大提高工作效率和经济效益。通过在学校档案管理中应用信息技术手段，可以解决档案信息繁琐的特性，减少所需的工作流程，减少人力的使用，更重要的保证了档案的有序性和保密性。因此对待当前档案管理现状使用信息化技术管理是十分必要的。

1. 学校传统档案管理模式的弊端

当前我国的教育机构主要针对并重视的是学生的成绩和录取情况，没有具体针对录取之后的档案管理进行相关的控制措施。档案管理是十分重要的，档案是作为学校的资源数据库和核心内容的存在，是关乎每个学生发展的重要记录，是走向社会的自身说明书。由此，必须加强学校的档案管理，提升档案管理效率，引进先进的信息技术和设备，提升档案查询效率，完善档案管理相关制度。

1.1.档案管理的缺陷

传统学校的档案管理模式还停留在人工处理的模式上，由于学校学生数量较多，面对大量的档案文件，需要投入更多的人力物力，管理流程复杂繁琐，不能保证有效落实各种信息的保管工作，从而降低档案管理的效率。由于传统档案管理模式涉及管理人员较多的问题，档案的保密性没有得到确实保障，保密性低。档案是随着学生的发展进行不断完善的，因此伴随着时间的增长，要增加相应的档案信息需要从文档库中找寻相对应的资源，但由于信息查询较为困难，也随着档案内容的复杂化，从而影响了后期档案信息的完善，这种方式不仅限制了档案信息的检索也难以维系对档案资料的保护。

2. 应用信息技术在档案管理中的优势

应用信息技术可以有效的开展学校档案的智能化管理和高效管理，解决档案的维护难、检索难的特点。主要体现在应用现代化信息技术时可以有效运行学校档案管理系统，通过多功能的管理软件将档案进行综合化管理，落实档案管理工作，提升工作效率和检索速度，降低数据的错误率，并能及时的进行相关档案数据的更新。对于学校信息化档案管理来讲，要求选择具有专业水平的管理人才担任和负责，同时要具有较高的技术水平和职业素养、个人修养，通过这种人才的应用，可以保证档案管理工作的保密性和完整性，避免出现档案的泄密和档案资源不完整的现象。

3. 档案管理中信息技术应用的相关问题

我国学校中的档案管理信息技术应用的优势是比较大的，但在当前的信息化管理模式中仍存在一些尚待解决的问题，对于这些问题的解决和改善是提升信息化档案管理的重要举措，通过对这些问题的研究制定出具体可行的实践方案，更好的为各学校提供优质服务。

3.1.信息管理设备可能出现的问题

当前我国应用电子设备进行科技的创新已成为社会的发展趋势，因此在实行人工到智能的转化过程中，依靠计算机和相关信息处理设备进行档案的管理过程可能会出现一系列问题，例如档案载体的改变，大量数据和信息被输入到电子产品中，一旦相应的管理设备出现问题，可能导致大量信息的流失和泄露。通过信息技术的应用，电子文件成为了保存档案内容的重要载体，但是这种电子文件的复制率和修改率相较与人工来讲更高，难以确保档案的准确性和完整性。虽然应用电子信息技术更好的实现了档案的储备与整理，但更大程度上需要更好的维护和管理，以便信息技术在档案管理中的有效应用。

3.2.相关的学校档案管理制度的缺失

我国当前对学校的管理档案方面投资较少，也不是十分重视，其相关的档案管理条文比较少，没有综合的档案管理体系，也缺失信息化档案管理制度，没有对管理要求进行明确规定，导致档案管理工作失去标准，不能及时有效的解决档案处理中的问题，无法可依、无章可循，导致档案管理出现纰漏。

4.解决当前信息化档案管理弊端的措施

要想解决当前信息化档案问题，就必须明确当前档案处理中所出现的弊端，对症下药，从根本上解决档案处理问题，制定相应的控制措施，优化信息化档案管理模式。

4.1.提升信息化档案管理的水平

通过明确当前学校信息化档案管理中所出现的问题的基础上，从管理的各个流程出发，抓住管理工作的重点，提升档案管理的规范化和业务化水平，确保档案管理标准足够完善，不断落实档案工作的有序开展，标准化流程，建立有效的档案管理工作标准，将智能化管理落实到基层，从根本做起，在实践中不断找寻问题并解决问题，提高信息化档案管理效率，从而提升整体的档案管理水平。

4.2.完善档案数据库的建设

加强对学校档案数据库的建设，从而更好的为学生提供优质的服务，在保证学校档案数据的完整性和准确性的基础上实行现代信息技术管理体系，从而提高档案管理信息化的质量。通过不断地完善档案数据库，为每名学生提供更全面的信息和服务。

4.3.建立信息化档案管理体制，智能化办公

建立信息化档案管理体制，对管理流程进行细则说明，制定管理条文，建立管理工作标准，依据条文办事，提高办事效率。通过应用信息技术使得管理工作与网络之间的关系更加密切，要智能化办公，改善立卷方法，提升档案的准确性和高效性，及时对档案遗漏的信息进行补充，避免档案发生变质问题，利于学生进行数据检索和查询。

4.4.综合提升档案管理人员的素质水平

提升管理人员的素质水平十分必要，特别是信息化档案管理方面针对人才的选择很重要。通过对管理人员进行综合培训，不断拓宽管理人员的专业知识技能，增强责任感，提升其业务能力。

结束语

总结全文，信息技术的使用大大减少了学校档案管理工作的繁琐步骤，有效应用意义很大，但是当前我国的信息化教学档案管理工作中仍存在许多问题，因此要通过不断地完善与改进提高信息化管理系统的实施，提高管理人员的综合素质，从根本上提高档案管理的效率，更好的为学生提供优质服务。不断地开拓创新信息技术，更好与档案管理完美结合。

参考文献：

[1]王琴.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新技术新产品，2009，（22）：260.

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