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现代苏州文书档案管理人员素质及职能的调查分析

2017-09-18王晨昱+温瑜

文教资料 2017年15期
关键词:人员素质文书档案管理人员

王晨昱+温瑜

摘 要: 了解现代苏州地区文书档案管理人员的素质水平和职能素养,总结现代苏州地区文书档案管理人员在素质和职能方面的不足和偏差,对苏州文书档案管理工作起到一定启示作用,促进苏州地区文书档案管理工作的完善。

关键词: 苏州 文书档案 管理人员 人员素质

一、调查情况

1.调查人员的素质的综合评述(如图)

从问卷调查结果看,苏州地区文书档案管理人员的专业素质较高,尤其在业务能力、对工作环境的适应能力和文字表达能力方面,综合水平较高,普遍表现为业务水平高,工作中吃苦耐劳、踏实上进。在当今苏州,文书档案工作越来越受到重视,文书档案管理人员对城市的建设发挥着重要作用。专业知识较广、理论水平较高等是突出的优势方面。随着苏州地区档案管理工作的开展,对档案管理人员的要求越来越高、越来越全面。档案馆和拥有档案室的企业在注重档案管理人员的实际业务能力的同时,越来越重视他们的理论水平。与此同时我们发现,当地文书档案管理人员存在的普遍问题是办公自动化水平参差不齐,外语运用能力普遍不强,社交能力有待提高。相关从业人员必须不断巩固专业知识和基础知识,加强基本理论、基础知识的学习与训练,注重培养创新意识与开拓精神,提高自身的领导能力、公关能力、交际能力、协调能力、口头表达能力、写作能力等,使自身的综合素质水平不断提高,不断适应新环境和新挑战,为苏州地区的档案管理事业做出贡献。

2.调查人员的职能评定(如表)

从上述调查可以看出,苏州地区档案管理人员的职能水准总体较好,绝大部分从业人员能够充分完成本职工作。档案管理工作较为规范,系统管理意识较强,对档案的保密和安全工作完成优良。同时我们发现,相关从业人员定期向领导汇报档案期满等职能有所欠缺,档案资料的开发和利用效率不尽如人意。

二、分析原因

通过本次调查苏州地区文书档案管理人的素质及职能情况,调查组的成员深受启发。从调查和走访结果看,问题主要集中在综合水平参差不齐、能力有限和职能素养不高这三个方面,这些问题是局限从业人员自身提升和影响苏州地区文书档案管理工作持续发展的最大障碍。对此,调查组做出了如下分析:

1.持续学习意识不足

我国目前档案管理事业快速发展,相关待业人数持续增长。档案文化历史悠久的苏州地区也是如此。这种情况下必然产生的结果就是就业压力上升和档案管理发展出现滞后现象。改革开放以来,我国科技发展突飞猛进,文化交融日益繁盛,办公自动化和外语的地位逐渐提升。这些同时大大影响了档案管理事业。新时期的档案管理工作必须要求从业人员具备一定的办公自动化能力和外语使用能力,这两个方面从业人员都可以通过自主学习提高和完善,而在调查中我们普遍发现,接受调查的人员对此没有较为强烈的意识,这正反映了当地文书档案管理人员持续学习意识的缺失。

2.“守旧”等思想没有完全打破

作为一项历史悠久的工作和事业,文书档案管理的具体内容从古至今并没有较大的变化,难免导致档案管理人员在工作方面因循守旧,与时俱进是当今时代各行各业必不可少的,不打破陈旧的管理体系和管理思想,对苏州当地文书档案管理工作的开展是没有益处的。相关从业人员应该“推陈出新”,不断更新职业观念,养成良好的工作习惯。

3.相关单位的培训系统不够完善

在本次调查中,除了调查从业人员外,我们对相关单位的内部组成也进行了调查,发现这些单位缺少从业人员职业培训系统。自主学习对文书档案管理人员是不可或缺的,但是系统的培训无疑更有效率、更加全面。调查中我们发现了没有接受过训练、不具备档案人员基本知识、对于档案管理的实践技能不熟练,基础水平不达标,或者掌握的知识技能和档案管理方式过于陈旧的从业者。某些单位为了缩减工作成本,对系统培训档案工作者的要求普遍予以忽视的态度,这对档案工作顺利有效地进行、持续是没有益处的。这些现象均不符合苏州地区文书档案管理事业快速发展的要求。

三、建议和对策

1.相关从业人员提高自身觉悟

文书档案管理从业人员为了职场发展,提高自主学习觉悟、养成良好习惯是必不可少的。只有养成了自主学习的习惯,才能在日新月异、推陈出新的文书档案管理工作中随机应变,才能不断获取新知识,填补自身知识等方面的漏洞,如学习办公自动化,利用闲暇时间锻炼外语运用能力等;只有在日常工作方面培养优良的习惯,如定期汇报档案规整等情况、做好工作计划、合理分配工作时间等,才能不断提高工作效率,使文书档案管理工作有条不紊地进行。

2.相关单位设立一定规模的培训系统

作为正规的单位或者企业,档案室和档案管理人员是不可或缺的,在档案管理工作飞速发展的今天,相关单位和企业应当不断跟进、不断变革,了解时下最新的档案管理体系,并邀请有关方面的专家对本单位的档案管理人员进行定期培训,这样才能在苏州地区的档案管理工作中不落后于他人,才能使自身的档案管理文化不断发展、不断深入。

3.招聘过程中提高对应试者的要求

据调查,苏州地区绝大部分文书档案管理人员都是通过面试等相似渠道进入档案工作的,招聘过程的严格与否、条件、要求和差异,对相关单位和企业日后档案管理工作产生影响。部分单位和企业为了减少成本,聘用没有专业知识和职能基础的人员任职档案管理员,甚至不设置档案馆、不招聘档案管理人员,这对档案管理工作有百害而无一利。为了让文书档案管理工作从一开始就有条不紊、漏洞最小化甚至沒有漏洞,相关单位和企业有必要在招聘过程中提高对应聘者的要求,如进行一定程度的理论知识检验和技术职能测试等。这样才能让文书档案管理工作专业化、全面化、系统化,才能有效促进苏州地区文书档案管理工作的顺利开展。

4.上级政府对“擦边球”进行打击

根据我组调查情况显示,部分单位和企业为了减少工作成本,聘用没有专业知识储备和职能技术基础的普通应试者任职档案管理员,更有甚者不设置档案馆、不招聘档案管理人员,这些对档案管理工作有百害而无一利。作为一个文书档案管理历史悠久的城市,为了确保当地文书档案工作的开展不受到潜在威胁和不利影响,上级政府有必要对上述类似行为予以警告和处罚等处理,确保类似行为和现象不再出现,确保当地文书档案管理工作稳定高效发展。endprint

四、结语

苏州地区自古以来就有文书档案管理机构及文书档案管理人员,他们为后世人留下了珍贵的历史资料,贡献巨大;在当今苏州,文书档案管理人员对城市建设仍然发挥着重要的作用。现代文书档案管理人员应具备的素质及职能如下:

1.业务能力方面

指文书档案管理人员进行工作的知识储备、技术水准和实践能力等,是从事文书档案管理工作的人必须具备的基础素质,也是有效完成文书档案管理工作的重要第一步。

首先文书档案管理人员必须具有扎实的档案管理相关的专业知识,拥有一套属于自己的完整的综合性知识体系,在学术层面等要有独到的见解。其次,文书档案管理人员应该熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策等。熟练掌握了理论知识后,文书档案管理人员则须将理论与实践相互结合,将理论运用到实践,在实践中积累经验、弥补理论知识的缺陷。

2.思想精神方面

我国文书档案管理人员拥有较高的政治觉悟,时刻保持高标准的职业修养是不可或缺的。要求文书档案管理人员坚定正确的社会主义核心价值观的政治立场和方向,严守文书档案机密;要求文书档案管理人员忠诚于文书档案事业,具备无私奉献、恪守纪律等优秀的职业修养。现代社会背景下更是要求人性化服务,档案管理人员须与时俱进,学会主动服务、主动工作,这样才能准确而及时地完成档案管理整理工作,有效扩大档案的影响力,让档案在现实中发挥作用。

苏州地区历史源远流长、文化底蕴丰厚,如今更是一座经济高度发达的现代化都市,其文书档案管理发展历史十分悠久。文书档案管理作为一项对专业要求较高的工作,对城市有着重要影响力;文书档案管理人员的素质及职能则决定了相关工作的效率和质量。为了使苏州地区文书档案管理发展与时俱进、持续不断、稳中求进,不断完善和提升文书档案管理人员的综合素质和职能水准则是重中之重。

参考文献:

[1]张惠敏.浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].经营管理者,2016(02):276.

[2]钟晓芸.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].檔案天地,2013(01):56-57.

[3]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2016(03):66+68.

[4]史文.苏州市档案馆档案史料编研工作概述[J].档案工作,1984(04):6-7.endprint

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