李志宣

河北省地质调查院

谈办公室人员如何做好文书档案管理工作

李志宣

河北省地质调查院

在相关单位行政办公中，文书档案管理是每一位办公人员十分重要的职能之一，也是协助领导对一些工作进行处理与决策的重要工具。接下来，文章对文书档案管理存在的问题进行了讨论，同时针对办公室人员如何做好文书档案管理提出了几条建议，希望对办公室人员进行有效的文书档案管理有一些参考价值。

办公室文员；文书档案管理；建议

一般情况下，文书档案管理工作需要在把握大局的同时，还需要对每一个工作细节进行严格控制，进一步强化办公室人员的文书档案管理素质，完善文书档案和其他相关工作衔接的合理性。

1 办公室文书档案管理的特点

1.1 一体化

文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一，档案的质量与文书档案质量息息相关，另一方面，文书档案是文书工作的终点。

1.2 广泛性

一般情况下，文书档案管理工作涉及的面较广，在单位文档室的基础上，展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富，主要涉及了本单位发文，或上级文件、统计报表、合同、两办会议记录、电子档案以及其他材料等。

1.3 保密性

通常情况下，办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些文书档案涉密，这就要求档案管理着要具有较强的保密意识，严格遵守档案保密相关法律法规，对于涉密计算机做到涉密不上网，上网不涉密的要求。

1.4 重要性

因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷，要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务，这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。将文书档案管理工作的重要性切切实实地体现在实际的工作中。

2 办公室人员文书档案管理工作面临的问题

2.1 文书档案管理的工作制度不是十分规范

目前，相关单位的文书档案管理工作普遍设在综合档案室中，而综合档案室又属于行政办公室的部门，这种部门设置会受很多因素的影响而出现一系列问题，例如，行政办公室的工作繁忙，没有对其他部门的文书档案进行整理归档；其他部门或者科室忽视了文书档案归档的重要性，从而导致本部门文档的流失，因此，这种部门设置不利于对文书档案进行有效的管理，也不利于对档案进行综合开发与利用，容易造成相关部门之间的责任推诿。另外，一些单位，不重视对档案的管理，造成档案管理的体系不完善，分工不明确。倘若办公室人员不能对文书档案进行有效的管理，一些文书档案就很难得到充分的利用，严重的会对企事业单位造成严重的损失。

2.2 相关档案管理人员的素质较低

当前，一些相关档案管理人员的素质与技能的低下并没有引起企事业单位的重视，包括专职档案员与兼职档案员，所以导致档案人员的文化素质水平、专业技能以及相关理论知识等方面很容易出现参差不齐的情况，很难适应和满足企事业单位对人才的需求。大多数企事业单位的文书档案管理人员知识结构逐渐老化、工作效率逐渐降低，很难适应新时代环境下的人才需要，阻碍了该项工作的可持续发展。

3 办公室人员做好文书档案管理工作的建议

3.1 配备专门人员进行分管

办公室的工作是复杂和琐碎的，大家都是身兼数职，往往档案的前期管理与后期管理不是一个人，这就增加了档案管理工作的难度，也影响了整理的质量，所以要配备专门的人员参与档案的全程管理工作，从文件的接收、编号、领导审阅、处理意见、处理结果等全过程由专门人员负责档案的管理工作。

3.2 建立健全完善的办公室档案管理制度

做好办公室档案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有专门保存档案的库房，分门别类地进行存放。并且为保证档案的安全，安装防盗门，防盗窗，保证馆内存放环境标准，及时跟进档案的保密期限。根据档案的保存期限和时间的推移，对档案进行相应的维护，将超出保存期限的文件整理出来，并重新进行规整。除此之外，对档案的管理程序过程至少需要两名工作人员，这样有利于彼此之间的相关监督，还建议在档案的存放处安装监控装置，更好地保证其安全。

3.3 要进一步提高文书档案管理人员的责任意识

作为文档管理工作，它是一项专业性很强的工作。所以它要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，另外还需要工作人员有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。只有这样文档管理工作人员才能做好新时期的文档管理工作。文书档案管理人员要彻底的履行自己的责任和义务。同时，要把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

3.4 遵循规律，实现科学化管理

在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力融入至实际的档案管理中，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。

4 结束语

办公室人员只有认识到文书档案管理工作管理的重要性，切实提高档案管理工作在企事业单位中的地位，加强与各部门之间的沟通，认真收集文书档案资料，进一步规范档案管理工作和制度，提高办公室人员的综合素质，保证文书档案管理工作标准化、规范化，才能充分发挥文书档案在单位管理过程中的重要作用，为单位的文明建设与未来的发展奠定强有力的基础。

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版)，2011(3).

[2]张会超.文书档案连锁法的重新审视[J].档案学研究，2011(6).