高大伟

9.形态维度

档案形态对档案实践的影响规律——不妨称之为档案系统的形态维度，除了在前述的档案数量种类对档案实践的影响中有所表现，还体现在人们对记录的档案形态和前档案形态关系的理解上。

档案形态是信息保存这一相对静止的状态，前档案形态则多处于信息交流这一绝对运动的状态，如尚处于形成、办理阶段的文件、数据等。记录的档案形态与前档案形态关系的变化，经历了历史上公文与档案界限模糊、相互交错，近代以来公文与档案独立区分，以及当前新技术、新管理需求下文件与档案出现新型融合关系的过程。

记录的档案形态与前档案形态的关系，首先是区分界定，其次是交叉融合。

记录两个形态的区分界定，体现了社会或组织对自身事务的分类管理，是人们独特信息需求的真实反映，如记录在前档案形态下更多地关照信息运动效率，而在档案形态下的安全问题则是首要的。通过记录两个形态以属性区分为基础的划界，档案实践具有了独立意义。

记录两个形态的交叉融合，出现在发挥记录两个形态整体效应的需求中，以业务的完善和信息技术的应用为支撑，如关于信息化条件下的电子文件管理应加强全程管理和前端控制的一些倡议。

联系之前关于“形态变化”和“数量种类”的论述，总的来说，档案的形态问题和档案系统的形态维度受信息技术和社会需求两条线索的影响，是认识档案实践的重要途径。……