文/天津市河西区住房保障中心 王喆

浅析保障性住房档案的数字化管理

文/天津市河西区住房保障中心 王喆

我们处在社会经济高速发展的时代潮流中，随着市场经济不断发展，国家对于保障性住房的工作也不断重视起来。在这种背景下，国家增加对保障性住房建设的投入，使之数量快速增长，所涉及的租房档案的数量也与日俱增。在这种情况下，如何实现高效科学的档案管理成为档案管理中的重要问题。在文章中，笔者将立足数字化的大时代中，针对当下档案整理的问题，浅析关于保障性住房档案的数字化管理的应用。

保障性住房；档案；数字化管理

一、前言

保障性住房工作涉及人民的生活问题，社会反响较大，但是由于数量的问题，档案的整理一直都是效率低、出错率高的代名词。所以针对档案管理工作，必须引进现代管理元素，构建完善的数字化管理体系。这就要求相关部门要认识到改善保障性住房档案的数字化管理的重要性，增强档案信息的透明度，提高档案管理的效率，从而使保障性住房档案的数字化管理体系向着高效化、规范化的方向发展。

二、保障性住房档案数字化管理的现状

根据笔者近年来亲身收集的各地各级保障性住房档案的资料，加上媒体的报道，认为当下我国住房档案数字化管理的不足有以下几点：

（一）对管理数字化的认识不足。近十几年来，保障性住房档案管理模式是不断随着时代的发展发生变化的，但是由于种种原因，变化的效果不尽如人意。出现这种情况的原因还是相关档案管理单位对于数字化管理体系的学习、认识不足，以至于没有认识到数字化管理模式在工作中的重要性，认识性不足问题的存在导致在进行管理档案工作时没有进行信息的采集与归类，只是简单地做文字处理，从而落后于国际管理的高效性，出现高频的出错率。在当下我国档案工作的管理体系中，各位领导人员也存在对数字化的认识不足的问题，所以他们对于数字化管理的要求不严格，进而整个工作大环境对于档案信息的采集和分类没有重视起来。在管理层次的上下级对于数字化管理认识不足的前提下，就会使得档案材料的管理偏重形式化，从而降低了档案信息的利用价值。相关单位应当将培养优秀人才队伍提上日程，不仅可以提高管理人员的业务素质，还可以使人才更好地服务于房产档案管理。

（二）缺乏安全性和系统性。建立安全性住房档案信息化管理体系必须强化安全性，避免其软件系统和硬件遭受病毒侵害和人为破坏，对住房档案数据进行保密，确保系统的安全运行。并且住房档案管理部门应对不同用户使用权限进行严格控制，对于核心、机密的住房档案数据，采用分散使用、集中管理的方法，所有用户在访问住房档案信息管理系统时都需向管理部门申请。另外，我国住房行业快速发展，各个地区房产交易越来越火爆，这使得对于住房档案的查阅需求也不断增多。因此住房档案管理系统应实现易操作、方便、准确和快捷性，从而满足日常的住房档案资料查阅要求。房产权属登记管理和住房档案管理属于两个不同的职能部门，要把它们有机地结合起来。

（三）信息化管理体系不够健全。在当下，我国的档案信息管理体系还不够健全。住房档案信息化管理离不开正确的思想认识，健全管理体系，应该通过完善住房档案资料，使档案管理人员认识到加强住房档案信息化管理的重要意义，强化自身工作职责，提高工作积极性。

三、保障性住房档案的数字化管理的分析

针对以上住房档案数字化管理的现状，加之笔者多年从事档案管理的经验，笔者将浅析数字化管理在保障性住房档案的作用。

（一）加快信息化资源建设。住房档案信息资源主要包括对象数据、原数据和目录数据，从住房档案管理系统中可利用编写接口程序获取原数据和目录数据，并且数据化扫描纸质档案，广泛采集对象数据，经过条码识别将对象数据自动传送到服务器中，使元数据和目录数据关联存储。

（二）实现了资源共享。住房档案数字化管理的推动，一方面实现了档案的信息数字化，建立起数据库，逐渐进行完善。另一方面，实现住房档案数字化，是对住房档案信息资源的二次开发，它结合了具体的住房档案信息，健全了住房档案信息体系，开展多方面分析和研究。

四、保障性住房档案的数字化管理的重要性

根据以上对保障性住房档案的数字化管理现状和分析，笔者认为科学的数字化管理的重要性有：住房档案信息化管理是科学管理方法和现代化科学管理技术的有效结合，是满足住房行业发展需求的重要措施。如今各领域和行业信息化建设快速发展，住房档案信息化管理不仅有效提高了住房档案资料利用率和开发能力，而且节省了人力和时间，使得住房档案管理水平和工作效率不断提升。

五、结束语

综上所述，现阶段的保障性住房档案的管理还面临着许多安全问题。由于保障性住房的特殊性，各级各地的管理部门应该坚持走科学的数字化档案管理方法，既保证了档案工作的高质量，又确保降低了档案工作的出错率。只有这样，各地的管理部门才能使保障性住房更高效地分配给社会有需要的人士，才能为我国中低收入家庭的基本生活提供物质上的保障。

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