关于加强机关事业单位档案管理工作的探讨

2017-08-31长春市双阳区国库集中支付中心李实长春市双阳区国有资产管理中心李英

办公室业务 2017年15期

文/长春市双阳区国库集中支付中心李实；长春市双阳区国有资产管理中心李英

关于加强机关事业单位档案管理工作的探讨

文/长春市双阳区国库集中支付中心李实；长春市双阳区国有资产管理中心李英

在社会经济体制不断变化下，机关事业单位发展模式随之发生较大转变，主要表现在管理模式、工作体制等方面。当机关事业单位开展管理工作时，档案管理问题的出现需要予以重视，以实现管理效率的全面提升，进而维护档案信息数据的安全性与稳定性。对此，本文重点对机关事业单位档案管理加强进行分析，以保证该项管理工作的顺利开展。

机关事业单位；档案管理；加强措施

对于机关事业单位来讲，其档案管理工作的进行，主要是为了更好开展其他相关工作，属于保证单位高效运转的关键。目前，在各种信息逐渐丰富的前提下，机关事业单位进行档案管理时，其工作内容逐渐呈现复杂化特点，使信息载体、形式呈现不断繁杂现状，因此，针对档案管理相关问题，贯彻落实具体解决措施显得极其重要。

一、加强机关事业单位中档案管理的作用

当机关事业单位开展档案管理工作时，其作用主要表现为：第一，有助于进行档案资料的保存，同时尽可能使其具有安全性、保密性特点。在档案管理模式比较落后的背景下，档案资料通常是以纸张进行保存，其储存空间、保存时间比较有限，同时还会受到储存环境与储存方式等因素的影响，因此，对该项工作进行重点加强至关重要。第二，可以实现历史资料的再次运用，以发挥其最大价值。档案管理属于历史过程，其中存在大量历史价值较高文件资料，只有对其进行充分保管，才能为今后工作的开展提供重要保障。第三，加强档案管理工作，不仅可以实现单位内部、外部信息共享，而且还能对档案资料进行高效运用，以发挥档案最大价值。

二、目前机关事业单位档案管理现存问题

现阶段，根据机关事业单位档案管理实际情况发现，其仍然存在较多不足之处，如人员离职交接问题等，只有保证问题得到解决后，才能实现档案管理工作的顺利进行。

（一）未开展人员离职交接工作。在机关事业单位中，离职退休属于常见事件，然而，当单位人员出现离职情况时，只有认真做好相关交接工作，才能保证各项工作的顺利进行。但是，根据当前情况发现，管理人员出现离职后，并未认真做好具体交接工作，多数人员无法全面了解档案信息，使其发生较大经济损失。

（二）没有认识到档案管理的重要性。当机关事业单位进行档案管理工作时，并未正确认识到该项工作的重要性，因此，单位领导者进行管理人员的聘请时，往往缺少相应考察直接上岗，最终造成管理工作频繁出现问题，直接阻碍了档案管理的发展。另外，管理人员管理能力较弱，或者缺少相关档案管理工作经验等，均不利于发挥档案管理的作用。

三、强化机关事业单位档案管理的相关措施

（一）档案管理的规范化处理。因为档案形式、种类比较复杂，所以，在进行档案管理时，应该提前做好相关整理工作，按照档案类型的不同，对其给予针对性管理，严禁将全部档案混为一谈，导致管理混乱等问题的出现。基于此，档案具体整理过程包括：装订、分类、排序、编号、编目、装盒，只有保证整个管理过程严格按照此顺序进行，才能达到提升工作效率的目的。

（二）加大档案收集力度。机关事业单位日常工作中，档案作为考察其工作的重要依据，还是科学研究的关键，单位多数工作的进行均需要通过档案资料得以完成，因此，管理人员需要积极进行档案收集和分类等相关工作，由于档案收集属于重要环节之一，通过档案的全面收集，可有效保证其完整性。因此，为了确保该项工作的顺利进行，管理人员需要具备较高归档意识，通过考核制度的完善，以达到提高管理人员整体专业能力的目的，实现档案收集工作的顺利开展。

（三）提高管理人员的整体素质。首先，机关事业单位进行管理人员的聘请时，应该科学制定其任职条件，例如：职业责任心与管理知识能力等内容，以便于管理人员更好胜任该项工作。其次，部门开展各项工作时，还应定期进行专业培训和教育，确保管理人员工作能力得到全面提升，使其面对新事物时具有一定适应能力、掌握能力，进而构建一支专业能力较强、综合素质较高的管理团队。

（四）档案管理相关制度的优化。为了加强档案管理工作的实效性，还可以从管理制度优化和完善方面进行，同时严格按照规章与流程进行，保证档案管理有章可循。换言之，机关事业单位开展档案管理时，需要在现有法律规定基础上，对档案归档和集中管理等工作内容进行具体明确和规范，通过各项工作的细致化规范，以保证档案管理工作的正常开展，使其严格按照规范流程进行，从而达到提高档案管理水平的目的，以发挥其在机关事业单位中的价值。