张敏

[摘 要]随着经济社会的快速发展，网络得到了较好的利用，在社会生活中信息技术发挥着至关重要的作用。在新的形势下应该加强档案管理的制度化以及规范化建设，这样才能更好的促进档案管理工作的全面性发展。就整体而言应该提高档案归档的工作效果，建立健全档案归档制度，这样才能更好的为档案归档注入活力。

[关键词]信息化；档案归档；具体实践；理论研究

在档案工作中档案收集发挥着重要的作用，同时也是其档案工作的开端。在一定程度上讲如果没有全面性的档案收集，不能满足利用者的实际需求。在具体工作中经常因文书部门或者是一些业务部门内部中的人员调换等，没有对档案进行及时性的归档，最终导致收集档案工作具有较大的困难性。本文将针对信息化背景下加强档案平时归档与管理的具体实践和理论研究进行针对性的探讨。

一、为电子文件归档提供了一定性的保障

在当前档案信息化背景下，档案归档主要包含两方面内容，一种是档案实体归档，另一种是电子文件的归档。对于后者来讲主要是在档案数字化背景下产生的。而数字档案管理系统主要是在文件收集这样的情况下对对电子文件进行全面性的登记以及修改和删除等。在这样的情况下，用户应该对归档的电子文件进行收集，这样才能为年终的归档移交工作等做好必要的准备。在北京市的档案局，针对电子文件主要是进行定期归档或者进行实时归档，定期归档主要是在第二年中旬左右完成。其实时以及相关的定期归档应该根据单位实际情况进行，在大体上讲采用物理归档这样方式的单位应该选用实时归档，另外，也可以进行定期归档。在信息化背景下，在很大程度上为电子文件提供了一定的技术保障，同时促使电子文件实时归档具备着一定的可能。

二、建立健全完善的档案归档制度，为日后档案归档做准备

当档案归档具备一定的技术支持后，应该建立健全完善的档案归档制度，并且具备一定的实用性。在一些单位发展中对于档案归档进行了积极的创新，将传统中的档案年终归档这样的方式进行了全面的创新，进而提出了档案月度归档以及相关的年终归档这样的收集方法，同时还积极完善归档制度，进而在归档工作中取得了较好的效果。对于档案月度归档制度包含较多的内容，其中档案部门中的具体性工作是重要内容，主要是月档案将单位中的信息进行全方位的收集。进而制定出档案收集索引。其索引条目主要是在单位活动以及相关重大会议中最终形成的，能够及时的将责任部门中的职责进行具体的落实。作为档案中的工作人员应该将需要归档的电子文件条目以及相关的图像等按照电子文件这样的方式进行及时的归档，进而挂接到檔案系统中。

业务部门中的工作人员应该在收集文件这个过程中，将实际的执行情况等主动接受档案部门的实时监督。对于业务部门中的档案工作来讲，其工作人员应该将索引标注中的电子文件条目等按照相关要求进而挂接到具体的档案系统中来。但并不履行其实际的移交手续，这样的方式是为了能够更好的业务部门进行年终归档。在实际归档时能够按照文件联系以及时间和编制档号等进行调整顺序，另外，工作人员在实际工作中应该将索引目录中的档案实体进行及时性的收集，同时将顺序以及编号等进行及时性的整理最终与电子文件顺序相适应。

积极完善档案平时归档能够对电子文件以及档案实体等进行严格性的规范，还能有效保障起业务部门中的工作人员在具体世道下能够有效推动工作的积极开展，在真正意义上为档案部门在实际工作中的检查以及监督等提供了充足的依据。

三、绩效考核为档案归档给予了支持

在档案平时归档工作中业务部门的工作人员应付出一定的努力以及责任心，进而能够有效保证电子文件能够在规定时间内完成归档以及文件材料齐全等。另外，还应采用档案管理绩效考核这样的方式进而作为工作的主要动力以及目标。在一些单位在进行档案月度归档后，将其实际效果融入在档案工作的实际绩效中。同时由档案部门在档案中对档案保管期限表以及相关的档案收集索引等对电子文件自身的完整率进行检查，对于那些在系统中没有显示其电子文件的部门应该进行及时的催缴，针对不能上传的部门来讲应该将绩效分数进行扣除。在年终时，将具体月分钟的绩效分数以及相关的年终材料实体情况中的评分进行综合性的相加，进而作为评选优秀归档部门的重要依据。这样的方式能够有效调动员工自身的积极性，还能有效保障档案在日常工作中的良好开展。

四、档案部门自身的主动意识能够为档案平时归档增添生机

加强档案平时归档对于档案部门来讲是一种主动收集档案的有效方法，能够了解业务部门中的相关工作流程，还能掌握其具有价值性的归档文件。就整体而言应该加强和部门之间的联系以及沟通，对于单位中近期阶段中的事件应该具备良好的了解，进而提升档案部门主动归档这样的意识。在一些单位中对于档案平时归档索引目录主要是在以大事记以及信息进行综合性的整理。这样的方式由传统中的被动依赖业务部门逐渐向主动线索归档转变，能够有效保证其单位中的相关活动实际事件等在档案部门掌握中，这样的举措在一定程度上在电子文件实时归档中也发挥了重要的作用。对于具体月份中的电子归档这样的过程也是档案部门以及相关业务部门之间交流以及沟通的过程，能够真正做到将问题进行全面性的分析以及解决。在一些问题中有的是需要具体性分析，而有的是应将归档的文件等进行类别分析。不能将没有形成文字材料的进行归档，应将实际情况进行全面性的记录，在具体时间内应进行催缴或者是进行备注。

五、结语

总而言之，在信息化背景下，对于档案平时归档来讲一般都是按照年度进行的，但这并不意味着全部工作都应在年终着手。应重视其档案的日常积累，将日常工作中的档案实体以及相关的电子文件等进行全面性的管理，这样的方式才能保证其电子文件的完整性，还能保证电子文件在年终工作处理中减少不必要的麻烦。

参考文献：

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