任鹏

协调工作是管理活动的一项重要内容。在管理活动中，相互关联的各个方面总会产生一些矛盾和冲突，要解决这些矛盾和冲突，就要通过某些方法，诸如制定和实施各项规章制度，或进行协商、说服、教育；或采取强硬措施等，以解决矛盾，消除冲突，减少内耗，降低管理成本，避免不必要的损失和失误，提高工作效率，建设和谐的组织管理体系。

一、协调活动的基本类型

1、对上的协调。对上的协调主要是指对系统内上级机关部门的协调活动。对上的协调主要以争取上级理解、关心和支持为目的。

2、对下的协调。对下的协调是指授权机关或业务主管机关以所的名义对所属单位的协调活动。这类协调活动一般通过检查指导工作、督办待办事项、调查了解情况、蹲点协助工作等形式进行。

3、同级协调。同级协调特指机关各部门之间的协调活动。这类协调方式比较常见，使用也比较频繁，是机关管理活动中最普遍的协调方式之一。

4、对外协调。对外协调是指授权机关或业务主管机关以所的名义对所外政府部门、社会单位的协调活动。对外协调同样也是一个单位求得生存发展必不可少的协调活动。

5、部门内或系统内协调。部门内协调是指部门内部不同业务工作或岗位工作的协调活动；系统内协调是指业务系统内部的协调活动。部门内部的协调活动属于日常性的工作事项，体现各岗位之间既分工又合作的工作关系，这种协调一般通过制度、规范、流程、合理分工、业务会议等形式进行。系统内协调属于专题性的协调范畴，一般在研究讨论重要事项时开展实施，不属于日常工作。这种协调一般通过会议、文件等形式进行，相对简化一些。

6、公务协调。公务协调是指为确保重要公务活动顺利开展而进行的协调活动。公务协调一般目标、目的比较唯一，因为重要的公务活动都有很强的目的性，同时一般还具有时间紧、任务重、要求高、组织复杂、环节多的特点，需要周密策划安排，各部门各单位密切配合协同，这类活动的牵头组织单位往往是协调的主要实施者。

二、协调活动的常用方式方法

1、文字协调。文字协调是最普遍的一种协调形式。包括下发正式文件、制定工作计划并实施计划、工作进度表、工作检查表、业务流程图、信息收集与反馈制度等。

2、会议协调。会议协调的主要形式包括座谈会、研讨会、交流会、现场会等各类协调性会议。在会议安排时要注意会前认真准备，会上畅所欲言，会后检查督促，确保召开会议的质量和效果。

3、面商协调。面商协调是一种面对面的小范围协调形式，可以达到文字、会议、电话所不同的效果。这种形式气氛宽松、易于沟通，易于形成共识，达到协调的目的。

4、建议式协调。以平等的姿态，通过提出合理化或建设性的建议，提请对方参考或选择采用，达到协调的目的。同级单位之间一般可以采取这种方式。

5、相机式协调。突发性事件，随机出现的各种各样的新问题，领导临时交办的任务等等，这类情况，可以随机应变，灵活掌握和使用各种有效适用的协调方式，以求达到解决问题、完成任务和实现目标的目的。

三、协调活动的艺术和技巧

1、辩证头脑和系统思维。协调活动不是简单的就事论事，做好这项工作需提高认识，转变观念，辩证的、系统地看问题。协调本身不是一个孤立的工作环节，要站在战略高度、全局性看待问题。不能一成不变的囿于固有方式，要灵活掌握和使用协调方式，学会抓住问题的本质，同时要将系统工程理论引入协调活动中，在实施协调工作时，既要看到问题的表象，又要看到相互关联的各个方面，不能顾此失彼，因小失大，解决了旧的问题又冒出了新的问题。

2、平等相待，以诚相见。人是感情的动物，从管理学讲，人需求的最高阶段是获得尊重和认可，以诚相待，尊重对方，建立互信，就会拉近双方感情、心理和思想上的距离，就会有利于问题的解决。

3、换位思考，找准时机。在从事具体的协调活动时，很多时候是需要换位思考，一味的从我出发，以我为主，常常达不到应有的效果，即时协调工作做完了，也难以做到各方心悦诚服，心情舒畅。同样，协调工作选择合适的时机也非常重要。时机选好了，火候合适了，协调就会取得意想不到的结果。相反，不但问题解决不了，还会无形中冒出许多次生矛盾和问题，设置新的障碍，增加解决问题的难度。

4、搞好关系，灵活幽默。不管是部门内部各岗位也好，还是部门单位之间，上级与下级之间，个人与组织之间，都存在着千丝万缕的各种联系。在开展协调活动时，头脑中必须拥有这样的概念，即处理好各种各样的关系也是协调工作的重要内容，如何处理好，也许只能意会，但其中非常關键的感情、技巧和方式等因素，有时会起着特别的重要作用。

5、坚持忍耐，切忌急躁。有人群的地方就会有问题和矛盾，有组织的地方就会有摩擦和冲突。协调工作只能减少矛盾，但不能根绝问题的存在。因此，协调活动要有打持久战的思想准备。学会忍耐和坚持，养成良好心理素质和工作习惯，防止急躁情绪，是做好这项工作的很重要的基础。

四、协调活动的流程和操作

第一步：调查研究。问题出现后，首先要了解基本的情况，掌握必要的信息，努力做到心中有数，知己知彼，为协调活动的实施做好充分的铺垫。

第二步：分析论证。掌握第一手资料后，不要急于出手协调，要分析情况，发现问题关键、主要矛盾或矛盾的主要方面，以求找到有针对性的最佳协调方案。

第三步：拟定方案和目标。拟定周密协调方案，确定欲达到的协调目标。

第四步：确定人选。确定主协调人和辅助人员，包括己方和目标一方。

第五步：确定活动方式。选择协调活动的具体方式，是组织召开会议、还是发文、面商等等。

第六步：选择时机和地点。选择协调的有利时机，必要时可以等待有利时机的来临，包括领导讲话、上级精神、政策发布等。地点的选择也是很重要的，是在办公室还是在其他更为合适的地点，都可以斟酌使用。

第七步：进入协调角色。即实施协调的过程。

第八步：提出结论性意见并向领导汇报。协调实施完成后，应及时向领导汇报，听取领导的指示意见，以求争取领导的支持和指导，促使协调工作顺利进行。

第九步：协调的终结。如果协调活动进展顺利，各方满意，在请示领导后可以终结该次协调活动。如果各方分歧较大，无法达成共识，问题得不到圆满解决，需请示领导下一步工作安排。

第十步：做好记录和总结。要对协调活动进行评估工作，总结得失，不断改进。

总之，协调活动是机关管理工作中一项重要的工作形式，这项工作实施的程序、规范化水平、实施的过程和效果，直接影响机关整体管理水平的提升，影响工作效率和执行力。