河北师范大学信息技术学院 常朝辉 张攀峰

邮件合并小技巧

河北师范大学信息技术学院 常朝辉 张攀峰

在平时的工作和学习中，我们可能会遇到这样一种情况：在Excel表格中存在着大量的数据，但是这些数据只有一个标题栏，现在需要将这些数据导入到一个新的空表中，而且每一页包含的数据项是相同的且都必须包含标题栏，最简单的方法就是邮件合并。

具体的操作步骤是：第一步，将Excel文件保存成“MicrosoftExcel97/2000/XP/2003(*.xls)”。第二步，将新的模板表格插入到Word中，调整好字体和行间距。第三步，选择Word文档菜单栏中的“引用”，就会出现“邮件”选项，点击“邮件”，“打开数据源”，就会出现选择框，选择第一步保存的Excel文件，“打开”，出现图1所示的框，点击“确定”即可。

图1

图2

图3

第四步，在第二步插入的模板表格中插入需要的信息。以第二步插入的表格为例，将光标放在“姓名”下边的第一个表格中，点击“插入合并域”，如图2所示。

接下来就会出现图3所示的选项框，此时选择与模板表格中的标题相对应的选项即可，“插入”“关闭”，相应的选项就会出现在模板表格中。

值得注意的是：当模板表格中的一行填满时，点击“插入合并域”下边的“插入Next域”，出现图4所示的结果。

图4

其他的空表格按照上述的操作填满整个表就可以了，在最后一个表格里不用再插入Next域，如图5所示。

图5

接下来点击“合并到新文档”就可以了，结果如图6所示。

图6