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提高高职院校系级教学档案管理质量的研究

2017-07-25邓萍

广西教育·C版 2017年6期
关键词:高职院校素质质量

邓萍

【摘 要】本文简述高职院校系级教学档案工作的任务,提出要做好教学档案工作,工作人员必须具备高度的责任心、工作的主动性、吃苦耐劳的精神、一丝不苟的作风、团结协作的态度、熟悉业务的能力、一定的创新能力,并探索高职院校系级教学档案工作的改进措施。

【关键词】高职院校 系级教学档案 管理 质量 素质

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889(2017)06C-0122-02

教学档案管理是教学管理的重要组成部分,紧紧地服务于教学工作,因此教学档案工作的好坏,将直接影响整个教学工作,最终影响学生掌握知识和技能的熟练程度。关于教学档案工作已有不少学者进行了研究。笔者结合实际工作情况,探讨高职院校系级教学档案工作的任务、档案人员应具备的素质和能力,以及改进的措施。

一、高职院校系级教学档案工作的任务

以系部为教学管理的高职院校,其教学档案一般分为校级和系级管理,系级教学档案工作是比较琐碎的,工作任务归纳起来主要有以下几个方面:

(一)档案的编制。系级教学档案在编制方面主要是协助主管教学的系主任制(修)订教学计划,大纲(标准)、实施办法,以及有关教学检查、教学评估、课程建设等具体工作;新学期课程表的排定、考勤登记、课堂日志等的落实;教学计划的执行情况、调课事宜、课程考试试卷的规范、监考安排、编制考试情况记录表、学生成绩的登记、统计学生成绩,等等。

(二)档案的收集。收集教学档案是工作的重中之重,凡是与教学有直接或间接关系的都要收集,范围包括上级和系级的文件、指示、规定、办法、通知等;系级与教学工作有关的教案,课程标准,教学进度表,课程表,教材,教学日志,成绩册,教学任务书,学生考勤表,每门课程教学总结,期末考试卷、参考答案、评分标准,试卷分析报告,考场情况记录,教研室工作计划和活动记录,教学检查记录,教师互听课评课记录,学生代表座谈会记录,学生对任课教师的评价,学生参加各类竞赛获奖情况等。各类教学材料必须收集完整、准确,不能短缺、遗漏或重复,保证档案的真实性。

(三)编制和收集教师的教学档案。教师的教学档案直接记录着教师的信息,影响着教师的切身利益,对教师的职称晋升、补贴、工作回顾、师资队伍建设等都有一定的参考作用。档案内容包括教师的基本信息、教师每学年授课数量和教学质量、教师科研情况(包括科研项目立项,结题,论文,自编和参编的教材、讲义、教学参考资料,获奖等)、教研活动情况(包括教师校内培训、教师之间互听课、教师本人参加各类比赛、指导学生参加技能竞赛及获奖情况等)、教师外出进修情况、教师到企业锻炼情况、教学效果测评、教师工作量统计。建立健全教师档案,做好评选教学优秀奖的资料准备工作。

(四)学生工作档案的管理。负责申报学生学籍管理,并及时报告学籍管理中出现的问题;学生在校基本信息、学生毕业信息、学生参加技能比赛情况及获奖证书扫描复印件、学生课外活动、学生社会实践活动情况、学生就业单位情况、毕业生初次就业率统计、毕业生跟踪调查情况及就业分析等。

(五)档案的整理。由于收集的教学档案种类较多,份数也多,需要进一步条理化的整理,进行基本的分类(一般分为教学类、教师类、学生工作类)、组合、排列、编号、编制目录、组成有序的档案等;整理有关教学档案,归口管理各种教学文件,工作做到规范化、程序化,便于今后查阅。

二、高职院校系级教学档案工作人员应具备的素质和能力

教学档案工作是业务工作,也是服务教学的工作。教学档案工作有些是重复性的,有些是突发性的,要做好教学档案工作,要求教学档案工作人员具备较强的素质和能力。

(一)高度的责任心。高度的责任心是做好教学档案工作的基础。高职院校系级教学档案工作是基层的教学管理工作,特别是以系为管理中心的院校,系级教学档案更是无法代替的工作。教学档案工作不是轰轰烈烈,而是比较繁杂、枯燥的工作,也是比较重要的工作,责任也重大。因此要做好教学档案工作,必须具有敬业精神和职业道德,端正工作态度;必须保持良好的心态,热爱自己的岗位和工作,爱岗敬业,对本职工作要有高度的责任感,一心一意做好每一件事情。有时责任心比能力显得更加重要,有了高度的责任心,即使有困难也会想方设法完成工作。在工作中也要做到耐心和细心,安排课程、学生成绩的登记、试卷的发放和归档等需要细心地工作,不允许有差错,否则就会出现问题。

(二)工作的主动性。对工作有主动性是做好教学档案工作的前提。教学档案工作是事情比较多的工作,但又往往没有硬性规定的工作量,有些工作今天可以完成,明天也可以完成,但教学档案工作又不是小事,所以教学档案工作要主动,不能等领导安排了才做。今天的工作任务不能拖到明天,要按时或提前完成任务,要有奉献精神,对教学工作要主动联系有关人员是否落实。时刻提醒自己要主动工作,实际上工作的主动性也是职业道德的具体体现。

(三)吃苦耐劳的精神。吃苦耐劳的精神是教学档案工作必须具备的品质要求。教学档案工作是服务性工作,要紧紧围绕教学中心工作,很多工作任务小而多、繁杂、枯燥,同时也与各个相关职能部门有关联,有时需要跑来跑去,有时甚至需要加班加点。所以教学档案工作人员要有吃苦耐劳精神,要有自我牺牲精神,始终对工作充满热情,精神饱满,在工作中表现出乐观精神,要体会到工作的乐趣,对取得的工作成绩有成就感。

(四)一丝不苟的工作作风。一丝不苟的工作作风是教学档案工作必须具备的素质。教学档案工作无小事,有它的特殊性,也决定了教学档案工作人员必须努力勤奋。教學档案工作虽然多而杂,决不能马虎,工作要实事求是,不能弄虚作假,不能自欺欺人,工作要严谨务实、一丝不苟,特别是一些试卷打印、装订、分发,成绩的录入,教师工作量的统计等工作,更是要求精益求精、脚踏实地、不能出错。当然也不能因怕出差错而框住手脚,过于谨慎,过于放缓速度,要有一丝不苟的工作作风,也要提高工作效率。

(五)团结协作的态度。团结协作的态度可以保证教学档案工作环境具有轻松的氛围。教学档案工作人员在工作中不仅自己要努力完成工作,还要主动配合别人一起完成工作,多与人沟通。在工作中常与学校各职能部门、教职工、学生打交道,多与人相处。待人接物要有诚信,正直,尊重人,平易近人,对教职工和学生一律平等对待。讲团结,当然也要讲原则,遵守纪律,不偏心,热情大方,热情服务。在工作中难免与人出现矛盾,有矛盾要讲究处理方法,对事情有自己独立的思考,对建议意见可以向领导提出并且到位,但不要越位。只有这样才能每天都能在心情愉快的环境中工作,才能有和谐的氛围。

(六)熟悉业务的能力。熟悉业务的能力是做好教学档案工作的关键。档案是事实的真相、历史的见证,是教学工作的凭证,在教学中起到参考的作用,并在此基础上得到不断的发展和提高。要做好教学档案工作,工作人员必须熟悉业务,具备一定的业务能力,包括沟通能力、协调能力、语言表达能力、文字能力、档案管理能力、办公自动化应用能力等。随着互联网的发展,网络信息日新月异,新媒体不断涌现,给档案工作人员提出了更高的要求,要求具备不断学习的能力、分析问题和解决问题的能力,要更新观念,适应新的教学档案方式(如现在的教案多数是电子版式教案,PPT式占绝大多数)。

(七)一定的创新能力。创新能力是使教学档案工作不断进步的条件。高职教育经过多年的发展,高职生生源已不是原来单一的普通高考生,目前的高职院校包含有普通高考生、中职升高职生、初中毕业五年一贯制等多种生源,办学模式有“2.5+0.5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式,人才培养方案也有多种形式。因此,教学档案必然数量多,收集、分类、整理等必须科学化,工作人员应具有一定的创新能力、科研能力进行归纳总结,具有新思想、新方法,才能做好档案工作,要与时俱进,不断进步,适应时代的发展,接受新生事物。

三、高职院校系级教学档案工作的改进措施

(一)提高思想认识,高度重视工作过程。要提高思想认识,深刻认识到高职院校系级教学档案工作的严肃性和重要性,高度重视工作实施过程的每一个步骤,切实解决工作中遇到的实际问题,在科学管理上下功夫。高职院校系级教学档案工作是直接影响到学生学习、毕业乃至前途的重要工作和教师教学工作,必须一丝不苟、认真负责,来不得半点马虎。要根据教学档案的职能和特点,认真研究找出最突出的任务,有针对性地进行重点分析,找出合理的解决方法。只有在工作中高度重视,不断认真总结出好的工作方法,工作实施才会更加科学化、规范化。

(二)建立行之有效的管理制度。要制定明确的教学档案管理目标和管理标准,建立一套完整的适用于系级的教学档案管理制度,以指导和规范系级的教学档案工作;要建立系级教学档案工作网络,确定教学档案工作人员的岗位责任制;要制定目标管理标准、考核制度,奖惩分明,奖优罚劣;要实行教学档案定期检查制度,形成规范教学档案管理的长效机制,确保教学工作正常有序进行,特别是对教研室的工作,每学期都要对现有的档案材料进行集中整理、分类归档,然后再进行专项检查,提出整改意见;要实行教学档案人员定期培训制度,不断提高其业务素质和管理水平,不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法,以提高教学档案的利用价值。教学档案有其自身的特点,教学档案管理人员要解放思想、更新观念,不断寻求教学档案与一般档案的异同,同时针对这种特点寻求适合教学档案管理的新方法和途径。

(三)实施信息化的管理手段。随着现代办公设备的自动化,教学档案工作也相应快速地发展,高职院校系级教学档案工作的信息化管理可以提升管理工作效率,提升高校的建设水平,更好地利用教学档案资源。信息化建设,能促使系级教学档案工作管理程序更加合理,从而有助于增强系级的快速反应能力;能进一步促进系级资源的合理组合及利用,使其在现有资源条件下达到最佳利用的效果,求得最大的使用效益。配置好的信息化管理软硬件设备,通过专业软件进行系级教学档案工作的管理,减少人为疏忽的问题。第三方的验证和管理可以减轻管理工作人员负担,也便于将相关资源联网使用,构建大数据平台,服务于相关职能部门,特别是教学部门。

【参考文献】

[1]王海玲.高职院校系级教学档案管理的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报,2007(9)

[2]钱杏英.浅谈高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策[J].中国科教创新导刊,2008(35)

[3]李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考[J].湖南环境生物职业技术学院学报,2009(3)

[4]辛丽华.浅谈怎样做好高职院校教学秘书工作[J].山东商业职业技术学院学报,2009(4)

[5]郑娜.浅谈高职院校系部教学秘书的能力结构[J].中小企业管理与科技,2010(33)

[6]李艳艳.高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策[J].學理论,2010(16)

【作者简介】邓 萍(1973— ),女,广西河池人,广西现代职业技术学院资源工程系教学秘书。

(责编 卢 雯)

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