张树艳 中石化石油工程地球物理有限公司华东分公司

浅谈档案管理水平的提升

张树艳 中石化石油工程地球物理有限公司华东分公司

企业档案管理是企业管理的重要内容，企业在生产经营活动中形成的大量档案资料已成为企业发展壮大的重要信息资源。企业档案管理水平的提升，对企业管理的顺利进行起着至关重要的作用。本文针对如何提升企业档案管理水平，进行了相应的分析和探讨。

档案管理 创新 数字化 制度

档案存在于各个单位、组织，从企业、学校、公司到政府、执法机构都需要档案管理。而档案管理工作是一项极具管理性和科学性的工作，因此推进档案管理制度的创新，加强档案管理的规范化、标准化、科学化是档案管理发展的迫切要求。由于纸质档案具有易损毁、耐久性差，成本高，需要的物理空间大等因素，数字化档案开始替代传统的纸质档案。档案管理模式的不断更新，需要我们跟上时代的步伐、适应不断发展的新潮流，对当前的档案管理工作进行新的分析和探讨。

一、当前档案管理存在的问题

（一）档案管理工作不被重视

档案管理工作存在于每个单位或企业，本应该受到高度的重视。但许多企业里的企业管理人员过于追求经济利益，导致在实际工作中，对于档案管理的重视程度不高。除了一些历史性因素影响较强的企业，一般很多单位或企业很少会专门设置负责档案管理的机构，配备专业的档案管理工作人员，档案管理只是对各部门信息资料进行简单的保存，没有进行深入的分类、整理、编辑等工作，很难达到档案管理工作的预期效果。

（二）档案管理手段与时代发展不相适应

传统的档案管理是以文字、纸张的形式记录、传递、收集、整理档案。纸质档案的成本高而且需要大量的物理存储空间。纸质档案对档案管理人员来说，不仅工作量非常大，而且纸质档案的管理维护也有一定的难度，容易造成档案的缺失、损坏等，不便于后期查阅、利用。数字化档案采用先进的数字化存储技术具有物理空间成本低、存储量大、易管理、可视性强、查询便捷，工作效率高等优点，因此档案管理模式应顺应时代发展的潮流发生转变，数字化档案势在必行。

（三）档案管理人员素质问题

在企业的档案管理工作中，档案管理人员是档案管理的主要负责人，因此承担的责任也非常重大，尤其是对档案管理改革要进行深入的了解和分析，这对于提高自身的工作效率以及企业的竞争能力都非常有帮助。但从目前的企业档案管理来看，很多的档案管理人员缺少良好的职业道德意识，工作中缺少责任感和积极性，缺乏先进的档案管理理念和专业的档案管理技能。

（四）档案管理体制问题

当前大部分的企业决策者并没有意识到档案管理对整个企业的必要性，决策者的思想观念并没有得到真正的转变，档案管理的体制存在缺陷，缺乏一个系统合理的档案管理制度，档案的日常维护也没有及时跟上。有的企业甚至就没有设立档案管理部门，还有的企业虽然设立了档案管理部门，但是所沿用的依旧是传统的档案管理体制，这都会影响到档案管理工作的有序进行。

(五)档案管理的安全性问题

纸质档案具有易损坏，耐久性差，不可再生等不安全因素。这些不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。

数字化档案与纸质档案相比具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。数字化档案的这些不安全因素，也同样影响了对它的管理和长期保存。

二、提升档案管理水平的措施

（一）加强对档案管理工作的重视程度

加强对档案管理工作的重视程度主要从三个方面来加强。第一方面是单位内加强对档案管理的重视程度，而且要“自顶向下”的，即从领导加强重视程度开始，一级一级地向下传递，利用体质的优势加强对这一工作的重视程度；第二方面，要加强对档案管理工作的支持力度，客观上为档案管理的开展创造出一个良好的环境，为其扫除障碍；第三方面，档案管理人员要从主观意识上加强对档案管理工作的重视程度。

（二）实现档案管理现代化

档案管理工作也要顺应时代的发展，简化工作流程，更多地使用计算机、网络信息等技术，对各类信息资料进行电子化收集、整理、归档，实现档案管理的信息化、科学化。在档案管理中，许多企业或单位已经开始转移重心，由以传统的纸质档案为重转变为以电子档案为重，并逐步将之前纸质档案的数据输入电脑，与后续的电子档案汇集起来统一管理。电子档案的管理、利用比传统纸质档案更加方便、快捷，适合在现今快节奏的社会生活中使用。电子档案只需将信息储存在计算机或者网络空间中，不需要占用太多实际的物理空间和资源，查找起来也更加方便、快捷，管理、维护相对更加简单，不用担心因环境影响而造成损坏、缺失。数字化档案，可以大大提高文件的分类速度、借阅、归还文件的速度。有利于提高档案管理的规范化、标准化、科学化和现代化水平，提高档案管理的效率。以科技档案管理为例，由于档案借阅的对象繁多，如有些单位的相关技术部门、各个地震勘探小队、其它用到此类相关档案的单位等，要想准确统计，动态了解这些情况，按以往方式必须“归档”以后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反应当前的情况。真正做到了让办公室人员不出门便可知晓天下事。由于信息的超时空流动，让数字化档案事实上成为了“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

（三）提升档案管理人员的工作能力

加强人员培训，从而提升档案管理人员的工作能力，为提高档案管理规范化、标准化、科学化提供智力支持。档案业务的培训是档案工作的一个重要组成元素，它的重要性不容置疑。在当前档案工作新的要求下，各单位或企业要对档案管理人员进行业务培训。培训内容应从促进档案管理工作的规范性和增强档案管理工作的自觉性两方面入手，就依法归档、档案业务基础知识与流程、档案规范管理、档案管理相关制度、建立健全档案工作机制、业务规范标准、文件形成与积累以及在档案工作中存在的常见问题等进行系统学习。

学习可以是自发行为，也可以是组织行为。激发档案工作人员自助学习的热情，有利于档案工作人员自助更新知识，完善知识结构。组织内部形成自主学习的风气，让档案工作人员自发的去解决工作上的难题，这也是为组织节约人力、财力，让组织将更多的精力放在发展规划上，有利于档案工作的长远发展。

1.进行思想教育，让档案工作者提高身为文化工作者的觉悟，让其从思想上认清自己所肩负的责任。而且思想教育不是阶段性行为，应该长期以正确的职业观熏陶档案工作人员，提高档案工作人员政治素养、思想水平、文化素质。

2.进行组织培训。首先是进行业务培训，可以根据档案工作的需要适时进行。通过长期与短期培训相结合，针对性培训与入门培训相结合，提高工作人员对档案工作的认识，熟悉档案工作的具体流程。其次举办专题业务培训，针对档案工作中出现的疑点、难点开展专题培训。将某一专业领域的知识结合档案工作，集中为工作人员答疑解惑，拓宽档案工作人员知识面，提高档案工作人员综合能力。例如，鉴于目前对档案数字化的要求，档案工作系统可以举办档案数字化专题培训。最后是举办业务研讨会，以此来加深各个档案部门之间的联系，促进各个档案部门的交流，推动“产、学、研”三位一体进程。

3.档案工作人员进行继续教育。将基础教育与提高性培训相结合，有利于提高档案工作人员综合素质，有利于形成多层次、多类型的专业培训体系。可以将组织内部选拔的人才送往管理较为先进、档案工作经验更为丰富的单位学习，为完善组织整体规划以及优化组织管理水平打下基础。

提升档案管理员的业务水平和管理水平，以应对新形势下档案管理工作的要求。与此同时，还要通过一些激励的措施，充分提高档案工作者的积极性，为全面推进档案管理规范性工作提供智力支持。例如:对档案管理人员进行“表扬、嘉奖、授予荣誉称号”等荣誉激励。对工作成绩组织表示予以肯定，检查或评比中获得优秀等级者应及时给予表彰、奖励，并通过网络等宣传媒体对其进行褒扬。荣誉种类以少不宜多，评奖、评先进、授予荣誉称号不宜过多过滥，而且要公平公正，得到其它员工的认可，不可徇私舞弊。

（四）建立健全档案管理机制，规范档案管理工作

建立健全档案管理机制，强化档案管理体系，主要包括以下四点:第一，建立合理科学的企业单位档案管理工作用人制度。第二，建立激励制度。管理学的理论认为，一切管理活动都要以充分调动人的积极性、发挥人的主观能动作用、开发人的潜在能力为根本目标。档案馆在管理工作中同样必须重视对人的管理，以人为本，充分调动档案管理员的积极性。档案管理工作中的激励机制就是以人为中心的管理方法。80%的事情在20%的时间内高效率完成才是我们追求的目标。要实现这一目标就要制定一套赏罚分明的档案管理制度，这种赏罚制度不仅针对员工，同样也针对领导。这样就可以形成制度约束的双向性，使员工和领导之间相互监督和相互引导。与此同时，建立物质激励和精神激励相结合的激励制度，以精神激励鼓舞档案管理工作者的工作热情，以物质激励推动档案管理工作者的工作效率，从而实现档案管理工作的优化。第三，建立简明实用的档案管理制度。档案管理制度针对的是档案管理这项工作，不是搞学术、写文章，不需要制定复杂的、难以实现的制度让工作人员去执行。只有简单实用的制度，才能够更好发挥档案管理制度的指导和规范作用。第四，坚持制度的严肃性。档案部门是档案管理制度的制定部门，同时又是规章制度的执行部门，这就要求在规章制度的执行过程中，不管是领导还是员工都应该以制度为行事标准，做到赏罚分明，充分体现制度的权威性和严明性。

（五）提高档案管理的安全性

杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话中说:“1.必须始终把档案安全视作档案工作的‘生命线’，把档案安全工作放在档案工作的首位，奠定档案事业安全、协调、可持续发展的坚实基础；2.必须始终坚持‘以防为主、防治结合’的基本原则，一手抓安全防范，一手抓受损档案抢救和保护，努力避免和减少各种外来因素对档案的不利影响；3.必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子档案内容真实、长久可读和有效利用；4.必须始终坚持把安全督察和制度建设相结合，提高规范化管理水平，切实强化执行力，努力把各种可能的安全隐患消灭在萌芽状态；5.必须始终坚持发挥科技创新的先导作用，不断为档案实体安全和信息安全提供坚强的技术保障。”这是从档案安全保障工作长期的实践过程中凝练出的经验和要求，也是我们在档案安全体系建设中必须坚持的总体思路。根据这一思路，就需要我们配置一些先进的设备，例如：去湿机、空调、温湿度计、消毒柜、防磁柜等，确保档案库房环境的适宜度以及档案的操作的规范化，科学化，以增强纸质档案的耐久性、电子档案更加长久的保存；数字化档案势在必行，而电子文件的生成、输出、保存、传播等均需要依托计算机和网络，加强网络建设和技术支持是将电子文档应用于档案工作的重要前提，各单位或企业除了要培养专业的档案工作人员，还应招聘一些专业的网络技术人员，防止黑客的攻击、病毒的侵袭等对档案工作造成影响，另外还需定期对电子电脑等设备进行维护，确保档案管理工作的顺利进行。

三、结语

总之，要想行之有效的提高档案管理工作的科学化水平，就必须加强档案管理理论的学习，加强档案管理在实践中的学习，不断创新、不断优化档案管理的工作方法，不断完善档案管理制度，适时更新先进设备和学习新技术，破除思维定势、习惯性思维、传统性思维以及封闭性的思维模式，以开拓的思维空间、丰富的想象力、创新的思维方式去做档案管理工作。坚持科学的管理理论，实现档案管理方法的科学化，并形成合理的科学制度保障，最大限度地提高档案管理工作的质量，从而提升档案管理工作的水平。

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