摘要：高职院校中学籍档案管理是占着很重要的位置，因为受高职院校形成特点的影响也由此存在一定问题在高职院校学生学籍档案管理工作中。为了高职院校学生学籍档案管理效率更高、管理更规范。本文分析先阶段高职院校学生学籍档案管理工作中存在的问题，并为此提出相应的解决对策，希望能够促进学生学籍档案的有序化、规范化。

关键词：高职院校；学籍档案；档案管理

前言

国家加大对高职教育投人力度，大量涌现高等职业院校，其大多数高职院校都是由中专由一家或者是多家学校合并升格而成的，升格以后的高职院校进行优化对教育资源配置，大幅度提升了办学质量与办学效益，为国家、社会对技能型人才的需求做出了有力的贡献，但是相应也存在着一定的问题在高职院校，因此对学生学籍档案管理是件非常的重要事情，高职院校要深入分析学籍管理工作，不断完善并提出相应的解决对策。

1 高职院校学生学籍档案的构成

学生在读书期间详细全面的记录即为学籍档案，其具体内容分为：学生读书院校记录、受到的处分、获得的表扬，可直接反映出学生在校时的个人思想道德及品质、生活状态、专业研究、学习状态、社会实践等等。由八个方面组成的高职院校学生学籍档案，具体如下：

第一为学生考学的入学信息，包括每年到校报道生的花名册、学生入学登记表、考试档案、入学体检表等记录。第二为学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，必修、选修课程的数量，是否存在重修课程。第三为在校期间学生受到的处分记录和所获得的奖励。第四为学生是否如期毕业、肄业、结业等信息，学历证书的发放记录、相关学位证书等。第五为在校期间学生的政治表现、思想品质记录。第六为学生是否就业，如果学生已就业，就要留存派遣证的存根联。第七关于变更记录学生的学籍信息，包括转学、复学、休学、退学专业变更等记录。第八为所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。以上就是关于高职院校学生学籍档案八个方面的具体内容，学籍档案的保存方式具体为：电子档案、纸质档案。其中纸质档案为：凡是打印的文本、手写纸质材料，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。

2 所存在的问题于高职院校学生学籍档案管理工作中

2.1 不规范的学生学籍档案管理工作

有些高职院校是是由直接升格、中专合并而成，原本学校与晋升为高职院校相比的不一样的办学规模、管理方式等，这也导致了高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式不适应与现存的高职院校学生学籍档案管理工作。时代在发展进步，相应的改变了传统的档案管理模式。部分高职院校的管理还处于起步阶段，还在摸索当中的校园工作，不够全面建立的部门，不完善的制定的职能规范，由于传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的缺失、失真，缺乏独立性的学生学籍档案管理工作，这和教务处、档案馆、学生处等有着密切的关系，不同部门间相互作用，管理中出现不少问题，很容易造成管理混乱、管理职能不清、管理漏洞等现象。

2.2 不规范的学生学籍档案的整理工作

学籍档案工作中主要环节之一是学生学籍档案的整理工作，具体指进行收集后的分类、处理学生学籍档案等工作，根据档案分类法对学生在校期间的原始资料信息进行处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。因为较大的学生学籍档案的整理工作量，其较高的工作的有序性、规范性，因此，学生学籍档案管理工作也成了高职院校相關的考评工作重点，建立的基本原则要以评促建，学籍档案工作的规范有序能够提高。但仍存在着许多不足在现阶段学生学籍档案的整理工作中，比如：学籍档案分类编排不统一，档案作出不同的编排是按照学生入学年份、毕业年份，档案按照学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，作出不同的装订形式是根据根据一个班级 、多个班级，这样造成了薄厚不一的学籍卡组卷，不便于及时查找，也缺少了美观性。相关辅导员对学生在毕业前期的学籍档案进行保管与填写，不少辅导员缺乏一定的档案意识，分别使用铅笔、圆珠笔在填写档案时，不规范的部分栏目填写，造成了档案内容缺少标准性、正确性。

2.3 不到位对于电子档案的认识

高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，由于受到传统思维管理模式的影响，按照以往手写的形式对部分高职院校的学生学籍信息进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，没有妥善的保存部分电子档案，电子档案信息丢失现象容易出现，学生学籍档案保存方式应该采用纸质与电子档案，或者是以电子档案、纸质档案为主。假如对学生学籍档案只以一种形式保存，当档案信息丢失或不全时，对学生和学校而言，将会造成难以补偿的重大损失。

3 加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策

3.1 提高对学生学籍档案管理工作的重视性

高职院校学生学籍档案对每位学生都是很重要的，对学生所有的读书生涯的信息进行记录，所以，要充分认识到学籍档案的重要性对于高职院校的学生和教职工来说，特别是学生学籍档案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作岗位时，进行严格考核其档案思想与专业技能，定期对相关的人员进行培训档案职业道德素养、专业知识。学籍档案管理激励机制与考核制度要建立完善好，学校各个部门要配合和支持学生学籍档案管理工作，确保顺利开展学生学籍档案管理工作，学生学籍档案保存工作的通畅性要不断加强，不能出现掉以轻心、敷衍、相互推卸责任的情况。

3.2 制定学生学籍档案的基本规范

学生学籍档案使用表格要统一，规定建立不同表格的统一样式按照高职院校档案管理进行，督促学校有关部门及人员要注重规范性在书写学生学籍档案时，具体包括学生的基本信息、社会实践意见、考试考核成绩、表扬及处分内容、等信息的填写，都要求统一书写标准，并且信息要求具有客观性和真实性，规范书写格式、字迹、用笔等，书写统一使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔，不能使用圆珠笔或铅笔，使其工整的字迹，档案信息不得任意修改，这是对填写档案内容的统一标准，从而确保学籍档案内容的准确性、可用性、真实性。

3.3 电子档案建设力度要加大

科技不断进步，各行各业广泛的应用互联网技术，信息技术越来越得以重视，高职院校学籍档案管理工作也是如此，这也是符合了未来发展的必然与趋势要求。采用科学技术在当前高职院校学籍档案管理工作中，以往的学籍档案录入、查阅方式得以转变，对学院各部门信息化档案管理工作要加强认识，在实际电子档案建设中，档案管理系统和学院相关部门学籍管理系统交流工作要做好，电子档案平台要构建完善，提升档案管理工作质量与效率。并且在加强加强建设电子化学籍档案管理期间，还要重视纸质档案予，使其电子档案、纸质档案同存同用、相互补充，高职院校学籍档案管理工作得以大力发展。

结语

作为高职院校管理工作的重要组成部分的学生学籍档案管理工作，对于学校与学生都是具有特别重要的意义，由于高职院校受学院发展的影响，也就目前还仍存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，不够完善的管理相应的规范。再加上繁多的学生学籍档案管理工作内容，且要求比较细致的工作内容，所以对于存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，就必须对其进行深入研究、分析，并为此提出可实性的解决措施。每位学生的切身利益和学籍档案密切相关，不管是晋升还是工作的选择都是会涉及到学籍档案信息，因此为了负责好对每一位高职院校学生，高职院校的学生、档案管理人员以及院领导，都要充分重视应对学籍档案的管理工作，学籍档案的管理与服务水平要不断提升，确保每位学生学籍档案信息的准确性和真实性。

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作者简介：

沈学雁（1984.12）男，汉族，广东省连州市，本科，学籍管理，研究方向：学籍管理。endprint