宋艳

[摘 要] 随着我国市场经济的深入发展，科技的不断进步，信息技术已渗透到社会发展的不同领域里，也对人们的生活造成了巨大改变，以往的档案管理的方式方法，以及思想观念已不再适应新时代的档案管理工作的需要。档案管理只有不断创新，才能顺应时代的要求，充分发挥出其本身应有的作用。本文探讨信息时代下档案管理的创新路径。

[关键词] 档案管理；创新；信息时代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03

0 前 言

档案是单位工作的第一手参考材料，真实记录了工作及历史的情况，为单位的各项工作的开展提供备查的依据，是管理工作的重要内容。随着现代科学技术的快速发展，互联网得以普及应用，极大地改变了知识信息的传播与交流方式，社会已然进入了信息化时代，信息化时代中，人们的生活发生了巨大改变，人们获取信息与知识的途径也得以不断拓展，档案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息时代的冲击，面临着较大的挑战，只有与时俱进，实现档案管理的创新，才能顺应时代的要求，充分发挥出其本身应有的作用。随着信息化时代的快速发展，档案管理的信息化建设成为档案管理事业发展的一个必然方向，因此对案管理信息化建设的价值意义进行首要的分析是关键，只有在一定程度上提高人们对档案的价值认识，提高人们的关注度，才可以让人们不断去认识档案管理存在的问题，以纠正其存在的不足。本文将对存在的问题进一步分析，并深入研究当前我国实行档案管理的信息化建设的创新途径，以从根本上提高对信息时代下的档案管理。

1 信息化时代下档案管理的价值

档案管理的信息化建设主要指利用计算机网络，让档案的生成速度得到非常显著地提高，在不同类档案中实现对系统的档案、资料实现分类管理，让使用者可以实现对档案查询或者更好的对档案使用，以此全面发挥好档案作用的目的。在企事业单位中，实现档案管理环节信息化，也是实现档案高效管理的必然发趋势，让其档案的管理工作内容信息量变得更大、事实性增强，以及提高了更新的速度等优势特点。但是在企事业单位档案管理信息化发展过程下，最关键性工作就是要保证档案内容的完整性和安全性，以便于相关部门可以快速便捷地使用与查询档案。这样的管理方式比以往的档案管理有了一个质的飞跃。可以说以后的档案管理将会是更加标准化、规范化与科学化。

信息化时代下档案管理的价值体现，一方面通过对文献信息的二次加工，可以有效的缩短档案的加工时间，以此提高信息的有效性。尤其是对原始档案资料的保护更加有利，通过利用计算机对文档进行扫描，以电子文档的形式做好保存工作，方便工作人员以极快的时间进行调阅使用。这与以往传统档案管理模式相比，杜绝了过去档案原件过多被借阅而可能出现的损坏或丢失的情况发生，从而更好的保护原始档案资料。尤其近年来，计算机的发展，各种计算机软件的开发出来，已经实现了对档案资料的著录、分类整理与调整，从劳动强度与难度方面都大大减少档案管理人员的工作，还提高了对档案管理工作的效率，大大改善了档案的归档方式。另一方面档案管理的信息化建设是一次性投入资金就可以完成的，而达到的目的就是无数次的获得结果。采取信息加工的方式，可以补档案管理过程中存在的资金缺乏的问题。同时进行信息化的建设能够弥补传统档案管理模式下表现出的一些不足，尤其是利用计算机软件可以把档案信息更加快速及时的录入、检索和提取，最显著的改变就是省去了大量存储空间、以及缩短了对档案检索查阅时间等，让档案资料的利用率与档案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立档案的信息化的优势就是利用计算机平台，把信息成果及时在相关网站中公布，让人们可以随时关注一些新情况，新变化。

2 信息时代档案管理现状

首先，在长期思想理念的影响下，档案管理的管理理念仍比较落后，仍存在重保管、轻利用的思想，档案管理还是以保管为目的、以案卷不丢失为思想意识，比较安于现状的思想意识较深，档案管理工作停留在“等、靠、要”，闭架借阅的层次上，开放意识淡薄，创新意识不足，思想认识跟不上时代的步伐。

其次，档案管理机制较为陈旧。大多数单位的档案管理工作的内容较为单一，档案管理内部的竞争机制及激励机制不尽合理，工作人员的工资福利待遇不高，其工资分配与实际工作量、工作能力、工作方法、管理人员的素质不对称，也没有建立起行之有效富有针对性的考核制度，致使档案管理人员缺乏竞争意识及市场服务意识，对自身的工作价值认识不足，工作积极性不高，责任感不强，工作中表现散漫，敷衍了事，缺乏创造性，管理工作低效被动。

再次，档案的利用率不高。档案管理工作在单位各项工作中起着重要的辅助作用，只有实现档案信息资源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分发挥档案的作用，为单位带来巨大的经济效益。而当前大多数单位由于对档案工作重视不足，意识不高，导致档案工作的主动性、针对性和时效性不强，甚至时有发生档案收集不齐全、整理不规范、归档移交不及时等状况，档案利用率不高。

3 信息时代下档案管理的创新路径

档案事业的发展出路关键在于创新，创新是一个民族发展的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，也是推动档案工作发展的原动力。在当今信息化社会环境下，社会衍生的信息和社会对信息的需求呈几何数量的增加，这对要利用档案信息为社会发展提供服务的档案工作提出了一个非常残酷的考验，只有全面發挥好计算机网络系统处理与传输信息速度快、自动化程度高、可控性强、信息共享面广等优势，才可以全面的满足社会需要。尤其是随着各种高科技出现的层出不穷，如内存盘，光盘、芯片等新型记录载体、介质的出现，让档案数据的存储变得更加的多样化，这样以前以纸张为档案载体“一统天下”的局面被弱化了。而电子文档的出现，也改变了对文件的存档，归档，提取方式，也意味着档案的管理和利用，以及服务的理念、机制、手段和模式等要跟着当前最前沿的科学技术的发展及时创新。

3.1 管理理念的创新

在全球化与信息化时代下，知识以爆炸性的形式增长，人们对档案资料及信息的需求越来越高，要求档案信息的种类更为丰富，提升获取档案的速度更快等，档案管理只有不断创新管理理念，才能顺应现代化社会发展的需要。

首先，要提高对档案管理工作的认识，单位领导组织学习相关的档案文件，充分认识到档案工作这项基础性管理工作的重要意义，并根据单位实际，制定出切实可行的档案制度，从上到下加强落实，保证档案形成的各项环节都能顺利开展。

其次，改变以往“等、靠、要”、安于现状的思想意识，以服务的理念来指导工作，改变以往等待用户上门查询的状况，以主动、公开、直接、超前的服务工作主动地贴近用户，关注用户的需求，转变重保管轻利用的落后观念，以满足用户的需求作为档案管理工作的出发点，围绕用户需求进行档案的收集、整理、保管、利用、编研等工作的创新和重构。

再次，信息时代下，档案管理工作人员应紧跟时代的步伐，不断扩展档案工作服务的视野，提升服务创新的能力，更新服务方式，丰富服务的手段，充分发挥档案的应用服务功能。

3.2 管理机制的创新

信息时代下，档案管理应结合自身实际发展情况，不断创新管理体制，以充分发挥档案的利用率，充分实现档案管理服务于社会、单位业务的功能。

首先要创新人才机制。人才是档案管理工作创新的核心资源，是档案管理工作的行为主体，信息时代对档案管理人才队伍提出了更高的要求，而档案管理人才队伍的素质也对档案工作的创新起着关键的作用。人才机制的创新需要档案管理部门根据档案工作实践的发展，不断加强人才队伍的培养教育，完善人才培养机制，提升人才培养的实践性及前瞻性。与此同时，在部门内部营造人尽其才的创新氛围，不以资历论成败，重视人才的潜力，促进人才的发展。

其次，要创新竞争机制，将竞争机制引入到档案管理部门当中，为部门的用人管理注入生机，在档案管理的各项关节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，以充满生机与活力的竞争协调氛围，充分调动起档案管理人员的工作积极性，提升档案管理工作的效率，促使档案管理人员不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以顺应信息时代的需要。

再次，创新惩奖机制。加强对档案管理人员的管理与考核，考察档案管理人员在工作中的各项表现，给予工作表现优异、成果显著且具有创造性的工作人员以积极正向的奖励，对于那些工作态度、责任感一般的人员以适当的督促，构建档案部门内部良好的工作氛围，切实实现档案管理各项工作的有效开展，全面提升档案管理的水平。

3.3 管理手段的创新

信息时代下，档案管理应不断创新管理的手段，从而提升档案管理的工作效率、管理水平及服务质量。

首先，充分借鉴并利用现当代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结，发展，形成科学合理的现代化档案管理体系。

其次，充分利用现代化的先进技术手段、设备、技术成果、管理工具，提升档案管理工作的现代化水准，为档案管理工作注入先进的技术力量。例如充分单位内部网站制作档案管理网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，或是利用现代技术归档电子文件，在网页上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，汇编相关档案管理专题，开展供数据库查询、在线咨询、信息交流等多种服务方式，提升档案的利用率。充分利用现代化及多样化的服务手段，实现档案管理工作及服务的全面性，促进档案管理走向更高的层次、水平，充分实现档案管理人员的自我价值，增加档案部门的信息容纳量，有效提升档案管理工作的效率。

4 结 语

信息化是当今世界经济与社会快速发展的一大趋势，进行档案信息化建设，也是适应社会信息化发展的必然要求。也可以说档案信息化建设是新世纪档案工作赋于的崭新内容，为档案工作带来了一个新的发展机遇，同时也带来了挑战。面对落后的档案管理理念，重保管、轻利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，閉架借阅的层次上，开放意识淡薄，创新意识不足，思想认识跟不上时代的步伐，这些都会阻碍档案管理的健康发展，因此需要对档案管理信息化建设的价值与意义进行分析，同时对于存在的问题进行讨论，并研究探讨当前我国实行档案管理的信息化建设的创新途径，从根本上提高信息时代档案管理工作的效率与效困。

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