胡明珠+孙业东+郭乐+刘琛

摘 要：为加强企业工作流程化管理，全面推进工作流程建设工作，确保工作落到实处，实现企业管理的高效率运转。工作流程在实施过程中，由于工作流程的節点相对较多，查阅纸质工作流程相关节点的工作标准及要求较为繁琐。为此，我们创建制作工作流程电子手册文件，基本实现业务人员在办理业务、日常学习等工作中，很方便地查找每个流程节点的内容。

关键词：企业管理 工作流程 应用手册 创建与应用

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）04（c）-0190-02

工作流程是指工作事项的活动流向顺序，包括实际工作过程中的工作环节、步骤和程序。工作流程一方面可以保证工作质量、规范管理，另一方面可以提高工作效率。企业流程管理是对企业内部改革，改变企业职能管理机构重叠、中间层次多、流程不闭环等，使流程可以从头到尾由一个职能机构管理，做到机构不重叠、业务不重复，达到缩短流程周期、节约运作资本的作用。

1 工作流程电子应用手册的创建背景

近年来，潍坊烟草市局（公司）系统精益管理活动以持续改进管理模式，减少浪费降低成本为核心，并改进措施来实现管理的高效率运转，管理工作流程标准化的建设是确保精益管理活动有效开展的重要管理手段之一。

潍坊烟草市局（公司）系统确定2016年为“管理工作流程建设年”，按照 “全员参与、集中提炼、写我所做、做我所写”的原则，全面开展流程建设工作。至2016年7月底，市局（公司）系统工作流程已编写完毕，共计116个工作流程。在实施应用过程中，每个工作流程的节点相对较多，工作标准要求严格、相关的记录资料复杂，经办人员在办理业务时易出错，同时查阅纸质工作流程相关节点的工作标准及要求较为繁琐。如何解决该问题，提高工作效率，快速地查阅学习各流程节点的工作标准及资料准备，了解掌握该流程相关的支撑文件、关键节点等，是当前亟待解决的问题。为此，我们创建制作工作流程电子手册文件，基本实现业务人员在办理业务、日常学习等工作中，很方便地查找每个流程节点的内容。

2 工作流程电子应用手册的创建过程

我们对目前工作流程研究现状和发展趋势进行了调研，按工作流程开展各项工作，最终目的就是要将工作流程灌输到每名员工，以确保各项工作的实施与落实。按工作流程开展各项工作，就是要加强贯彻落实，我们往往缺的不是工作流程，而是按工作流程办事的执行力。但是我们现在更需要的是能够创建一种更柔性和人性的方式来推动工作流程的严格落实，来从内心深处激发员工的主动性、积极性和创造性。

基于各类工作的特点，部分工作流程节点多，要求资料规范，经办人员在办理业务时易出错，查找相关工作流程对应的标准要求时较为繁琐，不利于此项工作的顺利开展。因此，如何解决上述问题，使实际办理业务的人员都能熟知各类工作流程各个节点的要求，实现工作的流程化、标准化、信息化，把工作做真、做实、做细、做精，促进各项基础管理工作上水平，真正把工作落在实处。为此，我们创建制作各类工作流程电子应用手册，彻底解决以上问题。所以，该电子手册不仅是工作中的好帮手，还是工作流程学习、培训的好工具。该电子手册文件通过微软公司提供的PPT软件进行编制，提供一种操作简单的实用工具，其对于微机硬件配置要求不高。

由于职工年龄结构差距较大，有相当一部分年龄大的员工仅能掌握电脑应用的初级操作，而繁琐的操作步骤让他们望而却步。而我们工作流程电子应用手册的设计就适用于全部年龄段，操作相对简单，在开始使用时，只需要用鼠标双击“电子工作流程手册”文件，该工作流程应用手册会自动运行，使用下拉菜单式管理，以后的所有操作只需要使用鼠标进行点击操作即可，其操作起来十分方便，并且得心应手。

我们通过将工作流程的各个节点全部集中汇总到工作流程电子应用手册中，当各个岗位上的职工需要查看时，打开该手册后，所有工作流程的各个节点将会在微机屏幕上全部显示出来，点击某一节点名称时，将自动显示该节点的相关标准要求、所需资料、责任部门及责任人，不必来回查找纸质资料，既节约了查找资料的时间，又提高了员工学习的兴趣。本工作流程应用手册界面直观，业务经办人员易于理解各个节点的要求。

3 工作流程电子应用手册的应用成效

3.1 提高工作效率

通过使用工作流程电子应用手册后，将会大大提高各个岗位的工作效率。比如，业务经办人员在查看工作流程的相关要求时，因部分工作流程节点较多，造成工作效率较低，而通过我们创建的工作流程电子应用手册，可以从电脑端直接查看，点击后所有工作流程各个节点是在微机屏幕上显示出来的，业务操作人员只需要看一下屏幕显示，并按照流程节点开展业务工作即可，因此将大大提高工作效率。

3.2 提高学习积极性

创建制作各类工作流程电子应用手册，以易操作性作为保障，将文字、图像等媒介要素有机结合，操作界面内容丰富、直观易懂、一目了然，让学习工作流程的人员不感到枯燥无味，提高学习的自觉性和积极性。

3.3 增强操作灵活性

纸质版工作流程查阅时，易出现串行而导致执行出错。而使用工作流程电子应用手册后，将彻底解决出现串行而导致执行出错的现象。当出现某一工作流程又涉及另外一项工作流程时，只需单击另一工作流程图标，将立即调用该项工作流程，实现工作流程之间相互调用的无缝对接，还能实现自动查阅工作流程相关支撑文件的功能，当相关支撑文件修改或更新时，同步修改工作流程电子应用手册信息，增强了工作流程电子应用手册操作的灵活性、多样化，使其查阅相关文件及信息内容时，更加方便、更加及时、更加快捷。