刘曼

摘 要：针对航天科技产业背景下固定资产投资项目档案管理中存在问题，结合实际工作中的体会和思考，提出了相应问题的解决措施，探讨最优管理模式，以期提高项目档案管理水平，使项目档案更好地服务于航天科研生产。

关键词：航天科技产业；固定资产投资；档案管理；科研生产

中图分类号：F562.6 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.080

近年来，航天科技企事业单位为了拓展科研生产业务领域，提升本单位的科研生产能力和水平，加大了固定资产投资项目建设，新建、扩建和改建了许多科研、生产基地，由此产生了大量的固定资产投资项目档案。而在航天科技产业背景下产生的这些固定资产投资项目档案又与传统的项目档案有所不同，有其独特的建设和归档方式。如何更好地管理这些档案，使其发挥最大的效用，更好地服务于航天科研生产，是每一个航天档案管理人员应该深入思考的问题。

1 症结所在以及成因

要想解决工作中存在的问题，并逐渐向最优管理模式靠拢，必须先了解出现问题的原因。在航天产业背景下固定资产投资项目实施的过程中，由于投资规模大、实施进度紧、技术难点多、协调难度大、相关手续办理过程复杂、项目验收要求高等，导致项目档案收集过程中存在以下问题。

1.1 重视项目建设，忽视项目档案管理

项目档案在项目立项阶段就已经存在，它贯穿整个项目建设过程。但是，由于项目档案不直接产生经济效益，因此，项目立项后，项目主管单位一般会把全部的人手和精力集中到项目建设和实施中去，而忽视项目档案管理工作的进行。往往项目已经开始实施，档案部门还没有得到项目建议书、初步设计和批复等相关前期文件，导致档案人员在文件资料收集过程中无据可依，无法很好地履行监督、检查和业务指导的职能。另外，项目管理人员和建设人员也不重视项目档案管理，他们认为项目档案可有可无的思想反映在行动中，就是忽视项目建设过程中的原始记录、文件资料的收集、整理和歸档，不仅使项目档案的完整性、准确性和系统性受到影响，也使得项目档案工作与项目建设不同步，相对滞后。

1.2 缺乏专业知识，业务水平不一

在工作过程中，档案管理人员缺乏航天专业技术知识，项目归档人员缺乏基本的档案知识，业务水平不一，导致资料收集不完整，归档质量低。

航天产业背景下产生的固定资产投资项目档案是航天档案的一种，具有很强的专业技术性。因此，除了档案管理学知识以外，还要求档案人员要掌握航天专业技术的一般知识，归档

购置过程。建设单位购置仪器设备，尤其是非标仪器设备之前，拟定的合同、技术协议等文件并不征求档案部门的意见，常常会忽略对参建单位提出设计、调试类文件资料归档方面的要求，或是笼统地套用模板，并未根据项目的实施和建设情况提出符合实际情况的归档要求，使这些重要的约束性文件流于形式，无法发挥它的真正效用。项目参建单位更是只管赶进度，忽视或无视技术文件资料的收集和归档工作，临到验收前才匆忙归档，且其中有大量的无效文件，不仅给档案人员的资料审查工作带来了一定的困难，也严重影响了项目档案工作进度。

2 构建项目档案管理模式

随着我国航天事业的飞速发展，航天科研生产能力和水平的不断提高，给固定资产投资项目的档案管理工作带来了新的挑战。针对当前形势下暴露出的这些问题，结合笔者在实际工作中的经验和体会，抛砖引玉，提出相应的解决措施，供同业者参考、交流，以便共同探索出最优的管理模式，使项目档案更好地为航天科研生产服务。

2.1 加强沟通与交流，互相学习

要想赢得有关部门对项目档案工作的重视，除了加大单位内部宣传工作的力度，大力宣传普及项目档案工作各种规章制度外，还应该加强档案人员与项目人员之间的沟通和交流。档案人员应主动向项目人员了解项目建设内容、技术难点、技术成果，熟悉项目各阶段招投标、评审、调试和验收等相关要求，主动提供项目实施各阶段需要归档的相关内容，定期了解资料收集情况；项目人员则应该将资料收集、积累过程中遇到的问题和困难通过项目例会等方式及时向档案人员反应，共同寻求解决问题的最佳方法。在这个过程中，档案人员逐步掌握了一定的航天专业技术知识，项目人员则对项目档案工作有了更深的了解。只有这样，项目档案工作才能少走弯路，在和谐的工作氛围中持续发展。

2.2 与实际情况相结合，力争实现“四同步”

在实际工作中，项目档案工作提前介入，注重档案验收标准与项目建设实际相结合，力争项目档案工作实现“四同步”。

为了改变项目档案工作相对滞后的局面，档案人员应转变工作方式，提前介入项目档案的收集、整理工作，通过向项目人员了解情况、查阅初步设计等前期文件、分析项目各部分之间的关系等方式，制订项目归档清单。清单中对前期文件、“三同时”文件、物资管理、合同管理、工艺系统建设、设备仪器归档提出了具体的归档要求，并且明确项目归档单位、主管领导、归档责任人、归档时间节点，避免在归档过程中发生推诿扯皮的现象。将清单下发给相关单位及人员后，要及时跟踪项目建设情况，了解归档工作难点，进行现场业务指导和培训，并在规定的时间节点结合项目建设实际情况检查、控制和考核文件资料的收集情况，力争达到“项目计划任务与提出项目归档要求同步”“检查项目计划进度与检查项目档案资料收集情况同步”“验收、检查项目成果与验收检定项目归档情况同步”“项目总结与项目归档资料齐备同步”的标准和要求。

2.3 将合同管理纳入档案管理

在落实具体工作时，要将项目设备仪器合同管理纳入项目档案管理中，在合同中明确列出仪器设备的归档条款，使其成为参建单位的“紧箍咒”。

为了保证项目资料完整、系统、翔实，项目建设单位与参建单位在设备仪器招投标和签订合同时，应结合档案部门的意见，根据该设备仪器的具体技术要求、设计方案等相关内容，在合同或附件中设立专门条款，将参建单位在设备仪器交付验收时需要提供的文件资料清单纳入合同或附件中，并对文件资料的收集、整理、移交和归档提出具体的要求，从而明确参建单位在项目档案工作中应承担的责任。在项目建设过程中，项目人员也应定期监督和检查参建单位的资料收集情况，发现问题及时与档案部门解决，以确保原始记录、文件资料的准确性、有效性和系统性。在设备仪器交付验收阶段，要严格按照双方在合同或附件中约定的资料清单与档案部门一起现场验收，使这一“紧箍咒”充分发挥对参建单位的约束、规范作用，从而提高归档工作的效率和归档文件的质量。

2.4 推进预立卷信息化管理

在工作中，相关部门要大力推进预立卷信息化管理，加速项目档案信息化建设，架起档案人员与项目人员互通的“桥梁”。

档案信息化建设是航天档案工作适应社会信息化发展的必然选择，也是全面提升航天档案为航天科研生产以至社会服务能力不可或缺的手段。当前档案信息化建设的主要内容包括档案馆数字化建设、文档一体化管理、构建档案工作信息网3个部分，而预立卷信息化管理既是档案馆数字化建设工作的一部分，也是构建档案工作信息网工作的一部分。项目档案人员应将预立卷文件信息实时录入档案管理系统，让项目人员通过档案信息网络及时了解档案工作的进度，同时，也为他们的资料收集、整理工作提供了示范。除此之外，这些信息化后的项目文件资料、信息也可以及时提供给有需要的科研人员，做到项目建设与文件资料收集、文件资料信息的同步、共享。

3 结束语

航天科技产业背景下的固定资产投资项目档案是航天档案的重要组成部分，它从一个侧面反映了我国航天科技产业的现状和发展历程，对国家和航天科技企事业单位有非常重要的参考使用价值，同时，在项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作中发挥着举足轻重的作用。因此，各航天科技企事业单位应适时转变思想和管理模式，结合项目建设特点，探索出一条既与项目建设特点相适应，又适合本单位实际情况的固定资产投资项目档案管理模式，并不断优化，使项目档案这一无形资产的效用最大化，更好地为航天科技产业服务。

参考文献

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[2]卢冬.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者，2013（10）.

[3]郭文清.如何做好建设项目的档案工作[J].山西档案，2012（S1）.

[4]高庆收.固定资产投资项目档案管理[J].陕西档案，2008（3）.

本文部分参考文献因著录项目不全被删除。

〔编辑：白洁〕