江苏广电总台电视技术项目管理系统设计与应用

2017-06-21侯方天江苏省广播电视总台

视听界(广播电视技术) 2017年3期

关键词：结项运维管理系统

侯方天江苏省广播电视总台

侯方天江苏省广播电视总台

本文介绍了一款适用于广电技术行业的项目管理系统，通过对该系统的基础架构、运行流程、主要功能以及应用实践方面的阐述，展现了该系统对于把控项目关键节点、规范项目管理流程、保障项目可靠执行等方面的能力。

项目管理流程驱动多维度系统运维

1. 引言

江苏广电总台电视技术部历来重视对以往工作经验的总结和分析，并以此为基础，结合不同工种特点，制定了各项工作的工作流程。其中项目管理流程涉及项目建设、资金预算、合同签订、设备维护等环节，流程执行时间跨度长，参与人员多，内容相对复杂。为了更加严格、规范、高效地执行电视技术部项目管理流程，提高流程执行的可操作性、便捷性，部门自主开发了一款全流程可视化的技术项目管理系统。

该系统符合项目管理要求，具备数据汇总、数据分析和数据呈现能力，能够解决项目信息处理不及时，项目进度不好掌握，项目预算执行随意性大等问题。该系统还具备对项目相关系统设备运维管理的能力，安全可靠，具有完备的数据备份机制。通过该系统，可以实现项目从立项到结项全过程可视化操作，同时可以对项目中涉及的重要设备进行全生命周期管理，对项目合同中要求的系统维保以及项目系统在运行中出现的故障问题进行记录排查，最终实现项目从立项、建设、结项，到相关设备管理、相关系统运行维护的全流程可视化的管控目标。

2. 基础架构

整个系统的基础架构如图1所示，可分为五层，分别为用户层、业务展现层、业务处理层、基础支撑层和系统管理层。

图1 系统基础架构

用户层可针对不同用户权限，提供不同的系统服务。项目管理员负责项目的新建、项目信息的填写、项目的启动和结项；商务执行人负责项目相关资料（项目执行审批表、标书、评标决议、合同书等）的上传、合同信息的填写；财务负责人负责项目报销情况的填写及相应证明的上传；项目负责人对项目中包含的重要设备进行全生命周期管理，对项目合同中要求的系统维保以及项目系统在运行中出现的故障问题进行记录排查；项目信息浏览人可实现对项目情况、流程节点、招标、报销等情况的查询以及对部门预算进度的整体把握。

业务展现层主要为用户提供相应权限的视图界面，辅助用户进行业务处理和流程管控，通过统计图表、数据清单、财务记录等信息，为管理者提供决策依据。

业务处理层是整个系统技术架构的核心，通过规则引擎、搜索引擎、管理监控引擎的相互配合，实现流程中关键节点的管控以及业务流程的驱动，为业务展现层提供功能数据支撑。

基础支持层主要提供物理资源，包括服务器、数据库存储和网络；

系统管理层则负责整个系统的管理服务，可按项目时间节点、项目类型及经费来源等方面对项目进行多维度管理。系统可按项目类型对项目进行分类管理，类型包括年度大型事业建设项目、小型系统建设及设备采购、系统及设备运维维修；系统可按项目经费来源包括年度预算内项目、专项经费项目等对项目进行分类管理。系统可按项目的全生命周期进行管理，从项目立项、项目启动、项目招标、项目报销、结项等各时间节点对项目进行全面管理。

3. 运行流程

项目管理系统运行机制是以部门制定的《电视大型事业建设项目管理流程》为基础，通过提炼流程中的关键节点，利用系统按钮或上传相应文档资料驱动各个节点间的流转，形成系统的整体运作流程。由于各节点间的驱动都是通过相应按钮或上传相应文档资料自动流转的，无法跨过某一节点而执行下一节点，从而保证了项目可按照管理流程严格执行。具体的运行流程如下图所示。

图2 系统运行流程图

部门在年底会对次年大型事业建设项目及各内设部门相关事业建设项目的资金预算、工作计划和目标责任进行汇总，管理员需要把汇总信息录入到系统中，作为系统的基础数据；项目一旦审核通过后，项目负责人需要把项目需求报告、项目可行性报告和项目执行审批表等相关材料上传至系统，经项目管理员查验无误后，方可在系统中启动项目执行流程；商务负责人会将技术需求方案及商务需求方案进行合并，并配合项目组共同完成评标、议标、中标确认等过程，同时按照项目招标进度提交项目招标书、招标决议、合同以及设备清单等文档；项目组按照进度要求进行项目建设，期间涉及的相关财务付款及报销信息由财务执行人进行整理登记；项目建设完成并且验收通过后，由管理员确认项目结项；每一个项目建立后，可在运维页面添加项目相关的设备，并对项目涉及的系统进行运维管理，出现的问题和解决方式应在系统中进行记录，以便形成知识库，供以后运维人员参考。

4. 主要功能

基于上述运行流程，项目管理系统主要具备以下几个功能。

（1）规范执行项目管理流程

传统项目管理主要依靠项目管理部门人员催办各个环节的项目审查、跟踪项目进度，这容易造成项目执行流程不规范，项目进度易延时。项目管理系统基于关键节点驱动流程运行，重要节点的相关文档材料必须上传到系统后才可进入下一个流程环节，这就要求项目执行者必须按照流程要求规范执行，不可跳跃，从而保证了流程执行的可靠性与规范性。

（2）实时展现项目执行进度

项目管理系统提供了一个项目执行情况统一展示平台，项目管理人员和项目执行人员通过浏览器可以随时了解项目执行进度和项目预算的执行情况，避免了项目信息处理不及时、预算执行随意性大等问题的发生。

（3）项目系统运维保障

项目的管理不止于项目结项，与其相关的系统运维也应该包含在内。项目的相关负责人会把项目采购的重要设备和项目的运维计划导入系统中，在项目相关系统的运行过程中，把设备的状态、系统的故障维护情况等及时在系统中做登记，系统会跟踪设备的使用状态（包括上线运行、借出、维修、报废等），形成一套设备的全生命周期情况表，可以为总台项目管理、设备采购、使用状况监测、资产分析等提供可靠的依据。（4）知识库的建立

传统的项目管理通过项目文本、报表等纸介质和电子文件的编制、存档来处理项目信息，项目资料信息易丢失，项目总结、验收、报奖的时候找不到相关资料，同时难以形成一个全面的项目知识库，难以吸收以往项目的经验教训，来提升现有项目完成质量。项目管理系统具备安全稳定的信息存储能力，可以通过筛查窗口快速获取想要的文档资料，根据时间、姓名、项目名称、运行阶段、运维状态等维度进行项目信息搜索，实现项目信息的可视化展现。

5. 应用实践

用户登录系统后，显示的项目管理界面如图3所示，页面左侧为导航栏，右侧为项目的基本信息，其中黄底颜色的是主项目，白底颜色的是子项目，不同的项目状态颜色代表了项目所处的不同节点，点击项目详情，则可显示该项目的具体信息，界面显示如图4所示；设备档案管理主要对项目包含的设备进行全生命周期的管理，重要设备通过添加界面可单个也可统一导入系统，通过页面相关按钮，实现设备运行、借调、维修和下线等状态的调整，显示页面如图5所示。