杨燕萍+程鲁平

（杭州凯达电力建设有限公司）

摘 要：社会信息化的发展与进步，催生出一系列高新科技与新产品，同时，将计算机技术应用于其它领域的做法开始风靡。在档案管理中也考虑到了新科技的作用，将数据库应用于档案管理工作的方式被普遍实行。本文将对数据库进行详细具体的介绍，并探讨其在档案管理工作中的实际应用，以期对档案管理工作有所帮助。

关键词：数据库 档案管理 应用 安全问题

1.数据库的认知

1.1档案数据库的流程

档案数据库，顾名思义，其针对对象是档案，档案数据库以网络大数据为承载形式，对档案的具体情况包括文字、人物与背景资料等信息通过系统进行整合编辑，再通过工作人员进行录入，最后由相关技术人员根据相应的数据模型实行数据集合与整理。另一方面，档案数据库是一种较为系统专业的组织模式，它与现代社会相适应，更好地契合现代民众追求快速化、系统化、信息化的心理，方便民众的同时，增強其对档案文物的了解兴趣，扩大档案使用的受众对象。同时，档案数据库的使用，还可以最大限度的增大档案的存放空间，增强信息录入的效率，克服了传统纸质档案载体易潮湿、易腐蚀的缺点，获得较大的信息组织和管理能力。

1.2档案数据库的优势

档案管理库是一个综合性概念，它包括着从档案整理、分类，到档案的录入、集合等多个部分，不同部分之间进行相互合作，系统配合，从而构成一个有机整体。与此同时，在不同部分的协作下，档案数据库能完成包括档案信息的整合、录入和后期的修改等一系列程序。档案数据库依赖其技术上的优势，在大数据的管理上具有明显的优势。

2.数据库在档案管理中的具体应用

2.1数据库的成立

档案数据库作为一种新颖的管理模式，正处于建设初期，目前，对档案数据库的建立模式探讨，为当前的一项重要任务，也是探讨数据库在档案管理中的具体操作的一项前提。对数据库进行探讨，我们需要从三方面来分析。从档案的使用上看，档案数据网是档案保存的一种新形式，必然要对前期存在的问题有所突破，在这个目标下，就需要提出不同的数据整合技术。在具体操作中，若是对象针对档案观阅人群，设计者相应地需要对其利用方式、观阅人群的年龄段和使用的频繁时间段进行调查，对受众人群行为进行解读，从而做出判断与决断，确定档案的免费接待点，设计相应的阅读方案，同时还有利于档案编排工作的最终决断，加快档案管理工作的进行与完成。另一方面，如何进行档案信息的采集同样重要，档案数据库，数据是主体，其作用自然重大。当前，关于档案采集的采集源，一般不是单一的途径，领域与范围都较为宽泛。不同的档案资源保存形式不一，但是仍可以利用数据的收集来对其实施整合，在之后的分类归纳后，就可以作为档案数据库中的数据进行保存。第三个方面，就是有关技术性的问题，也是一大难题：档案数据格式的转化问题。随着当前共享资源的大趋势驱动下，如何实现资源在不同地区、不同民族之间的流通与传播，同样不可忽视。在档案收集完毕后，接下来的就是对其原有形式的变动，一方面，针对档案上的不同语言、不同表达方式进行一体化、规范化操作，方面档案管理与分类；另一方面，档案的保存也不应局限于一种模式，可以建立不同的分类类型，方面不同受众人群的观阅，使档案所承载的文化得到流传于再创造。

2.2数据库的创立

数据库所依赖的技术主要有两个，第一个为档案数据仓库分析技术，在此技术上，实现档案数据的整理与保存，鉴于不同数据有其不同模式，其录入与整合的方式也存在着差异性。但由于联机分析技术与数据挖掘技术的不同，不同的数据库存在着不同的操作类型和便利程度。谈及联机分析技术，其作用是通过不同计算机之间的合作与资源共享，进行深度化的分析判断，进而保证数据的有效性、全面性。通过联机分析技术的使用，可建立一个虚拟的网状数据模型，并进行数据之间的蔓延与关联，真正形成一个系统化的数据网络。同时，需要用到就是数据挖掘技术。该技术的面向对象为档案数据库，在查询技术库时，不仅需要数据原本面貌的还原，针对一些非专业人士，需要通过人为的解释添加，从而使他们真正明白与掌握档案信息。同时在对相似数据进行分析时，也需要相应的技术应用，从而挖掘出其不同的观阅群众划分。

3.数据库应用中的安全问题

3.1技术规范

随着信息化时代的发展，信息安全的隐患也愈加突出，在档案管理工作开展过程中，如何使档案信息与知识产权得到有效保护，不仅是档案管理部门的任务，更需要每一个管理人员的努力，每一个网民的自律。首先，我们可以从技术方面考虑，在前期数据网的设计中，需要设计者有一个清晰明确的构图，减少程序设计上存在的偏差，同时，定时对档案数据程序进行检测与排查，对于出现的漏洞与风险，及时进行弥补，在人为监管存在难度时，还可以通过防火墙、登录密码、验证信息等的应用，防止黑客的恶意破坏，保障网络程序安全。

3.2网络规范

网络上存在的乱象，很多时候会对档案数据库存在不利影响，鉴于此，加强对网络安全的整治与监管尤为重要，可使用多样化的监管手段，实现网络访问的安全性，对一些恶意访问与窃夺实行即时警告与报警机制，必要时可利用法律来维护数据库的稳定。同时，数据库的备份工作也不可或缺，在开发时，对两个及以上档案管理程序进行同时录入，保证档案数据能有效保存，在数据库被黑客攻击，存在漏洞进而导致数据丢失时能及时有替补资料，使损失降到最低。

3.3增大资金支持力度

在提高档案数据库管理规范化、成熟化的基础上，还应相应地加大档案管理工作者的资金投入和管理库建设资金投入。在加大档案管理工作者资金投入方面，还应有针对性，并非泛泛地对其工资进行增加，对技术人员的引入与招聘仍是非重要，当前，技术性人员缺乏已是普遍性事件，不仅仅是档案管理方面。面对这种情况，吸引技术性人才的加入至关重要。同时，日常的技术培训与技术考察也是督促其技术成熟的一大举措，唯有档案管理人员有足够的技术与管理功底，方能带动整个档案数据库的建立发展与完善；另一个方面的资金投入为数据库档案管理建设资金，针对目前不同企业、不同单位档案数据库建设的不统一性，各种机器与档案管理库软件有所出入，对其共享效果的实现有不利影响。应加大对单位企业的技术资金支持，实现数据库建立的统一性与协调性；同时，在其建设中，增加使用功能的查询功能，加快电脑的查询速度，节约阅览者的阅览时间，在短时间内找到需要的档案资料；在设备老化或者数据库的旧程序无法适应新技术时，应当及时对其应用和机器进行更新。

3.4法制保护

保障档案数据库的安全不仅仅是档案管理工作者与技术人员的单方面工作，还需要国家法律法规的支持与保护，当数据库遭受不法人士恶意攻击与破坏时，在做好技术修复的同时，维权同样重要。档案信息通常关系着一个企业或是民族的历史与机要，一些数据甚至会对企业的生存有决定性作用，因此，维护档案数据库的安全就是对企业权益与民族利益的一种保护。当前我国大力提倡依法治国，而依法治国的前提正在于有法可依，国家对于人民的法律诉求给予较大支持，这就为档案数据库的立法提供了一个契机与平台，因此，呼吁档案数据库得到有效保护，建立相关法律条约势在必行。

结束语：

诚然而论，数据库管理具有其它技术所不具备的优势，不仅是顺应了时代潮流，应用当前被普遍通行的计算机，还必将对以后的档案管理与查询工作带来极大便利。重视数据库在文档中的作用，及时将先进的技术实践于具体工作中，是大势所需。

参考文献：

[1]刘玉红.试论数据库在档案管理中的不足及建设[J].数据库技术，2015（11）.

[2]张利萍.浅谈数据库在档案管理方面的应用[J].办公室业务，2012（19）.endprint