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新时期档案现代化管理的思路及有效对策

2017-06-08闫成聚

办公室业务 2017年4期
关键词:现代化管理新时期

闫成聚

【摘要】新时期档案现代化管理具有载体性、共享性、实效性特点。但目前管理工作存在不足,主要表现为思想观念落后、部门分工不清、人员素质偏低等方面。为弥补这些不足,应该有针对性地采取应对策略:提高思想认识、明确部门分工、提升人员素质、构建信息平台,并完善硬件配置。

【关键词】新时期;妇幼保健档案;现代化管理

新時期,计算机和信息技术的发展与进步,为各行各业发展带来便利,对妇幼保健档案管理也具有积极作用,推动妇幼保健档案的现代化进程,也为档案信息交流、资料查阅创造便利。但目前妇幼保健档案现代化管理仍然存在不足,制约其作用的有效发挥,应该采取完善对策,提升妇幼保健档案现代化管理水平,为各项决策提供准确的数据支撑,实现有效提升档案管理水平的目的。

一、新时期档案现代化管理的特征

妇幼保健档案是单位的重要资料,记录日常工作的各类信息,通过搜集、整理和留存,能为各项决策以及活动开展提供支撑。随着数字信息技术的发展和进步,妇幼保健档案呈现现代化特点。采取有效措施,加强管理工作,有利于促进其作用有效发挥,对档案管理也具有积极作用,因而也越来越受到重视和关注。

(一)妇幼保健档案管理的载体性。妇幼保健档案信息涉及的内容非常广泛,包括行政、人事、财务、设备管理等内容,传统档案管理主要依靠纸张,能被直接阅读。现代化环境下,妇幼保健档案的载体是光盘或磁盘,并且可以存储丰富的档案信息,方便携带和管理。还可以此为载体,满足档案资料查阅需要,为开展各项决策提供依据。

(二)妇幼保健档案管理的共享性。电子档案通过计算机存储并对其进行管理,从而让信息具有高度的共享性,方便妇幼保健档案信息资料查阅。档案作为重要的文件资源,本身具有很强的共享性特征,但纸质档案往往需要借阅和传递,易受时间和空间束缚。整个借阅和传递过程中还可能出现损坏、丢失现象,难以保障档案的安全。而数字化档案在互联网技术支持下,可以非常方便地进行信息传递,实现妇幼保健档案信息资源共享。

(三)妇幼保健档案管理的实效性。妇幼保健档案数字化之后,可利用计算机进行档案信息资料查阅,实现信息的快速检索,还可以实现妇幼保健档案信息的远程检索和查阅。并且查阅过程简单,能及时获取档案信息,具有实效性特征,进而为用户获取档案信息资源创造便利。

二、新时期档案现代化管理存在的不足与问题

由于妇幼保健管理制度不完善,一些管理人员素质偏低,目前妇幼保健档案现代化管理工作仍然存在不足,主要体现在以下方面:

(一)对妇幼保健档案管理不重视。一些妇幼保健管理人员思想观念落后,局限于用传统方式开展档案管理工作。未能认识档案现代化的重要作用,相关制度措施不完善,信息技术应用不到位,影响妇幼保健档案管理水平提升。

(二)妇幼保健档案管理部门分工不清。未能明确相关部门的职责和权限,一些工作人员积极性不足,相互推诿。没有对妇幼保健档案资料进行整理和查询,难以提升妇幼保健档案现代化管理水平。

(三)妇幼保健档案管理人员素质偏低。忽视加强妇幼保健档案管理队伍建设,未能采取有效的管理培训措施,导致妇幼保健档案管理人员素质偏低,对提升综合档案现代化管理水平也带来不利影响。

三、新时期档案现代化管理的思路及有效对策

为弥补综合妇幼保健档案现代化管理存在的不足,促进管理水平的提高。结合管理工作需要,笔者认为应采取以下改进和完善对策。

(一)提高妇幼保健档案管理的思想认识。转变思想观念,与时俱进,顺应现代化管理趋势,制定健全的妇幼保健档案管理措施,更好规范妇幼保健档案现代化管理各项工作。提高管理人员对现代化档案管理的思想认识,并在技术、资金、软硬件设施等方面提供保障,促进妇幼保健档案管理水平的提高。

(二)明确妇幼保健档案管理的部门分工。明确妇幼保健管理部门的职责和权限,根据管理需要合理设置管理机构,配备管理人员,落实责任制,分工负责,相互配合。完善奖惩激励机制,激发管理人员积极性,促进综合妇幼保健档案现代化管理水平提升。

(三)提升妇幼保健档案管理人员的素质。引进基础扎实、专业技能强的妇幼保健管理人员,确保胜任档案现代化管理工作需要。加强对他们的管理和培训工作,定期开展专业技能培训和现代化管理方面的知识教育,提高文档处理效果,预防安全隐患,确保妇幼保健档案信息资料安全,实现提升妇幼保健档案管理水平的目的。

(四)构建妇幼保健档案管理的信息化平台。在信息时代和互联网技术迅猛发展的背景下,妇幼保健档案管理部门要重视信息平台构建,合理划分档案管理部门的职责,明确相关人员权限和任务,构建完善的信息化管理体系。对妇幼保健档案管理进行分类,加强监督工作,落实现代化管理方案,节约纸张,实现环保节约的目的。

(五)完善妇幼保健档案管理的硬件配置。加大资金投入,更新妇幼保健档案管理设备,引进先进的管理设施,为档案管理现代化提供保障。同时还要重视设备更新和维护,使其处于良好性能和工作状态,为妇幼保健档案现代化管理服好务。

四、结束语

总之,妇幼保健档案现代化管理具有自身显著特点。实际工作中应该认识到存在的不足,根据管理需要采取完善对策,促进妇幼保健档案现代化管理水平提升,满足人们获取档案信息的需要,为各项工作开展提供准确的数据支撑,进而提高决策的科学性与合理性。

【参考文献】

[1]邹素清.信息时代的档案现代化管理初探[J].乐山师范学院学报,2002(1):106-108.

[2]徐梅,韩吉红.浅谈医院综合档案数字化管理的应用[J].办公室业务,2016(3):132-133.

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