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浅谈提升档案价值的方向

2017-06-06王艺晶

卷宗 2017年6期
关键词:档案价值档案利用提升

王艺晶

摘 要:档案的价值指的就是档案的利用价值,是档案能够满足社会需求的表现。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时,就形成了档案的价值。档案能够发挥其作用,就充分体现出档案的自身价值,也就是说档案的作用就是档案的价值。但随着科技的发展,人们生活节奏的加快,档案的利用价值也需要相应的提升才能满足当今社会的需求。

关键词:档案利用;档案价值;提升

1 服务升级

档案目前的主要价值是供利用者参考、查询。利用者需要什么,我们提供什么,这种价值是被动的。档案需要提供更有有价值的服务。什么叫做更有价值的服务? 本质上有两点:第一是带利用者发现它不知道的档案。第二是提供更优质的服务节约利用者的时间。

1.1 带利用者发现它不知道的档案

这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值,从不同角度进行加工,剔除其中的无用成分,重新组合,将产生出新的档案信息产品。档案人员提高自身的编研能力,可以将档案以搜寻、组织、分析、重组为基础,按照人们的需求进行信息资源的挖掘、提炼后形成档案体系,对相关信息做出关联,就像搜索引擎一样,根据重要性、相关性等进行关联。利用者得到的结果不再是单一的结果,而是与之相关联的网状结构,这样不仅能提供利用者需要的档案信息,更重要的通过信息分析、重组,给利用者更多相关参考,从而解决利用者的问题。

1.2 提供更优质的服务节约利用者的时间

随着生活节奏的加快,大家共同的困扰是时间有限,很多人有金钱,有精力,但是没有时间。可以节约大量利用者的时间是提升档案价值的必然趋势。纸质档案的保存利用的弊端已经显现,受空间影响,利用者需要到档案部门借阅档案,等待档案人员找出纸质档案,大大浪费了借阅者的时间、精力。企业需要建立一个数据完整的档案系统,但是很多企业的档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案的输入,保存。这样,利用者即可全面、迅速的获取自己所需要的信息。

2 权威平台

随着互联网的发展,利用者只要在互联网点击“搜索”,即会出现成百上千条结果,但结果的真实性却有待考证。一个官方认证的权威平台会成为社会大众解决问题的依据。这个平台可以是网站、APP等。传统的方式是网站,只要利用和发挥网站的作用,不断丰富网站内容,定期吸纳社会大众的建议,统计哪类档案的需求量比较大,有计划地上载开放大家感兴趣的档案目录及现行文件全文信息,向社会提供网上查询和利用服务,使档案网站成社会为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。APP是較流行的方式,只要社会大众下载APP,不受时间、空间的限制,一个手机就可随时随地查询自己所需要的问题。进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

3 打造文化休闲利用模式

我国的档案馆环境目前比较严肃,休闲力不足,好处是给人一种庄重感,但也会疏远与社会大众的距离。外国公共档案馆在文化休闲上有成功的实践经验。他们在馆舍选址方面注重环境优美和舒适:日本国立公文书馆位于东京北之丸公园,风景优美;瑞士沃州档案馆也建在公园,与公园美景融为一体。法国国家档案馆坐落于昔日皇宫苏比兹宫,是著名的人文胜景。德国纽伦堡档案馆室1600多年的旧建筑,花岗石墙,气势不凡。优美的环境,不仅可以汲取知识的养分,还充分的放松身体,使社会大家的身心都受到了充分的洗礼。休闲方面,英国公共档案馆,他们除了提供档案利用外,还在档案馆内开设了档案展览大厅、咖啡厅、网吧和书店,在这里喜欢真迹的老人可以在展厅看档案原件;喜欢动手的年轻人可以对微机操作,观看虚拟的档案画面,触摸屏上有馆藏珍品档案的画面,连中国敦煌的经卷、文物也在其中,他们可以根据机中画面提示任意浏览;孩子们戴上耳机就能听到英国大文豪沙士比亚遗嘱的录音,还可以动手自己感兴趣的事。而档案馆开设的书店,很大程度上依赖于档案馆自身的编研工作,英国档案人每年编纂、发行20多种出版物,有学术方面的、也有根据时势、热点编纂的图书以满足公众的需要,其中家史史料是书店的畅销书。同样是档案馆,同样是文化机构,英国公共档案馆的做法开阔了我们的视野。我国档案馆也可以沿着他国的思路,结合中国的国情,多层次多角度的挖掘文化休闲方式,把档案馆建成适合公众口味的文化、娱乐休闲中心,由此档案馆服务领域的创新空间将非常广泛。

不管采用哪种形式,都是在大众中传播历史档案文化的新尝试,没有枯燥的说教,只是在春风化雨中,让人们感受历史档案文化的无穷魅力。档案休闲是未来发展的一种趋势,开发档案馆的休闲功能,跟上市场脉动,满足大众需求,是档案走向社会,弘扬档案文化至关重要的一步。打破传统的壁垒,就从档案馆发挥文化休闲功能开始。

随着科技的进步,档案信息的利用需求也以前所未有的速度发展,提升档案的价值,更好地为社会发展做出新贡献,这是档案的价值提升的关键。

参考文献

1. 张玉洁,综合档案馆文化休闲功能探究,百度文库

2.黄霄羽,国外档案利用服务社会化的理论认识和实践特点,档案学通讯 2010年第6期

3.贺冰,英国公共档案馆:公众休闲的好去处,档案,2001年第1期

4.冯惠玲,档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设,档案学通讯,2012年第3期endprint

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