曾波

摘 要：信息化是管理档案的必由之路，作为档案的管理者，坚持科学发展观，以信息化建设推动档案管理工作。把建立档案信息网络，把实现信息化管理档案作为奋斗目标。

关键词：信息化管理档案；内涵；现状；对策

信息化的迅速发展，网络时代的到来，原来的档案管理方法不能与时代发展的步伐同步，更不能适应管理档案管理工作。当前网络信息技术的应用，迫使使档案由原来的手工化纸质化的管理向信息化管理档案手段过度，逐渐把档案原始化管理的中心向信息化管理方向发展。這是新的历史时期信息信息化时代的大势所趋，也是档案管理工作者梦寐以求的。只有实施信息化管理手段，才能稳妥的保护好馆藏档案，才有可能大量的节约的人、物、财等资源，才能有效的提高档案管理成效，为部门和社会创造更好的效益。在档案管理工作发展的进程中，信息化管理档案是形势发展的更好途径。研究制定电子文件归档和电子档案管理制度和办法，加快实现档案的信息化进程，是档案管理模式从旧的体系向新的管理模式——信息化管理迈进的大好时机。

1 信息化管理档案内涵

信息化管理档案，指在国家档案行政管理机构的统一部署下，在档案管理过程中，广泛运用现代网络信息技术，处理档案信息资源、实施科学管理、把优质便捷的服务提供给社会各个领域，进入信息化管理档案的轨道。从另一个角度来讲，信息化管理档案是指档案管理模式从传统的方式向以档案信息为重心的管理方向发展。这是一个艰巨而又长期的探索阶段，要不断地针对档案管理采用现代信息技术设备管理，提高现代化信息管理档案的水准。数字化和网络化是信息化管理档案的必须条件，档案信息接收、传递、存储和提供利用才是信息化管理档案所要达到的效果。

2 信息化管理档案现状

信息化管理档案水平的提高，范围的扩大，越发加大了对档案信息标准化的要求。档案管理最终将以信息管理为发展趋势。中国信息化管理档案还处于发展状态，相对于实体管理来考量，还没走向成熟的层面。从形势的进程来看，在一定层面上拖了档案信息化的发展的后腿。

（1）档案信息化管理基础工作不牢。主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。

（2）档案信息的保密安全性差。档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。

（3）可利用的档案信息资源少。档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。

3 实现信息化管理档案的对策

（1）加强硬件设备的配置。档案管理工作不太收到机关的看好，好多单位根本不重视档案管理工作。档案管理部门及人员要明确自己的职责范围，同时也要认识自身所处的地位，向单位领导反映并说明档案管理的作用于意义，力争得到单位领导足够重视和支持。并要求领导将信息化管理档案放到重要管理层面，只有获得了领导支持，一切工作才能顺利进行。特别是信息化管理要求，必须配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。当然现代化管理设备配备是有个标准的，既配备工作需要的设备，要从节约的角度出发。对所有现代化管理设备，档案管理机构要指定熟悉此专业的人员维护，保证设备的完好，能正常运转，使信息化管理的工作得以顺利开展。

（2）强化标准化、正常化管理。电子档案从资料整理到成为一本完整档案，需要的很多工作人员。要保障收集到的资料，整理出来的档案信息的真实、完整，那就需要在电子文件生成的过程严格把关，一直到归档的诸多环节不出纰漏。在管理上严格要求，用制度约束人，用标准衡量人，用规范考量人。规范化的管理的优点，就是能保障同一类型的档案在不同的部门和人员之间制作出的电子档案的格式、大小、样式规格相同，这给信息化管理档案提供了有力的条件。

（3）保护档案信息的安全。网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全。

参考文献

[1]田蕾.浅析档案的信息化管理[J].人力资源管理，2016，（1）：177-178.

[2]黄秀云.简论如何加快和完善档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息，2012，（6）：111.

（作者单位：荆州职业技术学院）