EXCEL软件中函数公式在数据管理中的应用技巧
2017-05-22张杨
张杨
摘 要： EXCEL软件是常用微软办公软件，具有很强大的数据处理能力，尤其是其中的函数，数量众多功能强大。本文就其中的SUBTOTAL函数、VLOOKUP函数以及多个函数嵌套在征地工作数据管理中的应用进行探讨。
关键词：函数 公式 征地内业资料 应用技巧
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0004-01
EXCEL软件是非常重要的一款办公软件，很多工作都需要依靠EXCEL进行数据处理。其中的函数也是种类繁多功能强大，学习它们有助于提高工作效率，减少或者避免计算失误。尤其在征地拆迁工作中各个项目涉及到少则几十人，多则上千人的数据资料，使用好EXCEL就显得尤为重要。本文着重介绍征地拆迁工作常用到的SUBTOTAL函数、VLOOKUP函数以及多个函数之间的套用。
一、SUBTOTAL函数
该函数语法规则：SUBTOTAL（function_num，ref1，ref2，...） function_num为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，具体功能详见表1。
工作中，我们使用最多的是求和功能（参数9或者109）。其与SUM函数用法接近，但其优点是如果在 ref1，ref2，…中有其他的分类汇总（嵌套分类汇总），将忽略这些嵌套分类汇总，以避免重复计算。也就是说在数据区域中有SUBTOTAL获得的结果将被忽略。在数据量较多，而且有多个嵌套求和时，使用SUBTOTAL函数就比SUM函数方便的多。
二、VLOOKUP函数
1.简介
该函数的语法规则：VLOOKUP（lookup_value，table_array， col_index_num，[range_lookup]）。
从表2我们可以对这个函数的4个参数有一个初步的了解。另外需要注意的是在我们的工作中，几乎都使用精确查找，所以range_lookup的参数一般要选择为false也就是0。
2.VLOOKUP在征地拆迁内业资料中的应用
2.1引用公安数据
在征地工作中我们经常要用到农户的身份信息，若能很好的利用公安数据，可以节约大量时间，同时避免发生手工输入错误。在财务上我们可以利用公安数据，轻松导出目标人员的身份证号，批量制作银行存单。在农转非工作中我们也可以利用公安数据导出申请人的身份信息进行公示。同理，可以制作人员安置款发放表。
2.2举例建立台账
征地工作中涉及到被征地农户的土地综合补偿、花木补偿、房屋残值补偿等等。这些补偿费以公示表的形式张榜出去。同一农户有多种补偿费，会出现在不同的公示表里。而有些农户只有一种或者两种补偿费。但是我们最终做台账的时候是要将所有农户得到的所有费用分门别类的汇总在同一张表中。靠人工去录入这些数据制作台账的话，工作量非常大也非常容易输入错误。我们可以利用之前制作好的各种公示表数据作为数据源，然后用VLOOKUP函数按照我们想要的排列顺序去汇总这些数据。只是，在这里最好用上函数嵌套，作用是让能查得到的就显示查出的内容，查不到的就显示为0。例如IF（COUNTIF（$A$2：$E$181，I2），VLOOKUP（I2，$A$2：$E$181，2，0），0）。
同样的方法也可以用来建立生活补贴、过渡费的台账信息。
三、函数嵌套
人员安置资料中需要从被征地农转非人员的身份证号码中提取其出生年月日信息以及计算截止到征地公告时的年龄，这就需要用到多个函数的功能，需要多个函数嵌套使用。
1.提取农转非人员出生年月日
例如：身份证号储存在E4单元格中，就可以用以下公式算出该农转非人员的年龄。
=IF（LEN（E4）=15，MID（E4，7，2）&"年"&MID（E4，9，2）&"月"&MID （E4，11，2）&"日"，MID（E4，7，4）&"-"&MID（E4，11，2）&"-"&MID（E4，13，2） &""）
首先判断身份证号是不是15位的，若是就按照这组函数套用（MID（E4，7，2）&"年"&MID（E4，9，2）&"月"&MID（E4，11，2）&"日"）进行提取，若不是，就按照這组函数套用（MID（E4，7，4）&"-"&MID（E4，11，2）&"-"&MID（E4，13，2）&""）进行提取，
2.计算截止到征地公告时的年龄
例如：出生时间储存在D4单元格中，身份证号储存在E4单元格中，征地补偿安置方案批准时间在F4单元格中。就可以用以下公式算出该农转非人员的年龄。
=IF（MONTH（F4）
四、总结
本文前面介绍的是SUBTOTAL函数和VLOOKUP函数应用，后面介绍的是函数和公式联合在数据管理中的应用，看起来复杂难懂，熟悉掌握后会觉得用起来非常方便。这些仅仅为EXCEL函数的冰山一角，要实现办公自动化信息化，还需要掌握更多功能并在实践的过程中多应用。
