5.1.4档案工作体系

企業应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。

企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合在一起的，是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理的模式，建立企业档案管理网络，使企业档案工作在企业管理各环节中形成的网状管理体系，形成层层负责的管理机制。在业务工作上从文件的形成、积累转化成档案，直至档案的利用诸多环节中建立起一套文件材料控制体系。企业档案管理网络将档案管理岗位责任制与管理体系相结合，从而保证档案工作系统工程的运转灵活。

企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼（专）职档案人员、重要业务（技术）人员，所属企业（公司及境外机构）的分管领导及档案部门。

企业档案管理网络与岗位责任制相结合，才能保证从文件的形成至档案管理各环节工作落实到位。

根据许多企业长期实践的经验，企业档案管理模式大致可分为三种类型。

一是集中统一管理模式。

建立企业综合档案管理部门，集中统一管理本企业全部档案，并对企业所属机构（包括境外机构）的档案工作进行监督指导；根据现代企业管理的需要，企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。

二是相对集中管理模式。

在统一执行企业档案管理制度的前提下，因地域或条件等因素，某些专业性较强、利用率较高的档案资料，在一定时期内可由专业业务部门保管，但须向企业档案管理部门报送档案目录，纳入企业档案管理部门监控范围，保证档案安全。其他档案则实行集中保存。中小型企业或企业创建初期集中管理条件尚不具备的情况下可采取此模式。大型企业不提倡这种管理模式，如专业性极强，且上级业务部门对此类档案监管到位的大型企业确需采用这种模式，只限于业务档案。也可以称信息集中管理模式。

三是委托寄存管理档案实体模式。

采取委托寄存管理档案实体模式，企业必须在建立档案工作管理体系，建立健全企业档案管理工作制度的基础上，自身负责文件材料的形成积累、归档等工作。档案实体保管采取委托寄存方式。将档案保管、整理、编目、档案信息的数字化加工等工作委托给具有资质的档案中介服务机构承担。寄存档案的所有权归委托方企业所有，该企业可随时调阅利用本企业的档案。采用这种模式，企业可以减少档案管理岗位及部分档案工作职责，减少保管档案的硬件设施投入。

目前，随着企业管理体制的改革和创新，企业档案工作体系也在不断地革新。有的企业实行档案专业化管理模式，成立专业的档案管理服务中心，为所属企业各部门、各项目提供专业化的档案管理和服务；有的实行委托化管理，将企业股份公司、上市公司等档案管理工作委托由存续企业档案部门或专门的档案中介机构；有的信息化水平较高的企业建立了数字档案管理中心，对企业电子文件进行全过程的管理和控制，在线归档和提供利用。但无论企业档案管理体系怎样变革，企业档案工作都必须与企业各部门、各项目的具体工作紧密结合，与文件材料形成和利用的各个环节紧密结合，不能留有空白和脱节。