郑丽媛

【摘要】随着信息技术的快速发展，对企业档案管理方式和手段提出了新的机遇和挑战。本文通过对工程档案电子利用率的全面调查和分析，找出目前制约电子利用率方面存在的问题，并对问题提出可行性建议和措施。

【关键词】数字档案馆；电子档案；利用服务；策略

近年来，随着企业数字档案馆建设的推进，越来越多的工程档案以电子形式产生，对其的科学管理并提供利用成为了电子文件管理的重点。先后推出的国家标准《电子文件归档与管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，为企业档案馆实施电子文件归档和管理提供了依据。

一、电子图纸利用率现状调查

进入21世纪，我国的电力建设处于前所未有的大发展时期，企业承接了大量的工程设计项目，项目图纸年增长量为10万余张，产生了大量工程设计和管理文档，库房利用较为紧张。在当时就引进了电子化档案管理系统，但由于诸多因素，在过去的几年里仅有极少数人浏览和下载使用，每年使用不足百册，利用率低，难以推广，没有起到缓解库房压力的作用。

通过提升电子借阅率才能减少实物的借阅量，从而减少纸介质归档数量并为解决库房压力问题提供缓冲时间。通过数据统计，至2011年档案管理系统中每年下载利用电子文件不足1000张，以2011年为例，电子借阅率仅为5.88%。

二、电子利用率存在的问题

通过对档案管理工作流程的优化，运用合理的信息化手段，从根本上提升了工程档案的电子借阅率。新的档案管理信息平台全面上线运行后，电子借阅率提升到75%以上。我们从“电子文件上架不及时”“电子文件查阅下载不方便”入手，层层展开深入的剖析。通过原因分析，找出了导致“电子文件上传不及时”的9条因素，以及“电子文件查阅下载不方便”的10条因素。最终确认“单一的人工扫描上传，档案数字化速度慢”“电子文件命名按个人风格处理”“旧系统无查询历史记录统计分析功能”“电子文件无加密保护”“设计人员传统的借阅习惯”5项作为影响工程档案电子借阅率的主要原因。

三、提高电子利用率的对策分析

（一）针对“单一的人工扫描上传，档案数字化速度慢”对策的实施。由于过去我院积累了大量的工程成品文件，所以无法在短时间内全面数字化，我们对库房档案进行全面的梳理，按照重要优先、利用优先的原则进行分步实施。经过考察，引进了数字档案馆管理系统，在“统筹规划、分步实施、资源共享、应用主导、安全可靠”的原则上，在利用原有档案管理软件的基础上，经过了升级版的电子档案管理系统与数字档案馆管理平台的融合，逐步规划和组建了一个资源丰富、管理规范、使用便捷、安全可靠的数字档案管理系统。

（二）针对“电子文件命名按个人风格处理”对策的实施。在电子文件命名和图纸整编过程中发现，出版归档的设计成品图纸和文件命名存在较多不规范的问题。为此，借助新的档案管理系统确立的电子和实物整编命名规则，将这些错误都筛选出来进行处理。补充并修订《勘测设计图纸管理办法》，进一步规范文件命名规则，完善原有编码体系，使得设计成品的编码规则分类更清晰，使工程档案管理系统能够通过编码自动识别工程类别、工程阶段以及专业分类等，便于过滤受限电子文件，更有利于工程电子文件的快速利用。

（三）针对“电子文件无加密保护”对策的实施。关于电子文件加密保护，我们考虑过两种方案，一种是采用加密控件，提供在线浏览服务，另一种为受控下载方式。通过调研及评估电子文件加密软件的加密、解密效率，服务器负荷以及执行速度等方面，最终决定采用受控下载方式结合在线浏览控件加密保护的方式提供电子借阅服务。

（四）针对“旧系统无查询历史记录统计分析功能”对策的实施。在数字档案馆管理系统中工程档案查询、在线浏览、实物及电子借阅申请、审批中的申请状态和历史借阅记录查看均可在同一个界面的不同区域中完成，便于用户操作，提高操作效率。数字档案馆还可以对用户的图纸借阅、电子下载和在线浏览操作进行数据分析，从不同的侧面来研究数字档案馆档案信息用户的信息需求，以便有针对性地开展档案信息服务。上述措施实施后，工作人员普遍反馈数字档案馆档案管理平台使用便利，应用状态查询明晰，管理人员监测方便。

四、电子图纸借阅率提升的效果检查

数字档案馆信息平台全面上线后，档案信息用户通过企业局域网随时进行网络查询、浏览、下载和远程查询服务，跨越了时间和空间的限制。并能提供电子档案光盘刻录等数字化服务，有效地提高了工程档案的电子利用率。经过我们的共同努力，工程档案的电子借阅率从5.88%提升到88.6%，达到了满意的预期目标。

五、结语

企业档案工作者不仅应做好档案管理与信息服务工作，更应肩负起数字化档案信息的集中统一、完整有效和永久保存的重任，有力地推動工程档案的电子利用率，使企业信息化建设持续健康发展，从而实现“档案强企”的战略目标。

【参考文献】

[1]冯惠玲.关于电子文件管理顶层设计的若干设想[J].中国档案，2007（4）：7-9.

[2]张照余，吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案管理，2007（6）：10-15.