王丽娟

（新疆维吾尔自治区水资源中心，新疆 乌鲁木齐 830000）

新疆水资源监控能力建设项目档案管理现状及思考

王丽娟

（新疆维吾尔自治区水资源中心，新疆 乌鲁木齐 830000）

针对新疆水资源监控能力建设项目档案管理现状，分析档案管理过程中存在的问题，提出加强新疆水资源项目科技档案管理的相应措施，以进一步加强新疆水资源项目科技档案工作的科学化、规范化、系统化管理，为新疆水资源二期项目档案管理提供参考和借鉴。

国家水资源；监控能力建设；建设项目；档案管理；问题与思考

0 引言

国家水资源监控能力建设项目是实行最严格水资源管理制度的关键支撑，是落实“三条红线”考核的迫切需要，是实现水资源科学化、定量化、精细化的必要手段[1]。水资源监控项目档案管理是水资源监控项目建设与管理工作的重要组成部分，随着国家水资源监控能力建设新疆项目（以下简称新疆项目）的实施建设，如何加强对新疆项目的档案管理，促进项目档案工作与进程的同步管理，确保完成项目工作时，项目档案能够达到完整、准确、系统与安全是新疆项目的一项重要工作。

1 新疆项目档案管理措施

1.1 实现项目质量管理标准化

1.1.1 档案整理方面

制度建设是做好水利科技档案收集工作的根本保障[2]。以水利部办公厅印发的《国家水资源监控能力建设项目档案管理办法》为标准，并多次邀请新疆水利厅档案室的专家进行现场检查和指导，新疆项目办公室（以下简称新疆项目办）根据档案的实际情况，起草并下发了《新疆维吾尔自治区国家水资源监控能力建设项目档案管理办法（试行）》和《新疆维吾尔自治区国家水资源监控能力建设项目档案整编细则（试行）》，确定了档案整理的实施细则，实现项目质量管理标准化。

1.1.2 电子文件材料整理方面

以 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》为标准，将项目整个过程中的所有电子文档材料刻录成光盘，与纸质版档案一并移交。所有材料包括：项目前期、各阶段工程验收材料，工程验收各类管理工作报告，关键部位和隐敝工程质量评定资料，以及试运行等全过程中形成的应归档保存的以文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体存在的，各种历史记录、案卷和卷内目录。

1.1.3 照片及实物材料整理方面

以 GB/T 11821—2002《照片档案管理规范》为标准整理的照片及实物，与纸质版档案一并移交。

1.2 实现流程管理全程化和人员管理规范化

1.2.1 明确工作流程和岗位职责

设计《国家水资源监控能力建设项目档案借阅登记表》，实现项目档案借阅和归还的规范管理，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。

1.2.2 采取“三审制”对项目成果质量把关

一审：项目承担单位对项目进行自查，合格后提交监理进行检查；二审：监理对档案实体逐卷检查，检查比例 ≥ 70%；三审：新疆项目办聘请档案专家进行抽查。通过 3层审核，确保项目档案质量，使档案实体整理符合存档标准，档案数字化数据清晰准确。

1.2.3 及时移交项目档案

承建单位在完成项目合同验收后，应在1个月内将项目档案（纸质版、电子光盘和照片等档案）移交给新疆项目办。档案验收合格后承建单位与新疆项目办移交档案时，由新疆项目办发国家水资源监控能力建设新疆项目档案移交清单。

2 新疆项目档案管理现状及存在问题

2.1 新疆项目档案管理的现状

2016年 3—6 月，根据水利部办公厅印发的《国家水资源监控能力建设项目档案管理办法》要求，新疆项目办抽查了新疆一期项目的 15个标段的项目档案管理情况，抽查重点为取用水户监测、水功能区监控体系、水资源监控管理信息平台等标段档案的归档率和完整率及合格率。抽查结果如下：科技档案“三率”比较好的 2个标段，占抽查总标段数的 13.33%；合格的 9个标段，占抽查总标段数的60.00%；先行通过需整改的 2个标段，占抽查总标段数的 13.33%；不合格的 2个单位，占抽查总标段数的 13.33%。

2.2 新疆项目档案管理存在的问题

2.2.1 承建单位重视程度不够

新疆项目实施过程中，承建单位领导普遍存在重建设，轻管理，重进度，轻档案工作的现象[3]，未将项目档案工作与建设同步部署、检查和落实，忽略了项目档案资料的收集、整编工作。合同验收后，未按照项目办提供的档案相关要求进行档案整编，经档案专家审查并指出问题后，需多次整改方可达到合格要求。

2.2.2 无专职人员现象普遍存在

新疆项目承建单位多，工期长，人员流动性强，档案工作通常由工程施工人员兼职[4]。国家水资源监控能力建设项目档案为科技档案，承建方档案管理人员未按照新疆项目办要求进行档案管理业务学习，依旧按照工程档案进行资料整编，对资料的归档范围不清晰，导致工程完工后档案资料归档不及时，档案管理与工程建设未同步进行，产生资料不完整，整理不规范，保管不安全等问题，给后期新疆项目竣工验收前的档案专项验收造成困难。

2.2.3 项目初期档案管理指导工作不及时

新疆项目实施初期，档案管理相关制度和体系不完善。没有统一严格的制度标准，没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容。新疆项目办也未对承建单位进行档案管理专项培训。没有制度的约束，造成承建单位前期档案工作未与项目进度同步。

2.2.4 监理单位的监督作用有待于进一步提高

根据新疆项目办“三审制”要求，承建单位档案自查合格后，应由监理单位二审，合格后，方可提交新疆项目办审查。然而，在项目实施过程中，监理单位在二审时存在以下2 点问题：1）当工程施工较忙时，监理单位对承建单位档案的审查仔细程度不够；2）因国家水资源监控能力建设项目档案为科技档案，监理单位负责档案审查的人员也是初次接触，对科技档案的完整性和规范性等不是很熟悉，因而造成二审合格后依旧存在较多问题。

3 新疆项目档案管理对策

3.1 加强制度建设，规范档案管理

以水利部办公厅印发的《国家水资源监控能力建设项目档案管理办法》为标准，结合新疆项目建设实际情况，新疆项目办需总结新疆项目档案管理的经验，进一步完善《新疆维吾尔自治区国家水资源监控能力建设项目档案管理办法（试行）》和《新疆维吾尔自治区国家水资源监控能力建设项目档案整编细则（试行）》。新疆二期项目工程施工前，将管理办法和整编细则等文件下发给各承建单位，以保证建设项目档案工作的有效实施，真正做到档案工作有法可依，有章可循。

但从目前项目档案管理工作来看，最大的问题是档案管理制度的贯彻与实施，因此需要加强项目档案管理的监督指导，可通过加大宣传力度，使项目承建单位真正意识到工程项目档案管理的重要性，从而在项目实施过程中认真开展档案工作。

3.2 加强项目档案规范化、标准化

新疆项目办档案分为综合类、建管类、技术类和监理类 4 类[5]。每类按照科技档案组卷原则和方法组卷，确保文件材料编号、排序、编页、录入、装盒、上架流程清晰，确保组卷正确、案卷和卷内文件的排列顺序无误，材料完整，卷内文件页号编写规范，案卷题名应简明、准确，字迹工整、清晰、美观等。

新疆二期项目各承建单位，应根据项目档案管理工作各环节的操作说明，从案卷的组卷原则和方法、案卷和卷内文件材料的排列、文件材料的编页、案卷的编目及书写、案卷的装订及卷盒、表格规格及其制成材料的质量等严格按照要求进行档案整理，确保项目档案操作规范，材料完整、标准。

3.3 加强培训力度，提高档案管理指导力度

从目前的项目档案管理情况看，档案工作多由工程技术人员兼职，对科技档案管理缺乏认知与业务技能，为提高项目承建单位档案管理水平及效率，新疆项目办应加强对各级档案人员的业务培训。具体实施时，可通过多种渠道，采取多种形式实现档案管理人员的专业培训，努力提高档案管理人员的业务素质。

同时，新疆项目办可到项目档案管理先进单位考察学习，学习、交流项目档案管理过程中的经验和教训，以提高档案管理指导力度。

3.4 提前介入，做好档案过程管理

为保证建设项目档案的完整性、准确性，确保档案的质量，新疆项目办应在项目实施的同时抓建设项目档案工作，实施事前控制，提前介入，控制为主。在新疆二期项目施工前，新疆项目办首先要在施工合同中明确承建档案收集方面的要求及违约责任，做到预防为主。需做好工程档案提前介入，过程控制，同步跟踪，事后把关，使档案管理渗透于工程建设各阶段、环节中。同时在项目实施初期对承建单位档案人员进行业务培训，加强对档案工作的协调和监督指导，使承建单位的档案工作从实施前期就制度化、同步化、规范化。

对项目建设过程中的档案管理实现跟踪指导，具体如下：1）做好新疆项目内部各门类档案的指导工作，按照来源原则，坚持“谁产生，谁立卷”，协调新疆项目前期立项审批、招标、合同等档案的立卷移交工作；2）抓好总集成、设计等项目前期参建单位的档案立卷工作，确保总集成、设计等档案按规范完成；3）监督、指导项目施工单位编制竣工档案。按照项目工程验收流程，遵循竣工档案验收与工程竣工验收同步的原则，档案人员要参与到每个验收流程中。

3.5 进一步发挥监理监督作用，确认档案齐全准确

新疆项目办在一期项目中与监理单位密切配合，督促监理单位控制档案质量，提出整改意见，抓好档案初审工作。新疆项目办在二期项目中可进一步发挥监理的监督作用，同时在承建单位档案移交前，新疆项目办档案验收小组要对归档文件进行审查，并要求监理单位填写监理审查意见单等文件，严格把关，确保监理单位在档案审查过程中对竣工档案的齐全性、完整性负责。

4 结语

作为国家水资源监控能力建设项目中非常重要的一个环节，项目档案管理是竣工验收的必要条件[6]。项目档案是否符合验收标准，取决于档案管理部门的认真工作与管理。只有真正树立一个建设项目是由项目工程实体和档案资料共同组成的整体概念，才能坚持做到集中统一管理的原则，做到档案工作与工程建设“三同步”，确保国家水资源监控能力建设项目都有齐全、完整、准确、系统的档案资料[7]，使这些档案资料成为监控体系运行使用后的管理、运维、改建、扩建等技术工作的决策和设计重要的凭证及依据，同时对其他项目、工程也具有借鉴和参考作用[8]。

[1] 蔡阳. 国家水资源监控能力建设项目及其进展[J]. 水利信息化，2013 (6): 5-10.

[2] 杜建民. 水利规划与设计[J]. 水利规划与设计，2014 (8): 50-52.

[3] 王丽，范悦青，胡悦桐. 如何做好工程建设项目档案管理[J]. 档案管理，2014 (6): 8.

[4] 汤珮珺. 浅析建设项目档案管理中存在的问题及措施[J].办公室业务，2015 (15): 81-82.

[5] 金喜来，刘圆圆，陆旭. 国家水资源监控能力建设项目及其进展[J]. 水利信息化，2016 (2): 7-10.

[6] 陈霞. 工程项目档案管理工作探讨[J]. 办公室业务，2015 (15): 81-82.

[7] 陈榕. 做好大型水利工程项目档案管理工作的探讨——以大型水利枢纽工程广东省飞来峡水利工程资料整理为例[J]. 城建档案，2015 (7): 39-40.

[8] 何晓青. 做好水利工程项目档案的收集工作的探讨[J]. 城市建筑，2015 (30): 332.

Thought on current situation of file management for national water resources monitoring capacity building project in Xinjiang

WANG Lijuan
(Water Resources Center of Xinjiang Uygur Autonomous Region, Urumqi 830000, China)

Aiming at current situation of file management in Xinjiang water resources monitoring capacity building project, this article analyzes the problems existing in the process of file management, put forward corresponding measures for strengthening the file management, to futher strengthen the scientific, standardized, systematic management of the science and technology file work, expecting to offer a reference or model for Xinjiang 2nd Project.

national water resources; monitoring capacity building; construction project; file management; countermeasure and suggestion

TV213.4

A

1674-9405(2017)01-0034-03

10.19364/j.1674-9405.2017.01.008

2016-08-02

王丽娟（1981-），女，河南南阳人，工程师，从事水资源管理工作。