(重庆财经职业学院 重庆 400000)

高校教学秘书的管理艺术

李忆

(重庆财经职业学院重庆400000)

高校教学秘书是高校的一个重要岗位，是高校日常管理中的重要一环，是维护教学秩序，稳定教学质量的重要基础。但是有时高校教学秘书地位尴尬，由于其工作性质的特殊性，虽不是领导岗位但经常参与了日常教学活动的组织管理监督，收集反馈教学信息、处理日常事务等工作内容，以保证教学活动可以正常开展。这就不可避免的与高校教师间存在一些矛盾和问题，容易处于领导和教师间感觉两头受气，阻碍了教学管理工作的开展。本文就主要从高校教学秘书的角色定位，教学秘书与教师之间的问题与应对策略进行研究，体现出高校教学秘书的管理艺术。

教学秘书；管理艺术；高校

现代高等学校教学秘书是高校教学管理的重要组成部分，可以说教学秘书工作质量的好坏直接影响高校的教学质量。与此同时现代高校的教学秘书日常工作十分繁杂，其中既包括沟通协调、教学管理、收集信息并反馈信息的职能，还要具备窗口工作的性质，具有服务性强、业务繁杂、责任重大的工作特点。由此可见当代教学秘书工作岗位确实非常重要。但是高校教学秘书并不是管理岗位，并不具有下达行政命令的权利，只能算是高校普通职员。有时高校秘书行使其本来的工作职责是常被高校教师误会为狐假虎威，拿着鸡毛当令剑，正常的工作不好开展，如果管理监督松懈可能教师满意了但是领导又会觉得工作不到位，没起到应有的效果。面对这种情况高校教学秘书怎么在有限的空间内做好自己的工作，推进学校的教育教学水平呢？这就要求我们高校教学秘书找准自己的定位，有一定的管理艺术。

一、 高校教学秘书要明确自己的角色定位

首先高校教学秘书不是领导的“高级保姆”，不是领导全天候的传声筒，不应该只是知道对领导应唯命是从，毫无个性地为领导代办、代笔、甚至代杯。高校教学秘书应该是一个专业素质要求很高的技术岗位，是高校中的多面手。

高校教学秘书应该是师生之间沟通的纽带，为教师和学生提供服务和帮助。也是本学院和各学院的联络员。

高校教学秘书应该是个大管家，由于教学文件较多，必须分门别类，按照文件不同属性、实际情况等进行保存管理，保证在需要的时候第一时间准确地到。

高校教学秘书应该是个监督员，在日常工作中，教学秘书需要协助学院领导管理教学常规工作，对教学过程、教学质量进行监控，要经常检查学院上课授课质量和课堂效果等。

高校教学秘书应该是策划学院的参谋员，筹划教育讲座，专家讲堂等知识传播活动。

高校教学秘书还应该是师生的心理咨询师，在日常的教育教学中，大家难免遇到这样那样的问题，有时心理难免产生怨气，这时候就要求我们高校教学秘书能进行师生的心理疏导，保证大家在一个良好和谐的气氛中工作和生活。

二、 高校教学秘书要明确自己的工作职责

首先高校教学秘书一定要明确自身工作职责，对于那些常规工作要有计划。作为高校教学秘书的工作量是很大的，如果没有提前制定良好的工作计划很容易出现忙乱，这样就会影响到整个工作进度，导致工作效率低下，疲于应付。因此高校教学秘书应该在开展工作之前就提前做好相关工作计划，或者根据以前的工作经历总结经验，心中有数，遇到问题就可以及时解决，这样不仅可以提高我们的工作效率，还可以保证学校的教学进度的稳定进行。

其次高校教学秘书有时会有一些临时工作要处理。对于这些临时工作要有条理、及时处理，比如说临时调课、发布各种通知等，都需要教学秘书在日常工作中积累相关知识，了解学校的基本情况以及学生的基本信息和辅导员的通讯方式等等，才能做到遇事不慌不忙，有条不紊。

最后高校教学秘书按照管理制度进行工作，要学会说不。作为高校教学秘书，必须按照学校规章制度来来执行工作，这样才能更有说服力，省去了解释的时间，也可以减少意见纠纷，对待公事有正确的态度一碗水端平才能提高威信，增加工作的效率。同时高校教学秘书并不是大家的服务员要学会利用制度保护自己，避免深陷繁杂事务中。属于自己工作服务的范围，要认真地去完成，范围之外的就要学会说不。举个例子，你正在处理一些重要的工作，突然有老师要请你代替监考，或者帮忙搬运卷子书籍等，这些看似助人为乐的小事，合起来却会占据不少时间，无谓的消耗人的精力，降低自己的工作效率，有时甚至会耽误学校的急事、大事、要事。所以我们说高校教学秘书要学会利用学校的管理制度，艺术地处理好这些事。

三、 高校教学秘书要处理好与教师间的关系

首先高校教学秘书要建立制度化的沟通途径来缓解教学秘书与教师之间可能存在的问题。我们说的建立制度化的沟通途径就是要改善教学秘书与教师之间沟通不畅问题的关键内容。举个例如，我们可以建议学校定期或者不定期开展教学秘书与教师沟通座谈会，让教学秘书与教师可以开展充分而深入的交流，通过有效的沟通渠道来充分发挥教学秘书的连接作用。

其次高校教学秘书要注意提升自己的工作声望和威信。长时间以来教学秘书一直都处于教学活动中的下游位置，使得其在高校职业发展的各各方面都处于不利地位，仿佛边缘人一般让人感觉不受重视。这就导致了我们的高校教学秘书在与教师交流沟通与工作中都往往都处于弱势位置。因此，要改善教学秘书与教师之间存在的问题就需要从根源上提升教学秘书的工作声望，让教学秘书与教师之间可以处于平等的工作地位。

最后我们高校教学秘书要学会语言的艺术，有时候要换位思考。其实让高校教学秘书与教师之间存在众多问题的主要原因之一就是两者对相互的工作职责与内容都不甚了解。因此高校教学秘书首先自己要学会换位思考，同时尽量建立一种岗位体验制度，让我们的教师与教学秘书可以更加深刻的了解相互的工作内容。进而让高校教师也能够在了解教学工作的同时，认识到我们教学秘书工作的困难，进而站在对方角度来考虑问题，这有利于缓解教师与教学秘书之间存在的误解，再加上我们高校教学秘书在工作和日常沟通时，多注意语言的艺术自然就能将潜在的矛盾消灭在萌芽之中。

[1]林珊.教学秘书与教师之间的问题与应对策略探析[J]，教育现代化，2016

[2]黄若茜.教学秘书角色意识论[J].温州大学学报.2000

[3]谭哲丽.高校教务员工作的实践与思考[J].广东工业大学学报(社会科学版)，2005(S1)

李忆(1987.9-)，女，汉族，山东人，重庆财经职业学院会计系教学秘书，本科学士，重庆财经职业学院。

)