企业办公软件的应用研究

2017-04-03朱娜，朱雷

时代农机 2017年7期

关键词：办公自动化秦皇岛文档

朱娜，朱雷

（秦皇岛职业技术学院，河北秦皇岛 066100）

企业办公软件的应用研究

朱娜，朱雷

（秦皇岛职业技术学院，河北秦皇岛 066100）

文章通过一些案例分析，了解办公软件应用的意义及优缺点，展示企业办公软件的应用前景，可以在平时的实践中进一步扩大企业办公软件应用的功能，充分体现出软件操作及使用的可贵之处，为以后办公软件的操作应用提供可供参考之处。

企业办公软件；应用；界面；操作；计算机

众所周知，办公自动化是企业办公的趋势，企业办公软件应用则是在计算机上具体应用文档及相关的信息储备，数据处理，文本操作等相关软件功能的设计，这是企业具体日常工作的一部分，也是成为企业日常经营所需的工具。因此，将计算机的办公软件的应用及操作称为企业正常运转及实施的可靠保证。

1 企业办公软件应用的深远影响及重大意义

企业办公软件应用并不是可有可无的，因为其具有强烈的实用性，可以为企业提供良好的技术支撑，带给企业良好的效益。

企业办公软件应用具有良好的社会及经济效益，因为其具有经济型，降低了企业的用工成本，增加了办公的效率，在人员配置及工作效率上明显提升档次。此外，企业办公软件应用还为办公自动化提供了良好的工具基础。目前，无纸化办公已成为了高级企业办公室常态化的基础，利用了计算机的便捷性，准确记录企业日常经营的状态，保存了大量的珍贵资料及图片等会议记录，从而摆脱了以前铺张浪费的用纸需求，也同时提高了环保的要求。

2 企业办公软件应用的优缺点

企业办公软件应用的优点：其最为明显的地方在于高效的处理及存储力，之前提到过，与人力相比，计算机软件应用提升了效率，并且在精准性上更为突出，一些演示文档的使用及数据分析，使企业的运转和会议过程更为流畅，此外，计算机的存储更为方便，容量更大，这样就节省了资料管理人员的工作压力，便于提升工作质量，在效率上事半功倍。目前，企业办公软件应用使办公自动化实现了全覆盖，计算机的介入，软件的使用大大增加了信息交流与传递的可能，计算机软件对于图片、文件、视频、数据、文档等自动处理排序分析，摆脱了人工出现的误差，各种集成处理软件的应用，加大了图形图像处理能力及文档处理能力，实现了数据化的智能处理，网络办公也成为了常态化，一些会议进行远程指导，不再仅仅局限于固定的场所进行，这样的便捷性是以前人们从未想过和做过的。

企业办公软件应用的缺点：企业办公软件应用也不是万能的，其具有本身的缺陷性。病毒不仅在互联网上大量存在，还会攻击企业的计算机网站及内部数据库，这样就会造成企业文件的流失和损坏，甚至出现的勒索病毒，令企业损失大量金钱去维护自己的内部资料。因此，众多企业不仅将本企业的资料进行计算机病毒查杀维护，也对于计算机的安全进行合理化的构建，定期定时进行数据的备份及维护，及时保存贵重资料和影像资料，做好办公数据的修复工作，使企业办公软件应用在安全的环境下进行。此外，除去安全因素之外，一些涉及到企业的具体工作的需要还存在一些不足。目前的办公软件模式化明显，一些企业具有自身独特的需求，需要自己的数据整理排序等设计需要，因此，企业办公软件应用还需要计算机软件公司进行定制服务，满足各家企业具体的设计需求。此外，一些企业针对软件还提出了一些要求，要求软件公司的设计要根据企业往年的需求进行，往往一些公司的软件设计能力不强，不能达到预期软件要求，这就产生了一定的局限性。

3 企业办公软件应用的前景及发展方向

目前，市场上流行的企业办公软件主要是微软系列办公软件及WPS系列办公软件为主，其包含的文字处理软件、幻灯片制作、数据处理、电子邮件、数据库处理等软件众多，应用十分广泛。此外，国产办公软件目前应用也很多，设计面广，更适用于中国的企业环境和需求。但是，随着计算机技术及网络技术的发展，企业办公软件应用还会有更广泛的应用空间，其专业性更强，更满足于企业的办公需要，还会基于办公软件的需求进行特殊的办公处理，例如会有基于OFFICE软件的定制软件，实现办公自动化的处理，提升工作效率。此外，网络技术与办公技术的结合可以实现资料的共享及相关协同处置，这样就提升了资料的管理能力及科学化的信息办公处理，这样参与其中的人员会更多，效率也会更快。