周广军+田新赞

摘 要：办公室自动化是应用计算机或数据处理系统代替人工来自动处理日常办公中的一些事务性工作的方法。这种工作方法具有强大的功能，比如，文字处理功能，包括文件的编辑、修改、存储、打印等；图形处理功能；声音处理功能；日常事务处理功能，如会议安排、邮件管理等；局部网络功能，即把一个机关的各部门联成网络，共享资源、沟通信息等。本文就探讨办公自动化在医院文书管理工作中的运用展开论述。

关键词：办公室自动化；医院文书管理；管理制度

在当前的大型医院中，都是利用办公室自动化系统，因为利用办公室自动化系统可以将通告、文件、制度、命令等直接用电子邮件的方式传送给医院工作人员，大大缩短了传送的时间，提高了工作效率。但是通过电子邮件的形式进行传递信息具有时效性，所以办公自动化在医院文书管理工作中要以纸质和电子两种形式并行存在。

1 办公自动化对医院文书管理的影响

（一）办公自动化对文书管理能力的影响

第一，办公自动化对文书的管理打破了传统的管理模式，拓展了新的管理渠道，与传统的文档管理策略相比，文档储存室不再需要几个专門的房间，也不需要有专门的文档柜，这样既节省了医院的空间，而且还就有经济效应。同样，医院开展一个办公自动化平台，医院的每一个办公室都配备一台电脑，医院的领导就可以利用办公自动化平台，将需要保存、保护的文档传给文档管理人员，显而易见，文档管理又多了一种新渠道[1]。第二，利用办公自动化体系，可以增加新的工具，在电脑上可以安装文档管理的软件，这样的软件可以减轻医院文档管理工作人员的工作程序，比如，编码技术就是文档管理人员喜爱的一项高科技技术，也充分体现了办公自动化创设了新的文档管理工具。

（二）办公自动化对文书管理水平的影响

第一，办公自动化对文档的管理与传统文档管理相比，就像是提高了一个世纪的效率。传统的文档管理在浩如烟海的档案中寻求想要的文档难于上青天，假如，医院想要销毁一些过时的文档，只能按照目录仔仔细细的查找，万一目录由于文档时间太久而呈现不清晰的状态，这样的文档不仅耗时，而且结果也是待定的。但是在自动化文档管理中，文档查找人员只需输入关键字就可以找到目标，这样不仅操作简单方便，而且快捷[2]。第二，办公自动化可以提升医院的经济效益，因为在办公自动化中，可以降低人工成本，可以降低时间成本。办公自动化还可以及时销毁过时的档案，可以节省存储空间。

2 办公自动化在医院文书管理工作中存在的问题

（一）医院文档工作人员综合素质偏低

第一，医院文档管理人员缺乏计算机的专业性知识，在办公自动化的医院，对专业性的知识要求颇高。但是如今的医院，文档管理工作人员，都是“门外汉”，以至于医院文档管理工作的局面混乱不堪，有时在三四个文件夹中找到了一份要素不完全的文档。第二，在办公自动化的今天，文档管理工作和纸质文档的管理工作大相径庭，一些没有专业知识的工作人员来说，急需提高计算机的应用水平。

（二）办公自动化在医院文书管理工作中体系不完善

第一，办公自动化在医院文档管理中没有完整的管理系统，有些医院没有明确规定上级发送给下级的文档要下载保存，以至于在今后的使用当中，用户找不到文档。第二，办公自动化在医院文档管理中没有安全的信息管理系统，有些医院，只是随便在计算机上建立文件夹，这样可能造成隐私外泄，或许被一些电脑黑客将文档的消息改变，这样对医院造成巨大的损害。

3 办公自动化在医院文书管理工作中的策略

（一）完善文书管理档案管理制度

第一，医院要建立一个完善的信息管理系统，分为纸质档案管理和电子信息管理。在管理中，医院的领导者要分派好职务，一部分员工进行纸质档案管理，一部分进行电子档案管理。第二，员工在工作中要注意沟通、合作，因为纸质的档案信息和电子版的档案信息必须完全一致，所以在沟通中才可以达到双方的平衡。电子版和纸质版都是相辅相成的，两者必须合作完成共同的文书档案管理。

（二）加强文书档案人员的培训

要推进办公自动化在医院文书管理工作，就要对相关的人员进行培训。让工作人员充分学习Excel表格、word文档等办公软件，如果员工不会使用与工作相关的软件，就没有办法工作，没有办法为医院传达及时信息。这样急需加强工作人员的培训力度，提升专业素质，应付工作中不断变化的技术问题。最重要的目的是让工作人员融入医院文化，用强化的方式让工作人员很快适应医院的文化，

其实这才可以提高医院的社会效益和经济效益。

（三）积极开发医院电子信息系统

第一，医院要明白文档管理对办公自动化的需求点，要分析文档管理的基本功能，对医院特殊的文档进行特殊的信息保护。第二，要根据医院对文档的需求积极开发可以进行信息交换的技术系统。第三，要注意医院文档系统之间的相互连接，避免个系统之间相互独立的情况，在这一点上，可以人工设置医院文档自动分类并存储。对于一些无用的文档信息要及时清除，这样可以为新的医院文档留下足够的存储空间。

4 结语

在医院文书管理工作中办公自动化可以为医院创建一个可以进行信息共享和交流的平台，医院不仅可以在该平台上进行信息的发布和删除等操作，而且还可以管理员工的一些档案信息等，办公自动化极大的提高了医院的文档建设和管理水平，因此办公自动化在医院文书管理工作中的运用会越来越多。

参考文献

[1]罗彬彬.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].传承，2016，06（08）：122-123.

[2]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015，04（21）：90-91.