刘芸

摘 要：随着经济和社会的发展，传统的档案管理模式已经不能适应人们越来越多的档案信息的需求。我国高校传统档案管理中存在的问题主要表现在对档案管理重视程度不够，投入不足；信息化建设滞后；以及档案信息资源共享难以实现。构建高校档案信息资源共享管理模式是我国高校档案管理的发展趋势。该模式的建设需要从加快档案信息资源共享的法规建设开始，大力加强档案资源建设，应用数字化手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平。

关键词：高校档案；档案信息资源管理；档案信息资源共享

高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。就工作性质来说，高校档案管理是独立、专门的业务工作。其工作特点与其他文献管理活动类似，也包括信息的输入、储存、加工和输出，有完整的信息传输过程，属于信息控制系统。但高校档案管理又有区别于其他档案文献管理的4个特点：一是档案资源积累的缓慢性；二是档案管理过程的阶段性；三是档案管理活动对档案形成者的依附性；四是档案管理工作对社会的相对封闭性。因此，对高校档案管理工作的基本要求是完整性、完全性、科学性、规范性、经济性和现代化。

1 档案信息资源管理与档案信息资源共享

1.1 档案信息资源管理

档案管理是通过对档案信息资源的采集、存储、开发、利用和再生产的过程，通过计划、协调、控制等来实现的管理活动。档案信息资源管理不同于传统的档案管理，它是基于馆藏物理资源和网络资源基础上，以用户需求为目标，面向档案资源内容的、融入战略层决策，并帮助用户找到或形成解决方案的增值服务。

从档案管理到档案信息资源管理不仅是提法的转变，更重要的是两个不同层次的管理。档案信息资源管理将信息资源管理理论引入档案管理研究中，是档案管理的更高层次，组织形式上具有高度的集成性。档案信息管理是对档案管理认识的深化，从重视档案原始凭证性转向档案内容的开发利用，重在解决档案信息的传播与共享。

1.2 档案信息资源共享

档案信息资源管理是为了增强档案系统的系统功能、提高系统效率和服务水平而进行的活动，而信息资源共享可以完善档案信息資源管理。因此，信息资源管理的最终目标是寻求信息资源的共享。

信息资源共享的实现需要信息资源共建和信息资源共享的有机结合。信息资源作为物质基础必须统一规划、分工建设。高校档案管理资源共享的基础工作是信息化建设，是指利用计算机技术、网络技术、信息技术，把文字、表格、图像、声像等档案资源进行处理、开发，为信息资源共享做准备。信息资源共享是信息资源建设的目的，只有做到共享才能最大限度地实现信息资源的价值。但并不提倡绝对的和没有限制的共享，因为这样会给信息提供者造成伤害，带来负面影响。同时，在激励机制的设计上也难以做到完美。高校档案信息资源的共享需要在各高校的档案信息资源之间进行协调和做到信息传播机构的标准化及相互兼容，因此，需要一个机构来承担协调者的角色，并制定约束和规范各方的制度。

2 档案信息资源共享存在的问题

2.1 责任主体缺失、缺乏统一规划

目前，各高校尚没有权威性的机构出面协调档案信息资源共享建设，缺少能独立行使职权，跨专业、跨系统的一体化常设管理机构，从而使档案部门的共享建设缺乏全局性的统筹规划和整体化管理，其战略性约束相对不足。由此造成系统间难以相互合作，资源布局不合理，难以共享。

2.2 信息内容匮乏、信息资源陈旧

虽然最近几年档案信息资源网站（页）较以前有大幅度增加，但是它们中包含的有价值的信息量的增加幅度远不及网站（页）数量的增加幅度；即使有档案信息资源数据库也属于二次文献，用户只能检索到档案的题录和文献摘要信息，没有档案全文数据库，想要查询具体的档案卷宗内容还需要到档案馆亲自查阅。

2.3 技术支持薄弱、服务形式单一

各档案信息资源网站很少涉及高级网络技术，一般只提供信息浏览服务（WWW）、电子邮件服务（E- mail）和少量的信息咨询和接待服务。电子邮件服务又不及大型网站的稳定性、全面性和及时性；少量信息咨询和接待服务大都是“走马观花”，流于形式。只有很少部分的网站提供远程登录（Telnet）、文件传输（FTP）、电子公告牌（BBS）等服务。

2.4 共享工具落后、检索手段落后

由于客观上档案信息的存在和分布是多专业、多部门、多地域的，档案信息资源的采集、加工和存储也就是分布式的，所以造成资源分散、搜寻不易的问题。而目前大多数的档案信息资源网站缺少工具对档案信息资源进行整合、导航、检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台。检索软件落后，档案信息分类较粗，缺乏多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用户查阅效率，档案信息资源共享困难。

3 构建高校档案信息资源共享管理模式的策略

3.1 加快档案信息资源共享的法规建设

档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，对这类牵涉面广、影响因素众多的系统工程，法制先行是十分重要的前提条件。创造一个良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。优化高校档案信息资源共享的法制坏境，一是修订、完善现有的《档案法》的相关条款；二要制订档案信息资源共享法规。档案信息资源共享法规内容应包括以下几个部分：一是关于档案信息资源共享的方针、任务、标准、经费渠道与保障措施；二是关于高校档案信息资源整体布局，包括目标、总体要求、原则、组织方式、协调工作领导机构的性质、职能、组织形式、经费等；三是关于全国计算机档案检索系统的建设，包括各类档案数据库建设的布局与管理、服务与利用、联机检索网络布局与原则等；四是档案信息资源共享的相关标准；五是关于有关知识产权的规定，规定要在强调促进档案信息共享的同时注意保护知识产权，使档案信息资源共享沿着合法有序的方向发展。

3.2 大力加强档案资源建设，打好资源共享的物质基础

档案资源建设是档案资源实现社会共享的基础。离开了这一基础，高校师生、社会利用档案就是“巧妇难为无米之炊”，档案资源共享也就成了“无源之水”。加快档案资源建设，首先要“广开货源”，即加大档案收集工作的力度，扩大征集档案的范围，既要内容全面，又要注意特色，既要注意当前需要，又要兼顾长远利用，保证档案资源充足、有效、高质。其次，必须根据社会信息化的发展趋向及其要求，加强高校档案资源建设宏观规划与协调；同时，还应加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源的结构原则与模式，不断丰富馆藏，提高文化品位，使馆藏档案资源具有浓郁的文化气息。

3.3 应用数字化手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平

在国民经济和社会信息化的宏观背景下，档案管理部门应该适应信息时代发展的新形势，以档案信息化建设为契机，积极引用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具（如完善档案目录中心和数字化档案馆建设）提高开发档案资源的能力与水平，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革，多形式、全方位地运用现代科技手段搞好档案资源开发。

4 结语

在信息化社会发展的今天，人类对信息共享状态的需求，决定了档案信息资源共享管理模式的研究既具有学术理论研究的价值， 又具有实践运用的价值。因此，只有真正理解了高校档案信息资源共享管理的模式，才能最大限度地整合、利用档案资源，更好地为师生、为社会服务。