摘 要：在进行国家二级秘书职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这是一种非常新颖的鉴定方式。本文拟从如何选题展开，再以案例作参考，力图破解这一独特而颇具挑战的鉴定方式。

关键词：二级秘书；业绩评估报告；组织并主持会议

基金项目：重庆青年职业技术学院2016年度校级课题：“基于工作过程系统化开发高职院校商贸类专业学生行政管理能力的策略研究”，资助成果，项目编号：CQY2015Y016

根据《国家职业标准秘书》，二级秘书是我国秘书职业资格等级中的最高级别，也就是最高级秘书。所以在进行职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这不仅有别于秘书其他级别[1]的考试内容，更是在其他职业资格等级考试中所从未出现过的考试方式，是一种非常新颖的鉴定方式。“业绩实证评估”由五个模块构成，现就 “组织并主持会议”第四个模块进行专题探讨。

1 考题分析

该模块主要评估的是考生组织并主持会议的能力，会议在办公室工作中比较常见，但由于条件范围的不同，难度系数将不同，对能力的要求也不同。比如同样是办会，二级秘书要求能够拟订会议议案、审核筹备方案、组织与培训会议工作人员，并能够主持会议、督查会议决议的落实等，这与简单的参与会议服务、进行会议记录的工作内容完全不同。同时这两部分也可以作为是否达到二级秘书的门槛使用。所以要通过国家最高水平的鉴定，需要注意以下部分：

1.会议规模要选择在50人以上，有单位内部和外部人员参

加。会址应选择在单位以外，会期不少于3天。这基本上可以把范围确定为较大型会议，比如公司年会、股东会、工作会、大型产品推介会、客户洽谈会等类型的会议，才能满足这个基本条件。

2.考生在完成该模块必须要明确和要掌握办会的三大流程工

作，包括辦会前的准备工作、办会中的协调和服务工作，以及办会后的总结和落实工作。

3.会前筹备工作十分重要又很琐碎，包括拟定会议议程与日

程、提供会议地点备选方案、布置会场和安排座次、发布会议信息、安排会议食宿与车辆、邀请会议嘉宾、准备会议资料和会议用品、安排会议礼仪服务、检查会议常用视听设备等，都是会前筹备秘书所必须完成的工作[2]。其中，考生在这部分中要特别突出审核会议的议案、指导会务工作，以及会议当天进行会议准备等这几项工作。

4.会中协调和服务工作也非常多，包括安排会议值班、接待

新闻媒体、进行会议记录、搜集与会人员对会议的意见和建议、印发会议简报等工作。考生在此部分的写作中尤其要体现出对会议的引导作用，比如引导会议按议程顺利进行；围绕主题进行有效交流；收集、汇总会议反馈，及时调整会议内容等工作；组织大会形成会议决议。

5、会后总结和落实工作包括整理会议资料、运用会议纪要的形式将会议的情况及议定事项记载下来，并传递给相关单位，以及经费结算等。考生在完成此部分时要从会议效果、经费控制、存在问题等方面进行总结。

2 案例参考

第一部分：自述背景情况

标题：重庆某股份公司2014年度半年营销工作会议效果评估报告

撰写时间：2013年7月16日

地点：营销中心办公室

会议主题及中心思想：总结2013年上半年营销工作，讨论并全面部署2013年下半年营销任务。

第二部分：证据内容

重庆某股份公司2014年度半年营销工作会议效果评估报告

尊敬的领导：

重庆某股份有限公司2013年半年营销工作会已于2013年7月 9日圆满结束。为了总结办会经验，特对此次会议进行评估。现将会议评估情况报告如下；

一、会议基本情况

㈠会议名称：重庆某股份有限公司2013年半年营销工作会。

㈡会议主题及议题：

会议主题：总结2013年度上半年营销工作情况，部署下半年营销工作

会议议题：对市场分析与营销策略、新市场的变化与对策、提升经营质量、有效降低应收账款等几个方面作主题讨论，经验交流。各分厂就新产品作专题介绍，设备展览。

㈢会议时间和会期：2013年7月7日至9日；会期3天

㈣会议场所及住宿地点：重庆市武隆县仙女山琥珀大酒店。

㈤参加会议人数：120人。

㈥会议餐饮：统一就餐10次、会间茶点3次。

二、对会议管理工作的总体评估

2013年7月，公司半年营销工作会在重庆市仙女山风景区召开，到会人员为公司领导、各分子公司经理、各网点经理，共计120人。会议主要就营销现状、营销思路、营销策略作了重点探讨。会上，公司副总经理王总作了大会主题发言：《2013年度上半年营销工作报告》。报告总结了上年工作的亮点与存在的不足，阐述了下半年经济形势与未来展望，提出了下半年及未来的六项工作重点。王总的发言得到了与会人员的普遍认可。在会议期间，各销售网点与各生产单位就市场、产品、管理等多方面进行了深入交流。整体来看，会议精简、高效，达到了预期目的。

㈠会前审核严格，有效完善和执行了策划与筹备方案。

1、能够围绕单位中心工作，拟定出大家关心且认可的会议主题，该主题鲜明突出，为会议的成功召开打下良好基础。

能细化会议主题，确定以下议题：

各网点进行主题讨论及经验交流：市场分析与营销策略、新市场的变化与对策、提升经营质量、有效降低应收账款。

各分厂新产品专题介绍，设备展览。

提前联系需发言的各网点及各分厂经理，并督促其认真准备，有力的保障了会议效果。

2、在3天的正式会期中，合理排定了日程表，包括专题演讲、专题探讨、经验交流、设备展出和参观活动。10家单位在会上作了经验交流发言；12家分厂展出了最新产品；观看“印象武隆”、参观了仙女山著名景点。完成了会议议程，达到了预期目的。

3、成立会务筹备委员会，将会务机构分为会务、秘书、接待、宣传、财务、安保等6个工作小组，并对10个工作人员进行了科学分工，發挥了团队优势。

4、会务筹备委员会提前进驻会场，落实了会议筹备方案，对会场进行布置，实地检查会议餐饮、住宿、交通等情况，相关应急备用方案也都落到实处，做到有备无患。

㈡会议期间，各项工作有条不紊地开展，实现了预期目的。

1、会议主持人冯总与会议筹备委员会紧密配合，熟悉会议各项工作安排，引导会议按预定程序进行。

2、会议发言人准备充分，发言精彩，对相关主题作了深入汇报，与会代表认真听取后，热烈讨论，其中的策略及分析给在座人员很大启发，效果圆满。随后的新产品介绍为生产单位与营销单位展开深度合作搭建了有效的平台。

3、会议中根据临时情况，及时调整会议议程的顺序。比如，代表合影本来是安排在大会主题发言后，但因部分经理因航班延迟未能及时到达，将代表合影调整到上午会议结束后、就餐开始前进行，并将合影照片在闭会前送到各位代表手上，使与会代表非常满意。

4、会议通过了下半年营销工作要点，为公司的发展指明了方向，凝聚了人心。

5、会议安排井井有条，仙女山风景优美，酒店住宿环境好，餐饮服务绿色环保，会中茶点简约精致，与会代表纷纷表示不错。

㈢会后及时总结，整体效果显著

1、此次会议每人收取会务费1000元（不含住宿费和往返交通费），总计收入12万元。会议支出共计11.5万元，包括文件资料费、会议办公费、会议场租费、伙食费、参观门票费、纪念品费等。盈余交公司营销中心。会议经费控制有效。

2、会后及时分发会议纪要及相关资料，撰写会议简报及新闻稿，做好宣传工作及总结工作。

3、会后由营销中心负责会议决议的相关协调和督办工作，分工落实会议中提出的各项事务工作。

4、本次会议效果良好，为全年营销工作会的召开奠定基础。

㈣会议中值得注意的问题

1、餐饮中菜品的口味问题

因某些经理代表来自北方，不太适应麻辣口味。应更加注重各种菜品的口味均衡搭配问题。

2、客房预订的问题

会前，会务组是按照《参会代表回执》预订的房间，基本为标准间。但个别代表报到时提出要住单人间，会务组不得不采取紧急措施与酒店经理协调，但因客房紧张未能解决。这个问题在今后的办会中要多加注意，会前适当预留一些其他类型的房间，避免客房紧张，到时无法调剂。

报告人：张某

2013年7月16日

第三部分：证词描述

1、该考生作为办公室副主任，能够协助主任组建团队，在会前做好策划，拟定了筹备方案和预算方案，并按程序做好审核把关，为会议的顺利召开做了充分准备。

2、会前一周，该考生协助主任成立了会议筹备委员会，分工合理，责任明确，并与会议召开前一天提前入驻现场，仔细检查各项内容，包括应急方案和备选方案都考虑充分。

3、会中该考生协助主持讨论会，引导会议按既定议题进行，代表交流踊跃，效果显著。

4、该考生及时做好会议记录，并于会议结束后，撰写会议纪要等相关文件，及时分发给各代表，有力的保障了会议效果，为下次同类型会议的召开提供了重要的参考性文件。

6、会后，该考生狠抓落实，督促检查各部门工作进度，为会议精神的贯彻做了扎实高效的工作。

参考文献

[1]国家职业标准秘书（2006）[s].中国劳动和社会保障出版社，2006

[2]秘书国家职业资格培训教程二级秘书[M].中央广播电视大学出版社，2014

作者简介

田黎莉（1983-），女，重庆北碚人，中级经济师，硕士研究生。研究方向：企业管理、行政管理、市场营销。