刘传峰

【摘要】随着科学技术的发展以及计算机网络技术的普及，当前的档案管理工作已经逐渐形成了数字化处理的模式，并在其基础上不断的完善成熟，本文将对档案管理工作中的数字化处理技术进行具体的分析和介绍。

【关键词】档案管理；数字化处理；信息数据

随着各种信息量的增加，档案管理工作越来越复杂，人们的档案数据越来越多，有涉及到职位升迁的个人基本履历，有关于党员干部评定的思想履历等，如何对这些丰富的档案数据实现科学化的管理，更好的保证档案管理工作有序的展开，是目前档案管理工作的重点。在计算机知识的网络化时代的影响下，档案管理已经逐渐开始了数字化的管理模式，并在未来一段时间将会得到更好的发展。

一、扫描技术

扫描是实现档案管理数字化模式的一个前提，所谓的扫描就是讲所有纸质的文件档案资料通过扫描仪扫描下来，并将数据存储到计算机里。扫描工作的实现需要工作人员熟悉扫描仪的基本工作原理，能根据实际的需要对扫描仪进行数值定制。

1、扫描仪工作基本原理

扫描仪是新型的科技产物也是实现档案管理的一个必备设备，它能够将文本类以及声像等类型的数据信息通过扫描最终实现数字化的转换。它的工作步骤主要分为两个程序，首先将信息进行光学的扫描，形成模拟的利用信号，最后将这些信号再转化为我们可以利用的数字信息。

扫描仪通过对原稿进行光学扫描，将光学图像传送到广电转换器中变为模拟电信号，又将模拟电信号变换成数字电信号，并通过计算机接口传至计算机中。在扫描仪获取图像的过程中，有两个原件起到关键作用：一个是CCD，它将光信号转换成电信号；另一个是A/D变换器，它将模拟电信号变为数字电信号。这两个元件的性能和技术指标直接影响扫描仪的工作质量。扫描仪的工作方式主要有反射式和透射式两种。

大多数平板扫描仪采用反射式扫描原理。在扫描仪内部，有一个步进电动机驱动的可移动拖架，拖架上有光源、反射镜片、透镜和CCD光敏元件等。扫描时，原稿固定不动，拖架移动，其上的光源随拖架移动，光线照射到正面向下的原稿上，其过程类似复印机。图片反射回来的光线通过反射镜片反射到透镜上，经过透镜的聚焦，投影到CCD广电耦合元件上，经过广电转换形成电信号，然后进行译码，讲数字信号输出。采用透射式扫描原理的扫描仪一般有两类，一类是专用的胶片扫描仪，另一类是混合式扫描仪。扫描仪与计算机之间的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB较为常用。

2、扫描仪技术指标

扫描分辨率、扫描精度、色彩位数、灰度级、扫描幅面、扫描速度、兼容性、接口形式等都是选择和使用扫描仪时应重点考虑的技术指标。

扫描分辨率（dpi）主要是指扫描仪CCD的光学分辨率，是决定扫描清晰度的主要参数指标。不同的扫描仪其扫描分辨率的数值也是不一致的，通常来说扫描仪的扫描分辨率越高，那么扫描出来的数据越真实，在使用的过程中可以根据实际的需要进行合理的选择。当然分表率高的扫描仪其扫描成本和设备成本相對来说也会有所提高，因此在选择扫描仪需要从经济和效果两个方面进行衡量。

二、模数转换技术

声像档案的数字化过程与纸质档案完全不同，这是因为传统的声响都采用模拟的磁带、录音带、录像带来保存，必须通过模拟到数字转换才能实现数字化。

模数转换是将模拟输入信号转换成二进制数字信息的一种技术，主要包括采样、保持、量化和编程四个过程，实现这些过程的技术很多，并采用这些技术研制出各种转换设备和系统，在开展声响档案数字化过程中必须了解和熟练掌握浙西额设备的功能、性能和操作规程。

模拟声像档案数字化的核心过程既是要完成声响档案的数据采集与数字化转存，实现声像档案从模拟数据向数字信息的转化。这个过程主要依靠模拟声像资料播放机、数模转换线、视频采集卡、影响工作站等设备搭建的声像数模转换系统完成。声像数据的数字化转换过程是实时的，即一个小时的模拟声像资料转化为数字格式同样需要一个小时。

三、网络存储技术

经过扫描后的信息将被存储到相关的计算机内，首先需要保证计算机的安全，为了降低档案数据管理的风险，应该对重要的数据进行备份；其次，存储的计算机需要具备足够大的空间容量，能够对所有信息数据进行存储；最后计算机需要实现网络化，以便实现数据的及时更新，更能实现信息档案的便捷管理和在线分享。

主机与网络存储系统之间的连接方式有多重，主要有在线存储、近线存储和离线存储。磁盘阵列与服务器之间的直接连接就是采用在线存储方式，存取速度快，成本高，适合高速数据存取的应用场合；光盘库与主机之间采用近线存储方式，存取速度中等，成本合理，适合于对在线访问速度要求不高的档案馆、图书馆等；磁带库、脱机存储设备是采用离线存储方式，平均存取速度较低，成本也较低，适合大规模后备备份或者用以保密数据的保管和访问等。

存储设备与网络的连接标准也有多种方式，主要有SCSI连接、光纤、3GIO、InfiniBand等。SCSI连接和光纤连接是档案馆中通常使用的连接方式。

四、数据压缩技术

信息存储的过程中通常会遇到两个主要的问题，其一是存储的信息量大，存储空间有限，存储难度大；其二是存储的信息类型不统一，有数据型有图像型等，不同的信息需要存储在不同的文件夹内，存储程序复杂，而压缩技术正好可以恰当的解决掉这两个矛盾。

经过压缩后的文件和信息，所占的存储空间下降，提高了存储空间的有效利用率。当人们需要对存储的信息加以利用时，可以通过相关的软件对信息进行解压。目前主要有两种主要的压缩形式，一种是有损减压，一种是无损减压。无损减压顾名思义，就是在减压的过程中没有实现数据的缺损和变更，该技术能够保证数据信息的真实性，但是压缩的效果和程度有限，在一定程度上还是有限制的，不能实现理论上减压的效果。

通过压缩处理后的信息数据基本上能够减少硬盘的存储负荷，因此是十分必要的，但是由于压缩技术需要耗损机械设备，因此经济成本也相对较高。所以应该在压缩领域实现压缩能力与压缩质量的突破，为档案管理实现准确安全廉价的信息压缩。

有损压缩方法在保证了压缩效率的同时也最高限度的保证了信息数据压缩后的高质量。它的基本操作原理是基于人类对某些视频和图像在一定范围内的敏感度比较低，那么对这部分敏感度低的数据进行压缩缺损，将不会影响到人们对于数据和信息的有效利用。因此，有损压缩技术能够得到普及。

五、结束语

通过档案管理数字化模式的实践数据调查，我们发现该种管理较之传统的管理方式更快捷高效，能够实现信息的有效存储和高效利用，并有利于档案管理领域精简机构，节约经济成本。因此，档案管理的数字化模式将在我国得到大力的推广。