吴健鹏

（南京政治学院上海校区军事信息管理系上海200433）

大数据环境下档案馆建设发展研究

吴健鹏

（南京政治学院上海校区军事信息管理系上海200433）

大数据技术为档案馆发展带来挑战与机遇。挑战主要表现在馆藏建设、技术应用、管理统筹以及利用服务等方面。档案馆应全面把握内容拓展、技术革新、管理转型、服务推广方面的重要机遇，在大数据环境下转变思维、统一标准、健全法制、以利用为先地建设和发展档案馆，最终建成馆藏丰富、技术成熟、体制科学、服务泛化的新一代档案馆。

大数据档案馆建设发展

G270.7

A

2017-04-18

21世纪信息技术的迅猛发展为人类社会带来了巨大而深刻的改变。进入第二个十年，大数据及其相关技术俨然成为整个信息技术研究领域的前沿与热点。根据CNKI全文数据库搜索“大数据”一词结果显示，2010年至今，国内相关的研究文献多达70000余篇。我国档案馆建设发展也深受大数据技术发展的影响。

一、大数据与档案馆发展现状

大数据的概念目前众说纷纭，尚没有统一的定义可以完全精准地予以概括。但对于大数据的特点，国内外有着一致的认识和理解：大数据作为一种在种类繁杂，数量庞大的数据中快速获取信息的技术手段，具有4个V的突出特点，即Volume（海量的数据规模），Velocity（快速的数据流转），Variety（多样的数据类型）和Value（较高的数据价值）[1]。而与此相关的存储、计算、通信、数据挖掘等信息技术都可以称之为大数据技术。

当前是大数据的黄金时代。广泛普及的智能信息终端不断生成日益增长的海量数据。例如每个人随身携带的手机，时时刻刻产生着各式各样丰富的通讯、位置、搜索历史等信息。当这些信息被收集到一起将形成体量巨大的集合体，如何发掘其中潜在的价值规律便成为大数据技术发展的关键。大数据技术对公众的日常生活产生了深刻影响。例如基于大数据检索技术的搜索引擎能提供更优化的搜索内容，基于大数据用户分析的手机应用能提供更贴切的个性推荐，基于大数据信息检验的导航能提供更准确的位置信息。大数据的相关研究还有更多领域有待发掘。

我国档案馆的建设发展在历经了建国前的萌芽、建国后的整理重构与初步发展、改革开放后的逐步完善和步入正轨三大历史时期后，已逐渐趋于成熟，形成了一套具有中国特色，能够基本满足我国复杂社会情况下档案工作要求的体系[2]。目前国内已有各级各类档案馆超过3000个，涵盖政府、地方、企业、民族、文化及其他特色档案等众多领域[3]。当前档案馆的建设发展遭遇新的境况——档案信息的形态、体量等各方面的变化以及信息技术对于档案工作所产生的影响使得传统的档案馆工作发展模式面临着重大挑战，同时大数据技术的发展进步为其带来了新的机遇。研究大数据时代档案馆发展面临的挑战与机遇，探讨大数据环境下档案馆发展的要点与前景，是当前档案学研究的重要问题之一。

二、大数据环境下档案馆发展面临的挑战

大数据环境下档案馆发展面临的挑战可按照主要涉及的内容概括为如下四个方面：

1.馆藏馆建有待拓展。馆藏馆建工作是档案馆发展的基础，是一切其他工作开展的前提条件。在大数据环境下，档案馆馆藏工作面临新的变化：来源复杂多样，类型结构变化，数量急剧扩张，馆建规模受限。来源复杂多样是指大数据环境下馆藏档案的来源拓展到许多新的领域，例如大量的网络信息归档、丰富的自媒体信息收集等使得馆藏来源相对以往更加丰富。类型结构变化是指大数据时代档案信息形态各异，促使档案馆藏结构从传统的纸质档案为主，辅以音像档案的类型转变为数字档案比重显著上升，多种档案形态共存。数量急剧扩张是指包括传统档案数字化档案、电子档案等在内的各类档案数量激增，成为馆藏工作最直观的挑战。馆建规模受限是指档案馆存储量的变化引发档案馆规模扩张，提升财政预算，面临众多现实难题。

2.信息技术亟待对接。大数据技术在众多领域得到广泛应用，但在档案领域如何实现良好的技术对接，发展出一套适用于档案馆工作的大数据技术体系却面临诸多挑战。其挑战主要表现为：技术兼容不佳，专业技术匮乏，存储方式缺陷，挖掘算法空缺。技术兼容不佳表现为在档案数据无法单纯移植的境况下，通用大数据技术与利用信息技术进行管理的具有特定数据结构的档案资源之间兼容共用的基础不牢固。专业技术匮乏表现为对复杂的档案工作与大数据技术结合共生，切实实现档案馆工作各个环节的设计构思不足。存储方式缺陷表现为档案馆存储设备无法满足大数据技术对于存储容量、读写速度等方面的要求，成为对档案数据进行进一步操作的技术瓶颈。挖掘算法空缺表现为当前既符合档案工作内涵，又便于数据技术操作，有利于实现档案价值的大数据价值挖掘算法短缺的窘境[4]。

3.全面统筹管理繁杂。在档案馆的建设发展中，全面统筹管理工作是把握发展趋势的方向盘。大数据环境下档案馆管理工作面临四个方面的主要问题：工作量激增，管理体系陈旧，新领域亟待建立，人才储备匮乏。大数据环境下档案馆发展所产生的工作量激增为档案馆业务人员带来繁重任务的同时，也加剧了档案馆管理人员的负担。管理体系陈旧在大数据技术与档案工作的结合实现过程中阻碍着档案馆设计采购、技术调试、资源整合等各项工作的有效进行[5]。许多档案馆管理体系在大数据时代的新常态下凸显陈旧，急需根据其工作特点实现合理转变，填补所涉及的全新工作领域的管理体系漏洞。人才储备匮乏则表现在全国40所开设档案学相关高等教育的院校对于培养与大数据环境下档案馆建设发展实际相匹配的优秀人才，保证档案馆可持续发展的能力欠缺。

4.利用服务需要加强。大数据技术为档案馆带来了一个了解利用者、走近利用者的绝佳契机，但当前档案馆利用服务工作需要全面加强，主要体现在：宣传推广不到位，资源开放不充分，信息获取不便捷，特色服务不完善。宣传工作不到位体现在档案馆依托大数据技术进行的有效工作尚不为公众所熟知，除了相关研究学者及政府工作人员外，难以真正发挥档案的第二价值。资源开放不充分体现在许多档案馆由于档案工作具有政治性的特点，保密要求相对较高，同时对大数据技术不够了解，导致开放工作谨小慎微，利用不够充分。信息获取不便捷体现在大数据技术不断简化公众信息获取途径的总体趋势下，档案馆资源获取方式仍相对繁琐，打击了利用者的热情。特色服务不完善体现在针对特定群体、特色档案等设计的特色服务不够突出，难以激发公众查档、用档的需求[6]。

三、大数据环境下档案馆发展面对的机遇

问题和机遇是一个共同体的两面，以上提及的问题背后蕴藏着巨大的机遇。清楚认识以下四个方面的机遇并把握其中的发展要点，是档案馆走上正确发展道路的前提。

1.注重思维转变，促进馆藏建设。思维转变是一切变化的先导，明确新时期档案馆工作的指导思想才能够更好的把握档案馆建设的方向，促进馆藏建设。思维转变主要是指对饱经验证的档案工作经典理念进行坚定传承的同时，强调档案馆工作在大数据环境下的发展趋势。克服对未知的畏惧心理，踏实坚定地将大数据技术融入到档案馆工作中，采用开放包容但不盲目迷信的“技术态度”牢牢把握机遇。馆藏建设工作的发展，要合理利用大数据环境下更为丰富的档案来源，在传统的模式之外，辅以对于新形式档案的主动收集、自动归档，广泛进行传统档案的数字化以及网络档案资源的获取。以更加充实的馆藏内容去匹配更加快速的社会发展对于档案馆工作的需求。关注馆藏结构的调整，增加数字档案比重，以利于大数据技术的全面深入应用。最终将一切规划切实推行到场馆建设、设备购置、技术实现等实体工作中进行具体落实。

2.统筹技术体系，积极运用技术。大数据技术的应用本质是技术体系与档案工作的结合，为使二者产生最佳共鸣，发挥最大效用，需进行全面统筹和积极探索。结合大数据的时代背景，档案馆发展要从全局出发，整体规划布局，特别注重档案资源信息化技术、分布式存储技术、云计算技术等大数据技术在档案馆工作的收集、保管、整理、利用等各个阶段，建设、管理、维护等各个方面的具体应用。在发展初期统一包括存储数据库选择标准、电子著录格式标准等在内的大数据技术标准以及包括档案价值评判量化标准、技术效用评判量化标准等在内的技术评价标准，构建完善的技术体系。进行积极大胆、小心谨慎的实践，以防范技术体系的漏洞。在确保档案工作安全保密等基本要求的前提下，通过理论论证、试点实践、全面反馈、综合评估等步骤，积极运用大数据技术，充分分析所应用技术的优缺点与经济、社会效益，主动严谨地探索档案馆在大数据环境下的技术实现。

3.健全法规制度，管理转型升级。完善的法律保障及规章制度的确立是大数据环境下档案馆建设发展走向成熟的最终标志，以成文的规定确保档案馆工作转型升级顺利进行。以国家颁布的法律法规为准绳，严格依照《中华人民共和国档案法》的相关规定制定细化的行业规范，实现系统化、法制化、规范化。同时结合大数据技术特点，将数字档案等新形式档案的管理工作纳入档案馆相关法规制定与日常管理的范畴，实现全面安全可靠。在法治框架下实现传统档案馆工作的升级。将新时期的档案工作内容、大数据技术与传统档案工作收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计、利用八大主要工作环节紧密相连，利用大数据技术在统计分析上的优势，科学改进工作流程。开辟档案馆数字档案管理工作新领域，实现各职能部门管理模式的转变。不遗余力地推行先进的档案馆管理体系改革。鼓励高等院校在教育实践工作中大力推进信息技术与档案专业知识结合，促进与大数据时代环境相适应的新型档案复合型人才教育体系的建设。

4.坚持利用为先，面向公众推广。档案馆工作的最终目的是实现档案的作用与价值，利用者则是其实现的主体。坚持以利用者为先的原则，将档案馆工作全面向公众推广。档案馆要打破“为保存而保存”的消极思想，多从利用者视角开展档案工作，分析利用者心理，引领建设发展工作。以利用为先、以实现档案价值为根本目的，充分利用大数据技术的深度挖掘能力与网络交互信息采集的便捷等优势，切实发现、分析利用者的需求及档案利用规律，改进档案馆交互工作。同时充分发挥新媒体平台的阵地作用，积极推广宣传档案馆工作，通过更大众化的普及，更便捷化的利用，更开放化的资源，更个性化的服务吸引利用者[7]。

四、大数据环境下档案馆发展的前景

当前档案馆发展如果能够恰当地应对大数据技术发展所带来的挑战和机遇，将实现档案馆工作的飞跃。大数据环境下档案馆发展的前景主要体现在以下四个方面：

1.馆藏内容全面丰富。档案馆在阶段性发展后达到馆藏范围广泛，类型全面，数量可观，传统档案与数字档案比重合理的档案资源馆藏境况，以此作为大数据环境下档案馆工作合理、兼容发展的前提条件。

2.通用技术成熟可行。适用于档案馆工作成熟可行的通用大数据技术指的是体系化、标准化，可在档案资源进行收集、保管、整理、利用及科学研究等方面所使用的技术内容与行业规范。重点领域是如何利用大数据技术挖掘馆藏资源的潜在价值以实现档案的服务价值并形成广泛认同的行业标准和范式。

3.管理体制合理科学。现代化、科学化、信息化的档案馆管理体系是档案馆工作的必然归宿。它不仅有利于档案工作效率的提升，更有助于完善档案馆体系的建设和实现与未来大数据环境下档案馆发展预期的对接。一套与之相配套的档案馆建设理念及以此为目标的档案人才培养体系是其可持续发展的关键。

4.利用服务个性泛化。更充分的开放，更便捷的利用，更普及的推广是档案馆交互服务所追求的未来。广泛的利用者基础是最大限度发挥档案价值的前提，而其依赖于设计和发展一套具有针对性、个性化的利用服务体系，从而达到提升服务品质的最终目标。

五、结语

在大数据时代背景下，档案馆的建设发展存在着馆藏建设、技术应用、管理统筹以及利用服务四个方面的挑战，但同时也蕴含着内容拓展、技术革新、管理转型、服务推广等机遇，如果档案馆能够抓住注重转变思维、统一技术标准、健全法规制度、坚持利用为先的发展要点，就能够实现馆藏全面丰富、技术成熟可行、体制科学合理、服务个性化泛化的美好前景。

[1]周枫.大数据时代档案馆的特征及发展策略[J].档案与建设,2013(8):6-9.

[2]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社,2001.

[3]李明华.中国的数字档案资源建设[J].中国档案,2016(10):14-15

[4]周枫.资源·技术·思维——大数据时代档案馆的三维诠释[J].档案学研究，2013（6）.

[5]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(6):48-50.

[6]杨文刚.大数据背景下档案馆的建设研究[J].山西档案,2016(4):67-68.

[7]陈智兵.大数据驱动下的档案馆服务创新研究[J].兰台世界,2016(1).

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.17

吴健鹏，男，南京政治学院上海校区军事信息管理系，图书情报与档案管理专业，硕士研究生。