提升学校档案服务能力的探讨

2017-02-15强亚娟

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

强亚娟

（浙江省桐乡第二中学）

引言

随着社会对教育工作的日益重视，学校档案工作作为一项基础性工作的重要性日益凸显。同时，教育事业的快速发展对学校档案工作也提出了更高的要求。学校档案工作不仅仅是简单的“收管用”，而是要融入学校发展的各领域各环节，为学校管理、教育教学、文化传承等提供全方位服务。这就需要学校档案部门从战略层次来建设自身的核心能力——档案服务能力。

一、学校档案服务能力的内涵和外延

（一）学校档案服务能力的内涵

服务是档案工作的生命线，是学校档案工作的出发点和落脚点。学校档案服务能力是学校档案部门控制并运用档案资源，参与学校管理，融入教育教学，在服务教育事业发展中最大限度实现档案价值的本领或力量。

（二）档案服务能力的外延

1.保存学校信息资源的能力。保存保护好学校档案信息资源，是学校档案服务能力的基本功能。信息是发展必不可少的基本资源，档案信息资源作为信息资源体系的重要基石，发挥着不可替代的基础支撑作用。学校档案承担着保护学校信息资源的重要使命。学校的档案信息资源在整个档案信息资源中有着特殊的地位，这些在学校管理和教育教学中形成的记录是极为宝贵的信息资源，是学校持续发展必不可缺的基础资源，是学校的宝贵财富。

2.传承学校历史记忆的能力。记录学校历史、传承学校记忆是学校档案服务能力的重要功能。20世纪90年代，联合国教科文组织倡议的“世界记忆工程”项目走进信息时代发展的队伍当中。随着这一项目的开展，“记忆”成为档案学领域独特的研究视角。学校档案资源作为学校记忆的一种重要体现，可以为师生提供“根源感、身份感、地方感和集体记忆”。特别是学校档案陈列室可以用大量原始客观真实的手稿、资料、图片等素材，生动形象地展现学校的办学历史、学术积淀、办学特色、精神内涵等。当校友参观档案陈列室时，基本都是笑着进去，热泪盈眶地出来，满满地都是青春回忆。

3.服务学校教育教学的能力。服务教育教学是学校档案工作最主要的任务。教育教学类档案在学校档案中占很大比重，对促进教育教学研究，提升教育管理水平，提高教学质量具有重要促进作用。教育教学档案具有历史记录属性，能帮助学校领导、教师掌握第一手教育教学沿革的原始资源，借助现代信息技术，对各类数据资料信息进行深入综合分析，帮助教师教学科研。教育教学档案同时也是教师进行教学创新的基础，能最大程度上拓宽教师获得最新教学信息和前沿科研成果的渠道。学校档案部门可以充分利用教育教学资源，收集最新的教学信息和前沿成果资料，利用信息分析技术进行深层开发，生成有益于教育教学的档案资料信息，提供给教师参考。这种教育信息的自动生成转化，可以为教师节省筛选信息的时间，提高教师接收信息和吸收成果的效率，最终转化成教育教学水平的提高。

4.维护学校师生权益的能力。档案的原始性、真实性使其在维护师生权益方面具有不可替代的重要作用。特别是毕业生的学籍资料、教师的业务资料等档案，涉及师生切身利益，在维护个人权益方面可以发挥独特的作用。如学生因毕业证遗失到学校开毕业证明、因出国需要提供在校期间学习成绩证明，老师因职称、工资等问题需要原始证明，都能在档案室找到凭证、维护权益。我校一位调离多年的教师，在评高级职称时发现由于自己保管不慎，许多必需的资料遗失了，最终学校档案室帮他查到了所需资料，顺利评上了高级职称。

5.塑造弘扬校园文化的能力。档案是珍贵的文化财富，学校档案是传承发展校园文化的重要载体。档案文化具有信息来源的真实性与可靠性、知识层面的广泛性和综合性、文化价值的创新性和拓展性。档案文化独特的价值属性可以在校园文化建设中发挥重要作用。作为学校的一名档案工作者，要站在学校发展的高度，积极思考和探索新时期档案文化的内涵、特征、功能及其在校园文化建设中的重要作用，努力形成档案工作与校园文化的互动格局，开辟档案文化服务校园文化新途径。

二、制约学校档案服务能力提升的因素

（一）档案服务意识淡薄

一些学校档案部门主动服务意识比较淡薄，主要还是在档案室等人上门，有用户提出要求才提供服务，用户不找上门，一般不主动提供服务。近几年虽然有了一定的改善，但远远不能适应学校发展的要求和师生需求。

（二）档案服务资源不足

由于学校中一些领导和教师归档意识不强，现实中还一定程度存在“谁形成、谁保管”的问题，不少应由学校综合档案馆（室）集中统一保管的档案资料，仍散落在各科室和有关人员手中，归档率低，一些重要的材料未收集或收集不够齐全，特别是日常工作中形成的具有一定价值的照片、实物、声像等特殊载体的档案收集不全。一些学校档案部门主动收集、积极征集的意识不够强，优质档案资源较少。总体来看，馆（室）藏档案数量不多，内容不够丰富，结构不够合理，存在文书档案多、实物档案少，近期档案多、早期档案少，一次文献多，二、三次文献少的问题，真正满足师生需要的档案资源不多，服务基础薄弱。

（三）档案服务内容单一

学校档案服务内容还是以提供查询有关文件、照片为主，如查阅以前的上级文件、毕业生的学籍资料（毕业证明）、教职工业务资料、校园活动资料等。档案服务意识的淡漠与资源的不足在一定程度上造成了档案服务内容比较单一，仅限于被动的查证服务，直接服务教育教学一线很少，在师生中的影响力非常有限。

（四）档案服务方式落后

不少学校仍沿用传统的档案管理模式，档案信息化滞后于教育事业发展，滞后于教育信息化。传统档案数字化推进缓慢，网络环境下软硬件设施不完备，师生获取档案信息不方便、不快捷，很多还是停留在传统的手工检索、调卷、查阅等，严重影响服务质量和效率。

（五）人员专业水平不高

档案人员是档案事业中最活跃的因素，是档案服务能力建设的首要资源。由于不少学校的档案工作者很多都是教师转行，属于半路出家，真正档案专业人才较少，专业水平不高，制约了学校档案服务能力的提升。

三、提升学校档案服务能力的对策

（一）增强档案服务意识

学校档案人员要把服务作为档案工作的出发点与落脚点，树立“以人为本”的档案服务理念，更好地为广大师生服务。要强化服务意识，从被动服务向主动服务转变，注重服务的针对性、有效性，努力为师生提供精准的档案服务。要树立创新意识，包括档案收集上的创新、编研上的创新、利用上的创新等，从而更好地提升档案服务能力。

（二）强化服务资源保障

1.从单一到多样，扩大档案收集种类。丰富的档案资源是档案服务的重要基础。要树立资源为王的思想，在扩大收集种类上下功夫。认真制定收集范围和归档期限表，拓展收集范围，除文书类和教育教学类档案外，还应注意会计类、科技类档案的收集；除传统纸质档案外，要重视电子档案和实物档案的收集。顺应档案资源多媒体复合型发展趋势，加强声音、图像、电子数码等多媒体档案信息资源建设，对于档案服务具有很好的效果。根据人的心理特征和认知特征，人们对各种载体的敏感度表现为实物＞图片＞文字，因此，提升档案服务能力，多收集有意义的实物档案是一条有效途径。

2.变被动为主动，创新档案收集方式。实行超前控制，确保归档材料的齐全、完整、准确和规范。档案工作者要做一个“有心人”，及时获取信息，及时收集文件材料，做到“眼勤、手勤、心细”。要拓宽收集渠道，除按规定收集上级和学校本身产生的档案外，还可以向校外征集，如向知名校友征集优秀事迹材料、照片等，丰富档案服务资源。

（三）丰富拓展服务内容

除发挥档案查证凭证作用外，还要不断丰富拓展服务内容。

1.信息汇总挖掘。对学校档案中丰富的信息资源进行二次加工，最大限度地挖掘档案信息资源价值。例如，我校曾做过一个各年代的学生毕业照片专题，对学校的老照片进行翻拍整理。半个多世纪的跨度，使得这一系列的内容非常丰富。学生生动的表情，各个年代的服饰，反映了整个学校乃至整个社会的发展。每个看过这个专题的人都受到很大的震撼，解读到了档案的语言，感受到了档案的魅力。又如，我校的会计档案保存得非常完整，利用这个优势，我们做了一个七十年教师工资发展变化之路的信息汇总工作。当数据整理完毕，大家都震惊了，七十年翻天覆地变化，特别是近十几年的飞速增长，彰显了教师地位的提高，显示了国家对教育的重视。发黄原始凭证上的数据比任何材料更具说服力，每一位看过这个报告的老师都深深感动于祖国对教育对教师的尊重，增强了职业自豪感。

2.管理经验分析。习近平总书记指出，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。学校档案中含有大量学校管理方面的信息。随着教育改革的不断深入，学校职能部门对管理方面的信息需求越来越广泛。档案人员要多研究档案，通过纵向横向比较方法，为学校各职能部门管理提供数据分析等服务。学校档案中有详细的教师与学生信息，在政教处每学年安排班主任，教务处每个学段安排教师任课时，档案部门都会根据相关职能部门的需要，提供非常详细的信息，并且对信息进行汇总、比较分析，协助政教处为班级配备最合适的班主任，协助教务处为学生配备最为合适的任课老师。

3.辅助领导决策。决策学告诉我们，一个正确的决策需要对各种信息资源进行反复论证与研究。学校档案中蕴藏着丰富的信息资源，可以辅助领导进行科学决策。我校是有着七十年历史的普通高中，新高考带来的教学改革是全新的。在制定学校的新高考方案时，档案部门提供了建校以来能查到的历次教学改革的方案，包括大量的背景信息、具体的改革内容，以及改革后的成败得失。在整理学生七选三报名时，我们汇总了学生从入校以来的大小考试成绩，包含各式数据统计分析，并分发给每一位任课老师，帮助任课老师对每一位学生的优势了如指掌，在充分尊重学生自主选择的基础上，提出建设性的意见，帮助学生在新高考中最大程度地彰显自己的优势。2017年是新高考实施的第一年，我校取得了非常理想的成绩，其中档案发挥了重要作用。

（四）创新服务方式手段

1.创新档案编研方式。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“要多渠道开发档案资源，不断向社会推出精品力作和举办受公众欢迎的活动。”通过创新编研工作，完善档案服务机制，适应师生的需求，更好发挥档案功能，提升服务层次。可以通过调查问卷、学校网络平台各模块的访问量大小，整理出师生感兴趣的热点主题，从而探索新的编研内容与形式，提升学校的档案服务能力。

2.建设学校档案陈列室。学校档案中蕴含着丰富优质的教育资源。建立档案陈列室，充分挖掘档案深厚内涵，为学校教育提供丰富的校本教材，成为学校教育的新阵地。要围绕教育主题，对档案资源进行精心筛选，传承弘扬独特的精神内涵和校园文化精髓。要注重展现实物档案的魅力，通过大量实物，再现学校发展历史。例如各个时期的校徽，取得的奖状奖杯锦旗，校友的个人著作、荣誉证件等，使一个个展品后面的故事鲜活起来。在对这些实物档案进行陈列时，注意更新陈列形式，给学生以一定的视觉冲击。适当地运用色彩、灯光变化等方式营造适合教育主题的意境，烘托主导展品，引导学生参观路线；用尽可能少的文字说明，强化展品与所述内容之间的相关性，让展品说话。采用“复原陈列”的方法，适当复原当时的生活场景以替代冗长的文字说明，不仅能使整个展览丰满立体起来，而且更容易引起学生的理解和共鸣。如历史悠久的学校可以陈列各个时代校门，让学生走进时间的隧道，仿佛穿越时空，真实感受到学校的变化，更懂得珍惜今天的幸福生活。

3.建设信息化服务平台。通过信息化平台可以实现方便快捷的档案服务。以学校网站为依托，以校园网平台为载体，网络技术为保障，以主页方式提供相关信息和服务，构成校园信息网络的一个节点，打造学校档案信息利用中心，提供档案信息资源管理、发布和交流服务。学校档案服务平台的建设要以人为本，用户至上，功能设置要有利于公众利用和用户操作，自主查询的平台要力求提示明确、操作。