杨晓燕

（海盐县民政局）

民政工作基础数字汇集是以数字的形式反映民政综合工作或某一方面情况的一种档案编研成果，它把档案中分散记述的某一方面数据汇集起来，具有数据集中、系统完整、表述清晰简明等特点，既能详实地反映民政工作历史沿革和现实状况，也为民政研究、预测等工作提供有价值的资料，更为民政编史修志、撰写调研分析材料提供确凿的事实依据和大量数据信息，是民政工作的起点和基础。

一、民政工作基础数字汇集的类型与编撰形式

（一）民政工作基础数字汇集的类型

民政工作基础数字汇集一般分综合性和专题性两种：

1.综合性基础数字汇集。就是汇集民政工作中的各类数据，全面反映民政各方面工作情况。如《民政工作基础数字汇集》，内含福利机构和社区建设、婚姻收养和殡仪服务、优抚安置、社会救济与捐赠等几大类，较为全面地反映了民政工作在某一年度的各方面工作情况。

2.专题性基础数字汇集。即选择民政工作中的某一专题，将专题数据作横向或纵向比较，编写的范围可大可小，具体依据需求来确定汇编的内容和范围，编辑也较灵活。如《主要年份优抚安置数字汇集》，以年度为指标，按照优抚对象优待抚恤情况，包括享受伤残抚恤金人数、享受定期抚恤金人数、享受初期补助人数、优待优抚对象户数、优待总金额，安置义务、志愿兵人数、安置军队离退休干部、地方人员等项目，分列采集历年优抚安置数据，这对反映历年优抚安置，了解历年抚恤人数、抚恤金额情况很有帮助，也为领导对优抚工作的管理和决策提供依据。

（二）民政工作基础数字汇集编撰形式

民政工作基础数字汇集编撰形式常用的有：文字表述式，图表式、图示式或文字叙述与图表相结合等几种。

1.表格或示意图式。这种编撰形式将每年的数据逐年列表，也可将多年的数据汇成一表，便于数据分析比较。根据部门的需要和目的，选择有存史价值的基本项目和指标来反映，并根据内容、目的确定采用“表示法”或“图示法”，表格式能罗列各种数据，内容较为详尽，是数字汇集编撰的主要表现形式，图示法所列的数据较为单一，但较直观，便于有关数据作对比，使阅读者一目了然，印象直观深刻，如折线图、饼图等较为直观的图示表述。

2.文字表述式。就是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。如《社会救助基础数字汇集》可从最低生活保障、医疗救助、慈善救助等项简明表述年度各分项救助户数、人数、救助金额、救助占比率等，从而阐明社会救助的总体情况。又如《老龄工作基础数字汇集》可从年度老年人口数、占总人口比例、增长数、增长率、年度累计增长率等项进行数字表述；也可从养老机构状况，用数字分项说明服务机构数、床位数、增长数、每百名老年人拥有床位数、民办养老机构数、居家养老服务等信息，简明直观地描述老年人口基本情况、养老服务体系建设、老龄事业发展等状况信息。

二、编撰民政工作基础数字汇集的几点思考

（一）熟悉档案情况，正确客观选题

熟悉掌握有关专题的档案数量和内容是编撰档案基础数据汇集的关键基础。分析当前民政工作的中心工作或重点任务，根据业务科室的利用需求，选择具有现实和长远利用需求的选题，如养老机构服务情况、社区建设情况、社会救助与捐赠情况、优抚安置等选题，开展基础数字汇集的编撰。

（二）严格筛选比对，准确齐全收集数据

基础数据是否准确直接影响数字汇集的编写质量，因此，应确保收集、选择的数据齐全完整、准确无误。根据选题，多渠道收集基础数据，借助各种检索工具，查阅原始记录和相关统计资料，如年度统计报表、年度计划、工作总结、调查报告等；加强与业务科室的联系，查阅相关职能部门保存的与选题有直接关联的资料；利用好民政业务数据库档案，并对收集、选用的基础数据认真核实、统一口径，以权威部门正式发布的数字为基准，非正式渠道的数据、未定论的数据严禁采用，有疑问的或不清楚的都应加以注明并统一数据计量单位。

（三）编研结合，编撰好民政工作基础数字汇集

民政工作基础数字汇集作为一种比较特殊的档案编研材料，既要做好选题和数据材料的取舍以及各种表式的设计，在做好编的同时，更要做好相关数据的深度分析，用数据说话，让汇集更具说服力。编撰人员首先要多学习有关基础数字汇集的编写知识，掌握数字汇集统计对象与任务指标、分组与汇总、统计分析等有关概念和应用方法，灵活运用统计分析方法，使死材料变成活材料。如编撰《社会救助基础数字汇集》，可将历年民政社会救助有关重要数据作纵向排列，以保障对象人数为项，按区域、人户、户数汇集数据，并按年度累计增长率统计；也可以以保障对象发放金额为项，按区域、月补金额、年补金额汇集数据，并以月增资金、年增资金、年资金增长率统计；也可以从最低生活保障、特困人员供养、医疗救助、临时救助、社会救助、就业救助、慈善救助等项，分类别汇集各救助项目的救助人数、救助金额、救助占比数等。这种《汇集》对了解历年社会救助状况，推进救助各条线工作有非常高的参考价值和史料价值。在编撰好《汇集》的基础上，可以尝试有深度的数字汇集分析报告，在关注数据质量的同时，发挥数字汇集分析服务功能，随时把有分量、有内容、有见解的分析类信息报送领导参阅。如《历年婚姻登记情况基础数据汇集》《历年社会组织登记情况基础数字汇集》《历年收养登记情况基础数字汇集》《历年社会工作发展状况基础数字汇集》等，用数字反映民政各条线工作的亮点和特色，为领导决策提供依据。

编撰好民政工作基础数字汇集，既是一项档案编研业务工作，也是民政部门服务功能的拓展，具有十分重要的意义。

［1］ 崔福利.编辑基础数字汇集要把握好四个环节［J］.山东档案，2001（5）.

［2］ 李洪喜.统计数字汇集的编写［J］.黑龙江档案，2004（5）.

［3］ 刘桔.高校统计数据汇编微探［J］.档案时空，2014（6）.