陈 悦

（桐乡市凤栖自来水有限公司）

基建档案反映了企业对本单位建设项目管理的真实过程，从立项、审批、设计、开工、建设直至竣工验收，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料不仅全面反映了工程建设情况，同时对工程竣工投产后的正常生产组织维护和其他工程的建设，都具有十分重要的意义。

在信息化快速发展的今天，随着网络的普及以及通过网络获得信息的便捷，档案利用者们渴望通过快捷的方式获得所需要档案资料的意愿也逐步增强，基建档案由于其本身在工程建设实施中巨大的作用和对其他同类建设工程项目的参考性，越来越受到重视。为使档案信息更有效、更广泛地发挥其应有的作用，更为便利、系统地为工程实施和企业发展服务，档案部门应在传统的档案实体管理基础上，结合信息化档案管理模式，及时有效地开展基建档案数字化工作，着重注意工程档案的整合、全文检索及快速利用，从而提高档案信息服务的效率及服务质量。

一、完善基础工作是做好基建档案服务的前提条件

要实现档案的快捷利用和传输，数字化工作势在必行。而档案数字化需建立在传统纸质档案的收集、整理、归档、保存的基础上，唯有将完整、准确的基建档案，通过扫描仪、计算机、网络、存储器等软硬件设备的处理、存储，借助科学编制的案卷目录和卷内目录等，实现对基建档案的全文检索，形成可以有效利用的数字化档案。档案部门应在履行传统档案管理工作的基础上，利用档案数字化技术和相应设备，对基建档案进行数字化处理，以满足利用者对档案信息的需求。

二、创新工作模式是做好基建档案服务的关键因素

以往传统的档案查询模式是手工操作，利用者需要到阅览室办理档案借阅审批手续后，才能查阅已归档的档案。在新形势下，档案部门可以从两方面入手提供高效的档案利用服务，一是根据档案利用者的需求，及时有效地对纸质档案进行数字化处理；或直接收集电子档案，缩短档案整理、处理的周期，增强档案利用的时效性；二是基建档案进行数字化处理后，存储更加容易，查阅更加方便，可以突破时间、空间等因素的制约，档案部门可以在档案借阅审批手续完善的前提下，利用档案专用网络提供查询服务，实现远距离的信息共享，满足档案利用者即时查询、即时查阅的需求。

三、编写参考资料是做好基建档案服务的有效方法

档案部门可以根据基建档案的特点，编制某个基建项目的参考资料。一般来说基建档案的利用主要集中在审批文件、招投标文件及合同、竣工图等。档案部门通过与利用者积极的沟通，了解他们的需求，掌握利用规律，将档案按项目编写工程项目简介、大事记等参考资料，提供有针对性的服务，让利用者能够快速获取所需要的资料。

四、守住安全底线是做好基建档案服务的基本要求

基建档案数字化后虽然为利用服务工作提供了便利，但是在方便的同时，需要正确处理好档案利用与安全保密的关系。比如，对于没有加密的电子档案，任何人都可以进行查阅，这就需要设置查询权限，把可以公开、共享的档案根据利用者的查询权限进行区分，并在后期作添加水印等方式进行处理；对需要保密的档案暂不数字化或数字化后单机保存。如此，既能保证利用者能非常便捷地查询到所需资料，也能使档案安全性得到保证。

总而言之，将基建档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案的作用，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去，充分发挥基建档案的作用，真正实现档案的价值。