郑少君

（杭州市城东新城建设投资有限公司）

档案作为企业重要的信息资源，在企业发展中具有重要的价值和作用。企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段，既是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。随着信息技术和现代企业的发展，传统档案管理方式已不能适应新形势新要求，档案管理信息化成为新时期档案管理的发展趋势。

一、企业档案管理信息化建设的重要性

（一）推进企业档案管理信息化，是提高企业市场竞争力的迫切需要

决策科学、管理高效，企业才能具有较强的竞争力。而完整可靠的信息资源以及快速准确的综合分析，又是科学决策、高效管理的基础。在传统的档案管理模式中，由于不少企业各部室业务相对分割，缺乏有效的互联互通，容易形成“信息孤岛”，档案信息无法有效发挥应有的作用。通过推进档案管理信息化，建设企业档案管理信息化网络，对传统档案进行数字化，对电子档案及时归档，建立健全档案信息数据库，形成丰富的数字化信息资源及具有企业特色的知识储备，使档案信息资源得到充分开发利用，使档案库成为企业发展的“智囊库”，为企业提供发展动力，提高企业的市场竞争力。创新是发展的第一动力，随着信息技术的发展与电子档案管理的普及，档案工作必须实施创新驱动发展战略，探索更高效便捷的档案管理模式，在促进科技项目开发、保护知识产权等方面实现更大价值，发挥独特的不可替代的作用。

（二）推进企业档案管理信息化，是提高企业经营管理效率的现实需要

档案信息化管理可以实现档案信息资源的共享利用，为提高企业管理效率提供基础支撑。通过信息化手段将纸质文件、照片、图纸及音频、视频资料等原始档案资料转化为数据资源，建立档案数据库统一进行保存管理，并将其纳入企业局域网的建设，结合办公自动化系统等信息化系统，建立文档一体化管理体系，建立配套的授权查阅机制，让企业各级员工按自身的岗位职责及各自的权限设置在档案管理系统中查阅所需的资料，可以加强各部门各工作环节的沟通交流，打破传统“闭关自守”的消极状态，促进资源共享，简化工作流程，节约人力、物力、财力资源，降低经营成本，进一步提高企业经营管理效率。

（三）推进企业档案管理信息化，是提升企业档案管理水平的内在需要

档案信息化可以为档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变提供支撑，促进档案信息资源合理配置、科学管理，更好地为企业和社会提供高效优质的服务。推进企业档案管理信息化，也有利于保证档案资料的完整性。档案信息化管理能够对企业发展过程中产生的有价值的电子文件进行归档管理，保留其审批修改流程，提高资料保存的完整性。各部门可通过信息化系统上传需由企业档案管理部门统一保管的档案资料。档案管理部门可以对档案存储数据库进行分层管理，划分企业档案库与部门档案库，给各部门一定的电子档案存储空间，由各部门自行管理，保存部门资料，从而使资料的完整性得到进一步提升，促进企业档案管理规范化、标准化。

二、企业档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）对档案管理信息化建设认识不足

很多企业只是简单将档案管理信息化视为一种档案存储、使用方式的改变，而不是一种企业档案管理理念的改变。只是着眼于电子档案的收集、保管，而没有考虑到建立一个综合性的档案管理信息化系统。在工作实践中，仅是在办公自动化系统的使用过程中被动实现档案管理信息化的部分功能，即通过办公自动化系统实现网上办公、无纸化办公来进行一些电子文档的处理、传递，往往还只是作为工作流程的改变和节约办公成本的手段，没有将档案信息化建设作为一个综合系统工程来考虑、来建设。

（二）档案管理信息化建设水平有待提高

随着信息技术在企业发展各领域各环节的广泛应用，传统的档案管理工作方式和技术手段已无法适应企业发展的需求。在推进企业信息化建设进程中，软件开发公司对企业特点、业务流程、个性化需求等缺少专业了解，往往照搬套用，方案论证过程缺乏系统的需求分析，实施过程中缺乏适合自身的二次开发能力，往往使得所建的档案管理信息化系统缺乏针对性和实用性。

（三）档案信息安全存在风险

现代企业经营管理活动日趋复杂，注重细节、强调过程管理，为满足日益复杂的经营管理需要，需要大量的基础性、过程性资料，并在工作中经常重复使用，具有较高的保存价值。但由于其数量较大，将其全部纳入企业档案库集中保管需要占用大量存放保管资源，且调阅不便，显然并不现实，所以企业档案管理部门通常只收集结果性资料及重要性较高的基础性、过程性资料。对重要性相对较低的过程性、基础性资料，通常的做法是由企业各部门或具体经办人自行保管使用。但企业各部门的资料保管人员缺少专业的管理能力和管理手段，而现代企业人员的流动性较大，随着时间的推移，这些基础性、过程性资料存在一定的流失风险，对企业的经营发展会产生一定的不利影响。在信息化深入发展的大背景下，档案实体和信息安全都面临挑战，尤其是信息安全的问题更加凸显。如我们公司作为一级开发建设主体，从土地征迁至后续出让、建设等环节，档案信息损毁、失泄密风险日渐突出，尤其是一线征迁工作，由于工作的特殊性，征收所用的时间少则几个月、慢则几年。在这一过程中，档案安全处在事故“易发期”“多发期”。

（四）档案管理人员素质跟不上

档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，更要对企业工作流程有深刻的了解，而现有企业的档案管理人员大多不具备这样的综合素质。

三、企业档案管理信息化建设的对策

（一）提高对档案管理信息化建设重要性的认识

使企业领导、各部门工作人员充分认识档案管理信息化建设的意义所在，形成推动合力。特别是要提高领导层的认识，自上而下加大推进力度，发挥“关键少数”的关键作用。可以通过组织档案信息化建设培训班，到外单位考察交流档案信息化建设情况等方式，凝聚对档案信息化建设的共识。将档案信息化放在更加突出的位置，纳入企业信息化规划统筹考虑，强化人、财、物保障，与企业信息化同步实施。

（二）加快企业数字档案馆（室）建设

数字档案馆（室）是企业档案信息化建设最重要的基础平台。加快企业数字档案馆（室）建设，是信息化条件下企业档案工作转型升级，走向现代化的迫切需要，对提升企业档案科学管理水平，推进企业档案管理现代化具有重要意义。要按照浙江省 “两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，加快推进对纸质、照片、音像等传统载体档案进行数字化，结合企业实际，扎实推进电子文件归档与移交接收工作，力争到2020年，县级以上国有企业档案馆（室）全部建成数字档案馆（室）。

（三）强化企业档案信息化管理制度建设

标准规范及规章制度是企业进行档案信息化建设的基础支撑。从数字档案资源建设，电子资源的生成、开发利用与保管，信息化基础设施建设到信息安全，都离不开健全的标准规范以及规章制度支撑。首先，要着力构建企业档案信息化管理制度体系。明确各部门的管理职责，强化信息管理责任意识，并制定相关的考核制度，加强对日常档案信息化工作的约束。其次，要着力加强信息化管理制度体系的执行力。加大监督检查力度，督促管理责任到位、措施落实，使企业档案管理真正做到有规章制度可依、有规章制度必依，促进企业档案信息化建设的规范化、科学化。

（四）加强企业档案信息化配套建设

信息化配套建设是提高企业档案信息化水平的重要基础。要加强企业档案管理信息化系统建设，注重软硬件设施的开发和建设，配备服务器、计算机、路由器、扫描仪、打印机等信息化必备设备，及时升级更新档案管理软件，加大力度实现档案标准化、规范化、科学化。信息化管理系统建设，要充分体现可行性和可操作性，企业档案工作者需结合适宜企业行政办公及业务特点需求，尤其要针对目前企业档案管理存在的问题，不断深入软件开发过程，建立规范统一的企业档案信息管理架构，为信息资源的网络检索和共享提供更好的服务。

（五）注重企业档案信息化安全管理

档案安全是企业档案管理信息化建设的生命线。要扎实开展档案信息系统安全等级保护工作，针对企业档案信息管理方面的安全要求，将档案信息资源的安全需求和风险程度进行分类，明确规定各级别的安全要求，对企业档案信息系统进行评估监测，按要求抓好等级保护。要建立健全档案信息安全机制。推进常态化安全管理，完善档案信息安全技术操作规程，抓紧抓实日常管理，促进安全管理制度落实。要建立健全档案信息系统灾难应急处置机制。充分保障网络信息系统的安全，重点关注数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和安全的加密保护功能等问题。要加大档案信息安全基础设施投入，除按标准配备机房、服务器等基础设施外，要根据网络安全、档案信息数据长期存储安全等的需要，配足安全管理设施设备，强化硬件支撑。

（六）打造高素质档案管理信息化人才队伍

人才队伍建设是推进企业档案管理信息化的重要保证。要立足企业实际，加快对专业性、复合型人才的培养，积极吸收高素质的人才进入档案信息化管理体系，着力培养兼具档案管理、信息技术和企业管理多方面能力的复合型人才，以适应企业档案信息化建设的需要。要加强对企业员工的培训，掌握最新的管理技术和模式，使员工对档案管理信息化系统能用、会用，并在工作中不断提出改进意见，使档案管理信息化系统得到持续的改进，更好地服务企业发展。

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