孙 静

（玉环县住房和城乡建设规划局）

当前档案管理已进入纸质文件与电子文件共存的时代，手工查阅的传统档案管理模式已跟不上时代步伐，需要围绕“数字城建”建设，加大档案管理创新力度，加快推进档案数字化，为社会提供更加优质、高效、便捷、安全的档案服务。

一、开展城建档案数字化的重要性和紧迫性

城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料，具有涉及面广、数量大、种类多、价值高、保管时间长等特点。城建档案也是一个城市的宝贵财富和不可再生的信息资源，是一个城市建设发展历程的见证和缩影，是一个城市规划、建设、管理维护等活动的重要凭证和依据，是一个城市自然面貌、地质状况、建筑物和地上、地下管线的真实记录。为保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，原有的手工查阅方式已远远跟不上时代的发展和信息技术的步伐。通过开展城建档案数字化，一方面可以提高城建档案管理效率，另一方面可满足保护档案原件、方便利用等需要。可以说，城建档案数字化既是档案工作创新发展的需要，也是满足社会不断增长的档案利用服务的迫切需求。

二、把握城建档案数字化加工的程序和要求

（一）做好前期准备工作

我馆主要通过外包方式开展城建档案的数字化加工工作。前期准备工作是城建档案数字化加工过程的第一个环节，也是关键环节，必须做到认真调研、摸清底数、周密准备。

1.摸清基本情况。

对库存的城建档案进行数据统计和分析，摸清档案的基本情况，确定本单位要进行数字化加工的档案卷数及内容，并计算出页数。

2.制定实施方案。

确定需要数字化加工的页数、时间、价格，落实数字化加工资金，对数字化质量提出要求。

3.落实加工单位。

鉴于历年积累的城建档案数量巨大，档案数字化加工工作量大、任务重，而档案人员在信息化方面的专业知识一般比较薄弱，很难凭自身力量在短时间内保质保量完成数字化工作。因此，最具有可行性的方法是选择一家比较优秀的、有资质的档案数字化加工专业公司，并借助他们的专业优势和丰富经验开展工作。

（二）明确城建档案数字化的业务技术相关需求

1.把握城建档案数字化的技术指标要求。

根据《城建档案业务管理规范》的要求，纸质档案数字化应符合以下要求：（1）扫描色彩模式采用黑白二值、彩色或灰度模式。（2）扫描分辨率参数大小应大于100dpi，以扫描后的图像清晰完整、不影响图像和利用效果为准。（3）采用黑白二值模式扫描的图像文件，应采用TIFF格式存储，用Crup4压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采用JDEG格式存储；单份多页文件扫描图像、提供网络查询的扫描图像可存储PDF格式。（4）竣工图采用黑白扫描，200dpi分辨率，1比1比例。AO及以下幅面图纸扫描为TIFF格式，超过扫描尺寸的，由管理员进行技术处理后再扫描。（5）在保证扫描图像清晰可读的前提下，应选择适当的压缩率，尽量减小存储容量。

2.对扫描数据做好安全备份。

由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中，一旦计算机系统瘫痪，极易造成扫描数据丢失和不可读。因此，要把握好“不把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则，要求扫描数据至少以两种以上存储模式进行备份。

3.做好扫描数据的入库衔接。

对核心业务类档案，要求在扫描过程中进行全检，数据导入系统后再次对实现关联的数据进行逐条对照原件检查，错误率要求控制为零。要求支持不同载体档案的数字化，通过不同的接口导入数据，并对不同格式的数据进行编辑处理，支持以拷贝、打印、绘图等方式进行数据输出。

4.优化扫描数据的检索功能。

要求提供BS架构下的检索工具，真正实现双层检索（档案目录检索和扫描图像全文检索），任何复杂的档案查询时间在1秒以内完成，同时为档案信息查询系统提供完整的全文检索信息并记录所有用户的所有行踪，还可以在业务处理中根据权限实时调用检索城建档案，并要求提供多种统计。

（三）把握城建档案扫描的具体操作流程

城建档案的专业性很强，相关业务技术要求较高，在具体实施扫描的过程中，要制定出严格的操作流程，切实保证档案扫描的顺利进行。结合城建档案实际，档案扫描具体操作流程如下：借卷—档案分析—档案扫描—扫描质检—建立书签—著录索引—总检—还卷—数据备份—数据挂接—归档验收。

1.借卷：因每天有大量档案借出，城建档案馆方面要安排专人进行案卷的移交，履行有关交接手续，做到权责明确、有据可查。

2.档案分析：一份卷宗根据材料的纸质、颜色等不同，需要进行消蓝去污、做彩图、拼接等不同技术处理。

3.档案扫描：在档案扫描前，扫描人员要认真查看流程单，阅读著录信息，进行认真比对，并按一定规则建立子目录。扫描时，要严格按文件自然顺序扫描，根据纸张情况选择扫描方式，注意避免倾斜，注意调整亮度、对比度，不得遗漏和重复。

4.扫描质检：设置专门的岗位和专人，负责对已经初步完成加工的成品档案进行技术检查，协调改错。要求逐页检查，检查内容包括倾斜度超过标准、污渍面积超过标准、漏页、白页、重复、页面字迹不清楚、页面倒置、著录项漏项、著录数据错误等。

5.建立书签：有的卷宗页数比较多，为了提高查询速度，每份卷宗扫描完毕后，要依据该卷宗卷内目录建立书签。

6.著录索引：城建档案的纸质档案都是按总登记号排列入库的，为了实现数字档案与纸质档案相同的组卷方式，保持统一性，最后要将每份卷宗的总登记号著录到扫描软件管理系统中。

7.总检：对扫描完成后的档案进行一次全面的检查，内容包括扫描的质量是否达到要求，建立的书签和著录的索引是否齐全。

8.还卷：按照借卷的要求，专人负责，仔细检查档案是否完好，并对档案进行消毒后再入库，以防带入扫描过程中接触到有害物质，对库房中其他档案造成破坏。

9.数据备份：将已扫描好的城建档案备份到光盘上，以备不时之需。

10.数据挂接：总检通过后，将数字档案导入城建档案管理系统，以实现与城建档案管理系统的目录数据挂接。

11.归档验收：在扫描过程中，要分阶段抽查和总体验收。按照扫描进度，档案馆工作人员要不间断地对扫描成果进行抽查，发现问题及时纠正。扫描结束后，城建档案馆要组织人员对数字档案进行总体验收。

三、加强城建档案数字化加工的后续保障

（一）保障城建档案的信息安全

城建档案数据安全至关重要。城建档案管理部门应从组织制度、技术手段、管理手段上采取措施，确保城建档案的信息安全。一是严格执行档案“六防”措施；二是严格执行机房管理制度，非机房人员进出应履行相关手续；三是对计算机及网络设备进行定期维护检修；四是要对内部局域网与外部互联网进行物理隔离；五是在软件使用前要进行全面测试，以确保发生误操作时数据不被破坏和不发生丢失；六是要对数据进行定期的多重备份和异地备份；七是要对提供利用过程跟踪监控，自动进行相关记录；八是对数据库用户实行权限等级管理，严禁越权操作；九是要有经费投入，加大软硬件建设，优化安全保障条件。

（二）保障提高档案管理人员的业务素质和水平

城建档案数字化加工能否成功，关键在人。为确保数字化工作顺利进行，要求档案管理人员应具备较强的责任意识和一定的专业知识。一方面要针对性地开展业务培训，特别是信息化等方面知识的培训；另一方面要完善用人机制，加强人才引进和培养，优化档案工作人员的年龄结构、知识结构和专业结构。