赵 佳

（浙江省河海测绘院）

一、测绘生产电子档案形成和利用现状

浙江省河海测绘院作为一家专业从事测绘生产的事业单位，业务范围涵盖海洋测绘、工程测量、海洋水文观测、海底声学探测、航空摄影测量、地理信息系统、水文水资源调查等多个领域，建院60年来形成了诸多的测绘生产档案。

我院档案室归档的测绘生产电子档案，主要为测绘生产过程中形成的，由项目负责人收集整理、质安科做技术审核、档案室归档的电子文件。根据密级，分为涉密文件和非涉密文件，常用的1∶10000国家基本比例尺地形图、大地控制点、4D数据等国家密级成果及生产衍生品为涉密文件，海图、技术标准、一般的测绘生产成果为非涉密文件。2000年以后实行纸质文件和电子文件同步归档。图1是2013—2016年纸质档案和电子档案的借阅频次统计。

很显然，电子文件比纸质文件更受使用者欢迎，利用率更高；2017年9月28日17：28，遂昌县北界镇苏村发生山体滑坡重大自然灾害，我院应急测绘小组于29日早上7点达到灾区，9点克服恶劣天气因素率先传回灾区视频，所有的过程都依托了电子文件这个重要的传播途径，争分夺秒为救援工作的开展提供技术支撑。电子文件存储利用方便快捷的特性，已使其成为测绘生产过程中不可或缺的一部分。

二、测绘生产电子文件归档管理中存在的主要问题

（一）格式标准不统一

国际档案理事会《电子文件管理指南》（1997年）将电子文件生命周期分为三个阶段：概念（设计）阶段、形成阶段和维护阶段。测绘生产在第一、二阶段需要应用很多国内外的仪器设备和专业软件，这个过程中产生的电子文件一般都是开放性的，通常是一种程序或是几种程序产生一个格式，而测绘生产中往往会用到许多种程序，这样就产生了许多种格式，如文本程序一般生成的文件格式为txt，但文本程序能同时打开nav、csv、rtf等多种格式，甚至于在一些技术员的编程下，成千上万种格式都可以用文本程序打开使用。第三阶段，电子文件归档后，其利用需要使用该文件生成时的程序，但实际工作中，由于测绘生产应用程序的更新快速，新的文件格式不断产生，旧的文件格式就会被逐渐淘汰，电子文件的兼容性差，影响了电子文件的再利用程度。

（二）真实性不可控

电子文件的真实性指的是电子文件经过各种传输、迁移、归档整理后，其内容、结构等各种信息都与最初的原始状态保持一致。电子文件的真实性与它运行的环境有很大的关系，由于电子文件可以轻松地修改内容和更换载体，这就使得其文件内容面临篡改和删除的危险，并且不留一丝痕迹，档案人员在接收电子档案时无法确定是否为最终版本。尤其是涉及清淤清污、水政巡查等项目案例，文件的原始真实性对实际工作会产生很大的利益纠纷，必须采取相应措施，确保关键时段的电子文件真实性，促进项目的廉洁与公正。

（三）安全隐患大

电子文件在其生命周期中历经多个部门、多台计算机、多个利用者，安全隐患大。主要包括三个方面：第一，电子文件传输利用中存在的安全隐患。电子文件的利用传播相对纸质文件而言非常方便，而测绘生产中无法避免要传输和利用电子文件，一些涉密成果通过局域网以外的网络传输，易造成泄密隐患，对国家和单位利益造成损害。第二，电子文件软硬件依赖性及读取工具带来的安全隐患。测试生产电子文件的阅读利用依赖于软件工具，特别是在归档某些专有格式电子文件的过程中，必须同时归档相应的阅读程序，这就给一些病毒带来了可乘之机。我们把所有通过操作系统的文件系统进行感染的病毒都称作文件病毒，所以这是一类数目非常巨大的病毒，主要通过感染计算机中的可执行文件（.exe）和命令文件（.com），还有一些病毒可以感染高级语言程序的源代码，开发库和编译过程所生成的中间文件，一旦计算机运行该文件就会被感染，从而达到传播的目的。第三，保存电子文件的物理环境及存储介质引起的安全隐患。当电子文件在不适宜的湿度、温度环境下，其载体也会随之受到一定影响，标准温度应在16℃到20℃之间，湿度则为（40±5）%，而电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。

（四）存储容量大

近年随着地理信息和“互联网+”概念的兴起，笔者所属的测绘行业更是受到了极大的冲击，体现在档案上，归档格式从传统的doc、dwg为主的格式迅速拓展到了dem、dom、shape、mp4等多种格式。不仅对移动存储介质的性能提出了很大要求，在数据日常使用和归档过程中更是耗时耗力，像浙江省滩涂资源调查仅DOM影像数据一种格式占用存储空间1T多。

三、加强测绘生产电子文件归档管理的对策和措施

（一）通过制度建设促进标准化管理

没有统一标准的制约，任何工作都难免带有随意性，且不论从技术、人力和财力上，电子文件的长期保存都不是某个单独部门就能实现的。因此，档案部门需根据自身的实际情况加强制度规范建设，制定《档案管理办法》等指导性文件，将电子档案的前期指导与控制纳入各部门的工作职责，监督协助归档部门按照统一电子文件格式归档。如：我院制定的《科学电子档案管理办法》对测绘生产资料的归档范围、程序要求、保管借阅、检查维护等各环节做了规定；针对项目成果，如测绘生产中利用率最高的dwg格式文件，规定了使用CAD、ARCGIS等软硬件应用平台的说明、字库、图幅、格式，并对产生的电子文件数据类型、文件种类等都做了严格规定，辅之技术措施、责任制考核等来加强对电子文件的规范管理。

（二）做好电子文件形成前端的控制与过程管理

电子文件的管理应遵循“前端控制”原则，在项目合同签订时就要明确版本及其支持软件、数据格式；测绘生产中按照预先确定的标准格式生成和转换；归档时归档部门和档案管理部门都应对电子文件的最后修改时间、文件种类与纸质文件配套等要素进行验证核对，并对验证结果进行记录和标识；已完成归档的电子文件可设置为“只读”模式，防止使用人员的修改保存；长期存储载体，也可采取保密措施，保证使用人员只能读取信息，而不能对其进行任何修改，确保电子文件的真实性。

（三）加强档案信息安全建设

加强档案信息安全建设，需从加强人才队伍建设、软件安全建设、物理环境建设和数据安全管理等方面着手。第一，加强人才队伍建设，培养具备档案专业知识和现代化信息技术储备的专业人才，既要对本单位的档案资料的形成有全面的了解，又要有处理电子设备的操作能力，还要对国家和本单位的保密规则熟练于心，确保在档案接收和保管维护中保证其完整性和安全性；第二，加强软件安全建设，配置安全性高的档案归档管理软件，有条件的单位可以引进专业的数据库管理系统，凭借数据库自带的流转工具和杀毒软件，做好文件的安全保护；第三，严格管控物理环境，首先要在存储介质上严格把关，生产单位常用的保存介质通常为光盘、服务器、磁盘阵列等，应保存于专用存储空间，且定期进行可读性检测和维护，必要时转换相应的电子文件格式，使其始终保持同新技术的兼容性，提高测绘生产电子文件的存活率；第四，加强数据安全管理，及时做好备份。档案数据应一式三套保存，一套本地离线存档，一套异地保存，一套在线提供利用。服务器、磁盘阵列等大数据存储系统也应及时备份，专人定时有效检查数据存储区域网络的安全性和存储安全控制日志。

（四）建立档案数据海量存储和长久保存系统

随着数据的快速积累，存储容量从TB级急速增长为PB级，甚至可能会达到EB级。为了存储和使用的便捷性，档案部门应结合云存储、磁盘阵列等技术，适时配备包括在线存储、离线存储、近线存储相结合的海量存储系统，并根据不同类型数据对存储的安全性、吞吐速率和存储成本的不同需求，选择不同的存储策略。无论采用哪一种存储策略，系统必须同时具备存储安全、使用便捷、可拓展性高三个特点，市场中IBM、HP、浪潮、圣桥、华赛等企业都已研制出较为成熟的存储产品。为达到电子文件安全长久保存的目标，需要在过程中引入控制机制，全方位实施质量控制、安全控制和环境控制，确保数据安全。

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