陈燕燕

（浙江省慈溪市妇幼保健院）

档案管理是指对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是一项特别烦琐、复杂的工作，同时也是一项非常重要的工作。在医院中，档案管理与医疗活动、教学研究、科研开拓密切相关，可以说档案管理的好坏能够直接影响医疗护理、教学科研方面质量。随着社会经济水平的不断提升和医疗事业的进一步发展，医院信息化进程的持续加快，传统的单一文档管理方式早已适应不了现代化社会发展需求。而随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，信息技术在医院诊疗和管理当中日益普及，信息技术为高效的医院管理带来曙光，如何利用信息技术提升医院档案管理水平，成了当下医院管理研究的重要方向。

一、应用信息技术管理医院档案的优势

（一）信息技术强化病案管理

病历是医务人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录，也是对采集到的资料加以归纳、整理、综合分析，按规定的格式和要求书写的患者医疗健康档案。病历档案是医院档案的重要组成部分，不仅是病人病情变化及诊疗过程的原始资料，也是衡量医院管理水平、医疗质量的重要依据。过去的病历档案是纸质的，现在的病历档案是数字的，过去的病历档案是单纯、分散、封闭的，现在的病历档案是网络化、相互联系、开放的。具体的区别有以下三点：

1.电子病案主要存储载体是光盘、磁盘、IC卡、网络服务器等，传输载体是网络，电子档案能够记载医院所有病案资料，医生可以通过电脑和网络随时查询和检索病人的资料。

2.光盘全病案管理系统，不仅存储容量大、图文并茂，而且检索方便、复制移动简单，是信息技术光盘存储技术在医院档案管理工作中成功应用的典型代表。

3.多媒体电子病案记录系统，能够实现多种来源同时存取，医生能够在一台电脑上查阅病人所有的病案记录，大大提升了电子病案系统的服务能力，提升了管理系统的发展水平。

（二）档案管理创新提高医疗科研水平

医院科技档案是医疗科技人员医疗技术研究的成果，医疗科学技术发展的结晶，也是医院和社会的宝贵财富。医疗科技档案管理是医疗科研技术发展的基础，也是推动医疗科技发展的动力。如何利用医院科技档案，对提升医院的医疗水平具有重要的意义。医院科技档案详细记录着科研项目的立项申请书、合同书、开题报告、实验记录、经费使用、结题报告，以及研究过程的全部资料，因此是科研成果鉴定、申报、推广的阵地。传统档案管理技术资料沉淀冗杂，查找麻烦。利用电子系统查找档案，解决了传统档案查找费时费力的难题，而且能够轻松比对发现重复或类似的研究，从而避免了重复研究，提高科研工作效率。

（三）人事档案管理提升人才利用效率

人事档案是医院档案管理的重要方面，干部人事档案清楚记载了每个医疗人员的品行能力，是人事工作的依据。各岗位医生护士的调配，人才资源的配置，都得直接依靠人事档案，可以说人事档案管理质量直接关系到医院的综合水平。而信息技术的应用能够科学高效地实现人事档案的检索和比对，实现人事档案的全面精准管理，确保人才培养、职称晋升、干部聘用方面的公平、公正、合理，从而为医院综合实力提升提供保障。

（四）设备档案管理提升资源利用效益

大型现代化医疗设备是医院现代化的重要载体和表征，随着诊断、治疗设备的日益增多，设备采购成了一项不这么容易的工作，特别是在已经有同类设备的情况下，采购哪类设备，采购哪种型号都成了需要很大数据量做依据支撑的难题。这个时候，电子档案系统就能够告诉你哪些设备到了维护期，哪些设备需要报废，从而为采购者的决策提供可靠准确的信息。由于电脑强大的检索功能，一改以往的手抄书传统档案的翻阅方式，大大节省了决策时间，提高了决策的准确性，从而为医院赢得良好的经济效益和社会效益。

二、信息技术管理医院档案存在的问题

（一）管理人员重视度不够

随着医院信息化建设的推进，局域网、医学影像传输、HIS系统纷纷建立起来，但是投资主要集中在医疗、财务等方面，档案信息现代化管理方面却还相对滞后，发展不平衡。部分医院虽然也有档案管理的软硬件设施，但应用也只是停留在基本信息的录入，水平较低，没有发挥出信息技术管理档案的实际作用。

（二）管理人员综合素质偏低

目前大多数医院的档案管理都采用非专业人员或者兼职人员，缺乏高素质专业人员，而且现有管理人员普遍年龄较大，缺乏相应的专业知识，存在再学习能力较差等问题，不能很好地适应现代医院档案管理的需求，再加上进一步学习提升的空间狭窄，导致档案管理工作停滞不前。

（三）档案管理制度不完善

在医疗体系改革医院迅猛发展过程中，由于以往管理制度的不完善，导致很多有价值的医疗科技成果未能及时保存进入档案管理中。另外归档的科研、人事、病例档案中仍旧存在不完整、缺失等情况，大大降低了档案的系统性和可信度。

三、解决方法

（一）强化管理意识，提升信息技术应用

医院档案是医院管理的重要财富，是医疗、科研的重要保障。档案工作者必须高度重视，提高档案资料的完整性和系统性。同时还要从实际出发，将医院档案、电子病历和医院信息管理系统相结合，利用信息技术，实现档案管理的自动化、网络化和现代化。

（二）提高人员素质，提升信息技术水平

医院要在管理中加强档案管理知识培训，特别是加强应用能力培训，普及扫描、编目、索引、建立数据库以及多媒体技术，提供文字、声音、图像一体化服务，提高管理人员使用信息技术的能力和水平。同时应需引进高素质的专业信息技术档案管理人员，采用有效的激励和奖惩机制，保证管理人员以高度的责任心投入到档案管理工作中来。

（三）完善管理制度，促进档案管理规范

建立完善的档案管理制度，从科学性、规范性、有效性规范档案管理，对陈旧不能适应新环境的制度进行改革，制定完善的档案管理规章办法，明确档案管理人员的职责、权限及责任，完善档案收集、记载、整理、保存、管理、开发、调用、归档等各项制度等。

综上所述，档案信息资源管理的创新与利用已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。医院档案管理的规范化、系统化是当前医院档案管理现代化的前提基础，也是提高医院档案管理工作水平的重要条件。因此，结合医院档案管理现代化的发展规律，将信息技术应用到医院档案管理工作中来，是大势所趋。