企业电子文件归档范围与电子档案保管期限研究

2017-02-15冯萍萍

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

王瑾冯萍萍

（浙江省能源集团有限公司浙江浙能电力股份有限公司萧山发电厂）

电子文件归档范围与电子档案保管期限是电子文件归档鉴定最重要的依据，也是我国目前电子文件管理领域中的一个重要研究课题。虽然国家前期已出台若干有关电子文件归档和电子档案管理的规章制度和规范性文件，但大多是原则性的。对于企业而言，电子文件归档和电子档案管理工作是一项全新的系统性的工作，目前更是缺乏“电子文件归档范围与电子档案保管期限”可操作性的文件来予以指导。浙江省能源集团是浙江省档案管理的标杆企业，在电子文件归档方面作了大量的研究，本文就企业电子文件归档范围与电子档案保管期限作一探讨。

一、制定依据与原则

“企业电子文件归档范围与电子档案保管期限”的研究与制定也是目前浙江省能源集团承担的国家档案局关于电子文件归档与电子档案管理试点项目《企业重要业务平台电子文件归档与电子档案管理集成利用研究》规范性文件之一。遵照国家档案局《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的宗旨，本规范是以国家档案局10号令DA/T42-2009《企业档案工作规范》（2009年11月2日发布）附录A“企业归档基本范围与保管期限参考表”为基本框架，罗列了国家、行业关于电子文件归档与电子档案管理的所有规范与文件（包括文档、科档、会档与特种载体档案），参考了本企业原有传统档案归档范围与保管期限，充分考虑本企业目前关于电子文件归档的实际情况与要求，来研究与制定“企业电子文件归档范围与电子档案保管期限表”（本文略）。

电子文件归档范围与电子档案保管期限制定的原则主要有如下几点：

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1.传统载体文件的数字化副本。

2.具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限应包含企业各种门类的档案，也包括企业各业务系统电子档案、企业管理与经营活动产生的以独立文档形式的电子档案；在类型上既包括文本类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1.生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2.稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3.组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

二、企业电子文件不归档范围

电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得在进行电子文件归档过程中极易产生“有文必档”的现象，既不符合归档原则，也会造成极大的数据存储压力。因此，在制定归档范围时，首先要确定企业电子文件不归档范围，主要归纳以下五个方面：

1.上级机关或行政管理部门的电子文件中，普发性不需要本企业办理的电子文件，任免、奖惩非本企业职工的电子文件，供工作参考的抄件等。

2.本企业电子文件中重份的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性通知、信函、电话记录，企业内部互相抄送的电子文件，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的电子文件，有关工作参考的电子文件。

3.同级行政管理部门或单位的电子文件中，不需要贯彻执行的电子文件，不需办理的抄送电子文件。

4.下级单位的电子文件中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的电子文件。

5.传统载体文件的数字化副本。

三、企业电子文件归档范围

电子文件的形式多种多样，其归档范围要远远大于传统载体的归档范围。从电子档案类别看，包括文档、科档、会档与特种载体档案；从电子文件类型看，包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型；从电子档案来源看，包括传统档案数字化转换、业务系统产生的电子文件与电子数据、企业管理与生产经营活动产生以独立文档形式的电子文件等。

企业电子文件归档范围应包括企业各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其来源包括来自办公自动化OA系统、生产管理系统、企业门户网站、财务系统、人力资源管理系统、工程管理系统等业务系统电子文件，以及各业务系统所形成电子文件的元数据、背景信息与生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。企业电子文件归档范围按专业来源主要概括为以下几方面：

1.经营管理综合性电子文件：企业经营决策、厂务会议、厂长责任制等文件，行政事务、工商行政管理、企业编史修志、企业荣誉、外事活动、法律事务等电子文件。

2.党群管理性电子文件：党务工作、组织工作、宣传（照片、视频、音频等）统战工作。

3.共青团工作电子文件：共青团决策、规划、会议及事务性等。

4.工会工作电子文件：工会事务性工作、会议，女工工作、文体活动、企业文化建设等。

5.监察、审计工作电子文件：纪检与监察工作，企业审计与稽查工作。

6.人力资源与教育培训电子文件：劳动、人事、工资与人力资源管理，教育与培训工作。

7.账务管理电子文件：账务管理、会计凭证、会计账簿、财务报告等。

8.计划经营电子文件：生产经营计划及统计、合同与招投标、企业管理、资产管理、知识产权管理等。

9.物资管理电子文件：物资计划与分配、物资采购、仓库管理、销售合同等。

10.保卫人武电子文件：消防、交通、安保及生产安全检查、调查与事故等。

11.生产技术电子文件：设备管理、大小修与技术改造、可靠性、九项监督、环境保护、三位一体贯标、事故处理等。

12.生产运行电子文件：运行技术标准、运行系统图、运行日志等。