叶 萍

（浙江省海宁市卫生专业人才管理中心）

新时期我国经过一系列的现代化改革，在人事档案管理方面实现了初步的信息化革新，然而从实践现状方面观察在管理效率方面并未得到显著提升，只是完成了由纸质化到电子化档案形式的转移。同时在管理的监督、执行、团队建设方面也相对欠缺，未能实现全面的革新与深化改革意图。因此，需要从现状出发对其中存在的问题、原因进行解析，并找到对应的解决策略。

一、人事档案管理中存在的问题

新时期的人事档案管理与传统时期的人事档案管理的区别在于档案形式发生了变化，既有纸质，也有电子档案。由于电子档案的改革与纸质档案并行，因此，在管理实践中依然采用传统时期的管理模式。由于固有模式中未能从思维高度、工具利用、人才培养三个层面建立关联，并在信息技术基础上挖掘其中的思维形式，因而没有达到预期的改革效果；从而导致了人事档案管理体系构建层面、考核评估层面、匹配信息技术的编码与排序等层面还未建立起有效关联，发挥出与电子档案管理需求相一致的效果。所以，下面根据实际现状，归纳出三点比较突出的问题，分别是执行与监督不足、信息化水平有待提升、需要建立档案管理团队。具体如下：

（一）执行与监督不足

在人事档案管理中执行力不足、监督不到位属于常见问题，其中的原因集中体现在制度层面的职能划分后责任相对不清，未能使职能获得信托责任下的发挥；尤其是管理执行过程中，由于与管理制度对应的运行机制相对不完整，而且在评估、激励、竞争、文化等多机制之间未能建立起有效联动。比如，程序缺少流程的细致化对应，开展人事档案管理工作中对档案的入档、存档、提档转移、销毁之间缺少一条线式的针对性管理，执行过程中由于交叉、混淆不仅易出现错误，而且往往因管理层面的安全管理不到位造成了档案遗失、损坏、记录缺席等问题。

（二）信息化水平有待提升

人事档案管理中的信息化革新已经基本完成，从其表现观察只是实现了形式上的转化，即纸质档案到电子档案的转移，管理模式上依然未发生多少改变，只是增添了办公设备、完成了电子录入、存档案等，多由购买一些配套软件开展工作。从信息化革新后的管理分析，管理中缺少信息化的对应管理，没有将“互联网+”思维下的融合理念加以贯彻；另一方面在信息化技术下的技术管理相对缺乏，大部分人事档案管理中未能建立相应的技术部分加以专门管理，同时在利用信息化技术完成人事档案管理过程中依然存在电子档案向纸质档案方面的再转化，资源浪费较大。

（三）团队建设需进一步加强

人事档案管理中实现了信息化改革，对相关操作人员实施了基于计算机PC端的培训，但只是集中于基础性的操作培训，在实质上也未能引入团队建设理念，依然固守于团队就是一个组织、一个团体，缺少从形式上的团队之外的团队要素构成角度对其中的内容需求、技术需求、知识复用等加以考虑。因此，新时期的人事档案管理效率过低导致在人才方面、团队建设方面相对欠缺，需要建立基于技能素质的人事档案管理团队。

二、管理效率提升路径及策略

新时期的人事档案管理中的效率提升路径集中在思维模式、工具融合、人才培养三个方面，因而下面就以此进行针对性探讨。

（一）引入新思维，提升管理效率

思维路径下的人事档案管理效率提升措施集中在系统思维、“互联网+”思维、以人为本三个方面。因此在实践过程中，可以在制度层面设置好系统，按照统筹管理的制度化思路，将程序、流程、条例规定进行明确化说明；其中可以突出工具利用过程中的多媒介融合，并从管理对象与管理主体出发，将以人为本落到制度之上。按照现阶段的具体情况必要增加制度管理中的“信托责任”，可以从管理中的职能大小对应设置责任范围，同时建立一个档案管理层面的责任追究制度，即对管理者实施永远存档的方法，督促管理者必须根据职能要求完成其管理职责。另一方面，根据“制度为纲、机制为实”的原则，运用系统思维对多种机制进行统一分析，建立一个围绕评估机制的多机制并行的评估考核体系，推进制度在实践层面的执行监督，以及完成激励机制的对应性落实，提高管理效率。

（二）应用新技术，促进管理资源融合

人事档案管理的对象是人事，也可以划分到资源管理；因而在多媒介工具之间应该注重一些关联性分析，提高人事档案信息方面的管理效率。具体操作中可以借助“互联网+”思维所承载的 “融合”思路，将人事档案管理的查询设备、录入操作设备、办公管理区域的信息设备进行关联；然后在关联基础上，为其中的信息化利用搭建起一个区域内的平台，提高内部人事档案管理工作中的信息交流；尤其是通过工具平台可以深化信息化管理模式的实践，使传统的档案管理模式得到完善与补充；尤其是在纸质档案管理与电子档案管理两种版本并行的基础上，应该使纸质档案管理作为电子档案管理中的最后屏障，保障信息化风险管理的有效。因而在实践中需要完成电子档案与纸质档案之间的一体化管理程序，对应的编号设置，以及同一化管理。另外需要建立一个专门化的信息技术管理部门，使技术管理变成新时期人事档案管理的一个重要组成部分，提高信息化的人事档案管理工作效率。

（三）以人才为本，建立新团队

人事档案管理效率低下的最大原因来自人才，因而在解决目前现状与问题时应该重点增加与新时期以及未来人事档案管理工作发展相适应的人才培养计划。具体来看需要引入人力资源管理的思路，从以人为本的基本理念出发，将管理人才的个体发展与人事档案管理部门的发展并行推进；在培养过程中重点从管理思维、管理路径、管理技术、安全管理等多个层面建立一个以人才为本，以管理者素质为内容的培养体系。并在培养中注入团队建设中的合作精神、项目下的人力要素匹配等，使人才路径下的人才培养既具有个性，又能够满足团队合作需求、项目下的人力资源配置需求。尤其需要将文化建设融入到人事档案管理团队建设之中，以价值导向加紧团队之间的凝聚力，并在文化推进中使各种差异化的个性在团队中转变成一种宽容性的能力型人才的人格塑造，完成新时期人事档案管理团队建设中的内容训练。另一方面，应该通过训练过程进行一些管理人才评估考核，对其知识结构、参与程度、活跃度、创新力、知识复用能力等进行归纳，以比较优势再实施深度培养，通过个体的全面发展促进管理团队管理实践效率的整体提升。

新时期人事档案管理工作虽然完成了形式上的革新，但是对于系统思维、“互联网+”思维指导下的管理体系构建、资源融合利用，以及团队建设仍相对欠缺。建议根据现在遇到的具体问题全面反思，从思维路径、工具路径、人才路径三条路径中针对性实施管理；具体措施中可以通过制度完善、机制体系化构建，以及工具利用、平台建设等各个方面促进管理效率提升。

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